Validations pour offres, factures et demandes

Avec les validations, vous décidez que certaines étapes ne se font jamais seul : une offre ne part qu’une fois validée par une seconde personne ; une facture n’est émise qu’une fois validée ; une demande n’est acceptée qu’une fois validée. C’est le principe des quatre yeux.

Une précision importante : une validation règle l’envoi depuis le système. Un PDF téléchargé, vous pouvez toujours l’envoyer en dehors du système, et les offres déjà chez le client, le client peut toujours les accepter. Les chemins automatiques — réservations avec acceptation automatique après paiement, offres envoyées automatiquement par une page de réservation et factures créées automatiquement, par exemple pour les billets — ne nécessitent aucune validation.

Les validations sont disponibles à partir de la formule Scale (Enterprise inclus).

Créer des règles

Vous créez les règles sous Paramètres → Validations. Seul le propriétaire du compte peut le faire.

1. Ouvrez Paramètres et allez sur Validations.
2. Cliquez sur Nouvelle règle.
3. Donnez à la règle un nom que vous reconnaîtrez plus tard — par exemple « Offres à partir de 5 000 € ».
4. Choisissez le type : Accepter une demande ou Envoyer un document. Pour Envoyer un document, choisissez en plus le type de document — Offre ou Facture.
5. Choisissez la condition (voir ci-dessous) et saisissez si nécessaire le montant, la remise, les salles, les pages de réservation ou les étiquettes client.
6. Laissez Actif activé et cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez à tout moment modifier, mettre en pause ou supprimer une règle. Tant que Actif est désactivé, la règle n’est pas contrôlée et l’étape se déroule comme avant.

Règles pour les offres et les factures

Pour les documents, trois conditions sont disponibles :

Quelle remise compte. La remise est la remise la plus élevée présente sur le document : la remise sur l’ensemble du document, la remise d’une ligne ou la réduction qui résulte d’un prix saisi manuellement sur une ligne. Une ligne facturée à 0 € compte comme une remise totale. Les lignes libres sans prix catalogue ne peuvent être mesurées que par le champ de remise — saisissez-y la réduction si elle doit compter pour la règle.

Un escompte n’est pas une remise au sens de la règle.

Règles pour accepter une demande

Pour les demandes, quatre conditions sont disponibles :

Plusieurs règles du même type agissent comme un OU : il suffit que l’une d’elles s’applique. Une règle pour les offres et une règle pour les factures sont deux paires distinctes — une offre n’est jamais contrôlée avec une règle de facture.

Qui peut valider

Peut valider quiconque possède le droit d’administration Accorder et refuser des validations dans son rôle. Le propriétaire peut toujours valider. La procédure pour accorder ce droit dans un rôle est décrite dans l’article Accès, rôles et autorisations.

Deux points à retenir :

• Qui peut valider n’a pas besoin de validation pour ses propres documents. Les règles ne s’appliquent qu’aux personnes sans ce droit.
• Sans rôles, les règles ne s’appliquent à personne. Tant que vous n’avez créé aucun rôle, chaque membre peut valider. Un message sur la page Validations vous le rappelle. Créez donc d’abord les rôles si vous voulez vraiment piloter les validations.

Déroulement pour les collaborateurs

Une personne qui ne peut pas valider le remarque au moment d’exécuter l’étape :

1. Vous essayez d’envoyer l’offre, d’émettre ou d’envoyer la facture, ou d’accepter la demande.
2. Le système répond qu’une validation est nécessaire et nomme la règle appliquée. Rien n’est envoyé et rien n’est accepté : le document reste un brouillon, la demande reste ouverte.
3. Vous cliquez sur Demander une validation. Vous pouvez ajouter une note pour les valideurs — par exemple ce qu’ils doivent vérifier.
4. Jusqu’à la décision, l’élément affiche En attente de validation. Sous Paramètres → Validations, onglet Demandées par moi, vous voyez votre demande et pouvez y mettre fin avec Retirer si vous n’en avez plus besoin.
5. Après la validation, vous exécutez l’étape vous-même comme d’habitude. Une validation ne déclenche jamais rien d’elle-même.

