Aprovações para orçamentos, faturas e pedidos

Com as aprovações decide que determinados passos nunca acontecem sozinhos: um orçamento só sai depois de uma segunda pessoa o ter aprovado; uma fatura só é emitida depois de aprovada; um pedido só é aceite depois de aprovado. É o princípio dos quatro olhos.

Uma nota para acertar as expectativas: uma aprovação regula o envio a partir do sistema. Um PDF descarregado pode continuar a enviá-lo fora do sistema, e os orçamentos que já estão com o cliente o cliente pode continuar a aceitá-los. Os caminhos automáticos — reservas com aceitação automática após o pagamento, orçamentos enviados automaticamente pela página de reserva e faturas criadas automaticamente, por exemplo para bilhetes — não precisam de aprovação.

As aprovações estão disponíveis a partir do plano Scale (Enterprise incluído).

Criar regras

As regras criam-se em Andrea Schroffner. Só o proprietário da conta o pode fazer.

1. Abra Definições e entre em Aprovações.
2. Clique em Nova regra.
3. Dê à regra um nome que reconheça mais tarde — por exemplo «Orçamentos a partir de 5.000 €».
4. Escolha o tipo: Aceitar um pedido ou Enviar um documento. Em Enviar um documento escolhe também o tipo de documento — Orçamento ou Fatura.
5. Escolha a condição (ver abaixo) e introduza, se necessário, o valor, o desconto, as salas, as páginas de reserva ou as etiquetas de cliente.
6. Deixe Ativa ligada e clique em Guardar.

Pode editar, pausar ou eliminar uma regra a qualquer momento. Enquanto Ativa estiver desligada, a regra não é verificada e o passo funciona como antes.

Regras para orçamentos e faturas

Para documentos há três condições:

Que desconto conta. O desconto é o maior desconto no documento: o desconto sobre todo o documento, o desconto de uma linha ou a redução de preço que resulta de substituir o preço de uma linha por um preço próprio. Uma linha cobrada a 0 € conta como desconto total. Linhas livres sem preço de tabela só se conseguem medir pelo campo de desconto — introduza aí a redução se ela deve contar para a regra.

Um desconto de pronto pagamento não é um desconto no sentido da regra.

Regras para aceitar um pedido

Para pedidos há quatro condições:

Várias regras do mesmo tipo funcionam como OU: basta que uma delas se aplique. Uma regra para orçamentos e uma regra para faturas são dois pares distintos — um orçamento nunca é verificado com uma regra de faturas.

Quem pode aprovar

Pode aprovar quem tiver o direito de administração Conceder e recusar aprovações na sua função. O proprietário pode aprovar sempre. Como atribuir esse direito numa função está descrito no artigo Acessos, funções e permissões.

Duas coisas a ter em conta:

• Quem pode aprovar não precisa de aprovação para os seus próprios documentos. As regras aplicam-se apenas a pessoas sem esse direito.
• Sem funções, as regras não se aplicam a ninguém. Enquanto não tiver criado nenhuma função, cada membro pode aprovar. Um aviso na página Aprovações lembra-o disso. Crie primeiro as funções se quiser mesmo controlar as aprovações.

Como funciona para os colaboradores

Quem não pode aprovar nota-o ao executar o passo:

1. Tenta enviar o orçamento, emitir ou enviar a fatura, ou aceitar o pedido.
2. O sistema responde que é necessária uma aprovação e indica a regra aplicada. Não é enviado nem aceite nada: o documento continua um rascunho, o pedido continua aberto.
3. Clica em Pedir aprovação. Opcionalmente escreve uma nota para quem aprova — por exemplo, aquilo a que devem estar atentos.
4. Até à decisão, o item mostra À espera de aprovação. Em Andrea Schroffner, separador Pedidas por mim, vê o seu pedido e pode encerrá-lo com Retirar se já não precisar dele.
5. Depois da aprovação executa o passo você mesmo, como sempre. Uma aprovação nunca desencadeia nada por si.

Importante: uma aprovação nunca lhe dá um direito sobre um passo que de outra forma lhe falta. Quem não pode emitir faturas não as pode emitir também com aprovação.

Como funciona para quem aprova

Quem pode aprovar recebe, por cada novo pedido, uma notificação na campainha e — se permitiu notificações push — uma notificação push. Um e-mail não existe, de propósito.

1. Abra Andrea Schroffner e o separador Por decidir.
2. Clique em Rever aprovação. Vê do que se trata: data, convidados, salas, valor líquido, desconto e a nota de quem pediu — e daí chega diretamente ao documento ou ao pedido.
3. Clique em Aprovar ou Recusar.

Recusar exige um motivo. O motivo é obrigatório e é mostrado a quem pediu. Após uma recusa, o item pode ser alterado e a aprovação pedida de novo.

O seu próprio pedido não pode decidir sozinho — é sempre necessária uma segunda pessoa. O separador Histórico mostra todas as aprovações decididas.

Quando uma aprovação expira

Uma aprovação vale exatamente para o conteúdo que existia no momento do pedido. Se algo nesse conteúdo mudar, a aprovação expira — e recebe um aviso. Num documento contam: linhas, preços, quantidades, descontos, impostos, totais, destinatário e validade. Num pedido: data, hora, salas e número de convidados.

É intencional: ninguém deve aprovar algo que depois aparece diferente. Se alterar o item, peça simplesmente a aprovação de novo.

Um orçamento ligado a um pedido

Se um orçamento pertence a um pedido que, segundo a regra, precisa de aprovação, o orçamento não pode ser enviado enquanto o pedido não estiver aprovado. Nesse caso, mande aprovar primeiro o pedido.

O que não está bloqueado

• Editar rascunhos: pode continuar a criar e alterar um documento. O que está bloqueado é o passo, não o documento.
• Descarregar um PDF e enviá-lo fora do sistema: a aprovação não regula isso. Regula o envio a partir do sistema.
• Orçamentos que já estão com o cliente: o cliente pode continuar a aceitá-los. Uma aprovação vale para o envio a partir do sistema, não retroativamente.
• Caminhos automáticos: reservas com aceitação automática após o pagamento, orçamentos enviados automaticamente pela página de reserva e faturas criadas automaticamente (por exemplo para bilhetes) funcionam sem aprovação.
• Passos não comerciais: marcar como pago, anular, criar uma nota de crédito — para isso não há aprovação.

Plano

As aprovações fazem parte do plano Scale (Enterprise incluído). Em planos inferiores a página Aprovações mostra apenas um aviso sobre a atualização necessária. Se a sua conta descer abaixo de Scale, as regras continuam guardadas mas ficam em pausa; os pedidos existentes pode continuar a lê-los. Todos os passos voltam a estar livres de imediato.

Perguntas frequentes

Porque é que nada é bloqueado no meu caso, apesar de ter criado uma regra? Porque as regras só se aplicam a pessoas sem o direito Conceder e recusar aprovações. Enquanto não existir nenhuma função, cada membro pode aprovar. Crie funções e atribua-as se as regras devem aplicar-se.

Posso aprovar o meu próprio pedido? Não. Os pedidos próprios são sempre decididos por uma segunda pessoa.

O que acontece se alterar o documento depois da aprovação? A aprovação expira e tem de a pedir de novo.

Recebo um e-mail quando há uma aprovação pendente? Não. As aprovações chegam pela campainha e, se ativado, por push.

A aprovação vale para um evento inteiro? Não. Uma aprovação vale sempre para exatamente um documento ou exatamente um pedido, e apenas para o estado que tinha no momento do pedido.