Approvazioni per offerte, fatture e richieste
Dopo questo articolo sai cosa sono le approvazioni, come creare regole in base a importo, sconto, sale, pagina di prenotazione o tag cliente, chi può approvare e quando un’approvazione decade.
Con le approvazioni stabilisci che determinati passaggi non avvengono mai da soli: un’offerta parte solo dopo che una seconda persona l’ha approvata; una fattura viene emessa solo dopo l’approvazione; una richiesta viene accettata solo dopo l’approvazione. È il principio delle quattro occhi.
Una precisazione per chiarire le aspettative: un’approvazione regola l’invio dal sistema. Un PDF scaricato puoi inviarlo ancora al di fuori del sistema, e le offerte già in mano al cliente il cliente può accettarle ancora. I percorsi automatici — prenotazioni con accettazione automatica dopo il pagamento, offerte inviate automaticamente dalla pagina di prenotazione e fatture create automaticamente, ad esempio per i biglietti — non richiedono approvazione.
Le approvazioni sono disponibili a partire dal piano Scale (Enterprise incluso).
Creare regole
Le regole si creano in Impostazioni → Approvazioni. Può farlo solo il proprietario dell’account.
- Apri Impostazioni e vai su Approvazioni.
- Clicca su Nuova regola.
- Dai alla regola un nome che riconoscerai in seguito — ad esempio „Offerte da 5.000 €".
- Scegli il tipo: Accettare una richiesta oppure Inviare un documento. Per Inviare un documento scegli anche il tipo di documento — Offerta o Fattura.
- Scegli la condizione (vedi sotto) e inserisci se necessario importo, sconto, sale, pagine di prenotazione o tag cliente.
- Lascia Attiva attiva e clicca su Salva.
Puoi modificare, mettere in pausa o eliminare una regola in qualsiasi momento. Finché Attiva è disattivata la regola non viene controllata e il passaggio funziona come prima.
Regole per offerte e fatture
Per i documenti ci sono tre condizioni:
| Condizione | Quando si applica la regola |
|---|---|
| Sempre | A ogni offerta o fattura di quel tipo di documento. |
| Da importo | Quando l’importo netto del documento raggiunge o supera l’importo inserito. L’importo è inclusivo: con „da 5.000 €" anche un documento da esattamente 5.000 € netti attiva la regola. |
| Da sconto | Quando lo sconto sul documento raggiunge almeno la percentuale inserita — anch’esso inclusivo. |
Quale sconto conta. Lo sconto è lo sconto più alto presente sul documento: lo sconto sull’intero documento, lo sconto di una singola riga oppure la riduzione di prezzo che nasce quando sovrascrivi una riga con un prezzo tuo. Una riga addebitata a 0 € conta come sconto pieno. Le righe libere senza prezzo di listino si possono misurare solo tramite il campo sconto — inserisci lì la riduzione se deve contare per la regola.
Uno sconto di pagamento non è uno sconto ai sensi della regola.
Regole per accettare una richiesta
Per le richieste ci sono quattro condizioni:
| Condizione | Quando si applica la regola |
|---|---|
| Sempre | A ogni richiesta. |
| Determinate sale | Quando la richiesta riguarda una delle sale selezionate. |
| Determinate pagine di prenotazione | Quando la richiesta è arrivata tramite una delle pagine di prenotazione selezionate. |
| Clienti con tag | Quando il cliente della richiesta porta uno dei tag selezionati. |
Più regole dello stesso tipo valgono come OU: basta che una di esse si applichi. Una regola per le offerte e una per le fatture sono due coppie separate — un’offerta non viene mai controllata con una regola per le fatture.
Chi può approvare
Può approvare chi ha il diritto di amministrazione Concedere e rifiutare approvazioni nel proprio ruolo. Il proprietario può sempre approvare. Come si assegna questo diritto in un ruolo è descritto nell’articolo Accessi, ruoli e autorizzazioni.
Due cose da sapere:
- Chi può approvare non ha bisogno di approvazione per i propri documenti. Le regole valgono solo per le persone senza questo diritto.
- Senza ruoli le regole non valgono per nessuno. Finché non hai creato alcun ruolo, ogni membro può approvare. Un avviso nella pagina Approvazioni te lo ricorda. Crea quindi prima i ruoli se vuoi davvero governare le approvazioni.
Come funziona per i collaboratori
Chi non può approvare se ne accorge al momento di eseguire il passaggio:
- Provi a inviare l’offerta, a emettere o inviare la fattura oppure ad accettare la richiesta.