Important : une validation ne vous donne jamais un droit sur une étape qui vous manque par ailleurs. Qui ne peut pas émettre de facture du tout ne peut pas l’émettre non plus avec une validation.

Déroulement pour les valideurs

Quiconque peut valider reçoit pour chaque nouvelle demande une notification dans la cloche et — s’il a autorisé les notifications push — une notification push. Il n’y a volontairement pas d’e-mail.

1. Ouvrez Paramètres → Validations et l’onglet À décider.
2. Cliquez sur Examiner la validation. Vous voyez de quoi il s’agit : date, invités, salles, montant net, remise et la note du demandeur — et vous accédez directement au document ou à la demande.
3. Cliquez sur Accorder ou Refuser.

Un refus exige un motif. Le motif est obligatoire et est affiché au demandeur. Après un refus, l’élément peut être modifié et une nouvelle validation demandée.

Vous ne pouvez pas décider de votre propre demande — cela nécessite toujours une seconde personne. L’onglet Historique affiche toutes les validations décidées.

Quand une validation expire

Une validation couvre exactement le contenu présent au moment de la demande. Si quelque chose change dans ce contenu, la validation expire — et vous êtes prévenu. Pour un document comptent : lignes, prix, quantités, remises, taxes, totaux, destinataire et validité. Pour une demande : date, heure, salles et nombre d’invités.

C’est voulu : personne ne doit valider quelque chose qui sera différent ensuite. Si vous modifiez l’élément, demandez simplement la validation à nouveau.

Une offre liée à une demande

Si une offre appartient à une demande qui nécessite une validation selon une règle, l’offre ne peut pas être envoyée tant que la demande n’est pas validée. Dans ce cas, faites d’abord valider la demande.

Ce qui n’est pas bloqué

• Modifier des brouillons : vous pouvez toujours créer et modifier un document. C’est l’étape qui est bloquée, pas le document.
• Télécharger un PDF et l’envoyer en dehors du système : la validation ne le règle pas. Elle règle l’envoi depuis le système.
• Offres déjà chez le client : le client peut toujours les accepter. Une validation concerne l’envoi depuis le système, pas rétroactivement.
• Chemins automatiques : réservations avec acceptation automatique après paiement, offres envoyées automatiquement par une page de réservation et factures créées automatiquement (par exemple pour les billets) fonctionnent sans validation.
• Étapes non commerciales : marquer comme payé, annuler, créer un avoir — il n’y a pas de validation pour cela.

Formule

Les validations font partie de la formule Scale (Enterprise inclus). Dans les formules inférieures, la page Validations affiche seulement un message sur la mise à niveau nécessaire. Si votre compte passe sous Scale, vos règles restent enregistrées mais sont en pause ; vous pouvez continuer à lire les demandes existantes. Toutes les étapes sont de nouveau libres immédiatement.

Questions fréquentes

Pourquoi rien n’est bloqué chez moi alors que j’ai créé une règle ? Parce que les règles ne s’appliquent qu’aux personnes sans le droit Accorder et refuser des validations. Tant qu’aucun rôle n’existe, chaque membre peut valider. Créez des rôles et attribuez-les si les règles doivent s’appliquer.

Puis-je accorder ma propre validation ? Non. Vos propres demandes sont toujours décidées par une seconde personne.

Que se passe-t-il si je modifie le document après la validation ? La validation expire et vous devez la demander à nouveau.

Est-ce que je reçois un e-mail lorsqu’une validation est en attente ? Non. Les validations arrivent par la cloche et éventuellement par push.

La validation couvre-t-elle tout un événement ? Non. Une validation couvre toujours exactement un document ou exactement une demande, et seulement l’état présent au moment de la demande.