- Il sistema risponde che è necessaria un’approvazione e indica la regola applicata. Non viene inviato né accettato nulla: il documento resta una bozza, la richiesta resta aperta.
- Clicca su Richiedi approvazione. Facoltativamente scrivi una nota per chi approva — ad esempio a cosa deve fare attenzione.
- Fino alla decisione l’elemento mostra In attesa di approvazione. In Impostazioni → Approvazioni, scheda Richiesti da me, vedi la tua richiesta e puoi chiuderla con Ritira se non ti serve più.
- Dopo l’approvazione esegui il passaggio come sempre da solo. Un’approvazione non attiva mai nulla da sé.
Importante: un’approvazione non ti dà mai un diritto su un passaggio che ti manca. Chi non può emettere fatture non può emetterle nemmeno con l’approvazione.
Come funziona per chi approva
Chi può approvare riceve per ogni nuova richiesta una notifica nella campanella e — se ha consentito le notifiche push — una notifica push. Un’e-mail non è prevista, di proposito.
- Apri Impostazioni → Approvazioni e la scheda Da decidere.
- Clicca su Esamina approvazione. Vedi di cosa si tratta: data, ospiti, sale, importo netto, sconto e la nota del richiedente — e da lì arrivi direttamente al documento o alla richiesta.
- Clicca su Approva o Rifiuta.
Rifiutare richiede un motivo. Il motivo è obbligatorio e viene mostrato al richiedente. Dopo un rifiuto l’elemento può essere modificato e l’approvazione richiesta di nuovo.
La tua richiesta non puoi deciderla da solo — serve sempre una seconda persona. La scheda Cronologia mostra tutte le approvazioni decise.
Quando un’approvazione decade
Un’approvazione vale esattamente per il contenuto presente al momento della richiesta. Se qualcosa cambia, l’approvazione decade — e vieni avvisato. Per un documento contano: righe, prezzi, quantità, sconti, imposte, totali, destinatario e validità. Per una richiesta: data, orario, sale e numero di ospiti.
È voluto: nessuno deve approvare qualcosa che poi appare diverso. Se modifichi l’elemento, richiedi semplicemente di nuovo l’approvazione.
Un’offerta legata a una richiesta
Se un’offerta appartiene a una richiesta per cui secondo la regola serve un’approvazione, l’offerta non può essere inviata finché la richiesta non è approvata. In quel caso fai approvare prima la richiesta.
Cosa non è bloccato
- Modificare le bozze: puoi creare e modificare un documento come prima. È bloccato il passaggio, non il documento.
- Scaricare un PDF e inviarlo fuori dal sistema: l’approvazione non lo regola. Regola l’invio dal sistema.
- Offerte già in mano al cliente: il cliente può accettarle ancora. Un’approvazione vale per l’invio dal sistema, non retroattivamente.
- Percorsi automatici: prenotazioni con accettazione automatica dopo il pagamento, offerte inviate automaticamente dalla pagina di prenotazione e fatture create automaticamente (ad esempio per i biglietti) funzionano senza approvazione.
- Passaggi non commerciali: contrassegnare come pagato, annullare, creare una nota di credito — per questi non esiste approvazione.
Piano
Le approvazioni fanno parte del piano Scale (Enterprise incluso). Nei piani inferiori la pagina Approvazioni mostra solo un avviso sull’upgrade necessario. Se il tuo account scende sotto Scale, le regole restano salvate ma sono in pausa; le richieste esistenti puoi ancora leggerle. Tutti i passaggi sono subito di nuovo liberi.
Domande frequenti
Perché da me non viene bloccato nulla anche se ho creato una regola? Perché le regole valgono solo per le persone senza il diritto Concedere e rifiutare approvazioni. Finché non esiste alcun ruolo, ogni membro può approvare. Crea ruoli e assegnali se le regole devono valere.
Posso approvare la mia richiesta? No. Le richieste proprie vengono decise sempre da una seconda persona.
Cosa succede se modifico il documento dopo l’approvazione? L’approvazione decade e devi richiederla di nuovo.
Ricevo un’e-mail quando un’approvazione è in attesa? No. Le approvazioni arrivano tramite la campanella e, se attivate, via push.
L’approvazione vale per un intero evento? No. Un’approvazione vale sempre per esattamente un documento o esattamente una richiesta, e solo per lo stato presente al momento della richiesta.