Goedkeuringen voor offertes, facturen en aanvragen

Met goedkeuringen bepaal je dat bepaalde stappen nooit alleen gebeuren: een offerte gaat pas de deur uit als een tweede persoon hem heeft goedgekeurd; een factuur wordt pas opgemaakt als hij is goedgekeurd; een aanvraag wordt pas aangenomen als hij is goedgekeurd. Dat is het vier-ogen-principe.

Eén ding vooraf, zodat de verwachting klopt: een goedkeuring regelt het versturen vanuit het systeem. Een gedownloade PDF kun je nog steeds buiten het systeem versturen, en offertes die al bij de klant liggen, kan de klant nog steeds accepteren. Automatische routes — boekingen met automatische acceptatie na betaling, automatisch verzonden offertes van de boekingspagina en automatisch aangemaakte facturen, bijvoorbeeld bij tickets — hebben geen goedkeuring nodig.

Goedkeuringen zijn beschikbaar vanaf het abonnement Scale (Enterprise inbegrepen).

Regels aanmaken

Je maakt regels aan onder Instellingen → Goedkeuringen. Alleen de eigenaar van het account mag dat doen.

1. Open Instellingen en ga naar Goedkeuringen.
2. Klik op Nieuwe regel.
3. Geef de regel een naam die je later herkent — bijvoorbeeld „Offertes vanaf € 5.000".
4. Kies het type: Aanvraag aannemen of Document versturen. Bij Document versturen kies je ook het documenttype — Offerte of Factuur.
5. Kies de voorwaarde (zie hieronder) en vul indien nodig bedrag, korting, ruimtes, boekingspagina's of klanttags in.
6. Laat Actief aan staan en klik op Opslaan.

Je kunt een regel op elk moment bewerken, pauzeren of verwijderen. Zolang Actief uit staat, wordt de regel niet gecontroleerd en loopt de stap zoals voorheen.

Regels voor offertes en facturen

Voor documenten zijn er drie voorwaarden:

Welke korting telt. De korting is de grootste korting op het document: de korting over het hele document, de korting op één regel of de prijsverlaging doordat je op een regel een eigen prijs invult. Een regel die je met € 0 in rekening brengt, telt als volledige korting. Vrije regels zonder lijstprijs kun je alleen via het kortingveld meten — vul daar de verlaging in als die voor de regel moet tellen.

Een betalingskorting is geen korting in de zin van de regel.

Regels voor het aannemen van een aanvraag

Voor aanvragen zijn er vier voorwaarden:

Meerdere regels van hetzelfde type werken als OF: het is genoeg als één ervan geldt. Een regel voor offertes en een regel voor facturen zijn twee aparte paren — een offerte wordt nooit met een factuurregel gecontroleerd.

Wie mag goedkeuren

Goedkeuren mag iedereen met het beheerrecht Goedkeuringen verlenen en weigeren in zijn rol. De eigenaar mag altijd goedkeuren. Hoe je dat recht in een rol toekent, staat in het artikel Toegang, rollen en rechten.

Twee dingen om te weten:

• Wie mag goedkeuren, heeft voor eigen documenten geen goedkeuring nodig. De regels gelden alleen voor personen zonder dat recht.
• Zonder rollen gelden de regels voor niemand. Zolang je nog geen rol hebt aangemaakt, mag elk lid goedkeuren. Een melding op de pagina Goedkeuringen wijst je daarop. Maak dus eerst de rollen aan als je goedkeuringen echt wilt sturen.

Verloop voor medewerkers

Wie niet mag goedkeuren, merkt het bij het uitvoeren van de stap:

1. Je probeert de offerte te versturen, de factuur op te maken of te versturen, of de aanvraag aan te nemen.
2. Het systeem meldt dat een goedkeuring nodig is en noemt de regel die geldt. Er wordt niets verstuurd en niets aangenomen: het document blijft een concept, de aanvraag blijft open.
3. Je klikt op Goedkeuring aanvragen. Optioneel schrijf je een notitie voor de goedkeurders — bijvoorbeeld waar ze op moeten letten.
4. Tot de beslissing staat bij het item Wacht op goedkeuring. Onder Instellingen → Goedkeuringen, tab Door mij aangevraagd, zie je je eigen aanvraag en kun je die met Intrekken beëindigen als je hem niet meer nodig hebt.
5. Na de goedkeuring voer je de stap zelf uit zoals altijd. Een goedkeuring activeert nooit zelf iets.

Belangrijk: een goedkeuring geeft je nooit een recht op een stap die je verder mist. Wie helemaal geen factuur mag opmaken, mag dat ook met goedkeuring niet.

Verloop voor goedkeurders

Wie mag goedkeuren, krijgt bij elke nieuwe aanvraag een melding in de bel en — als hij pushmeldingen heeft toegestaan — een pushmelding. Een e-mail is er bewust niet.

1. Open Instellingen → Goedkeuringen en het tabblad Te beslissen.
2. Klik bij de aanvraag op Goedkeuring bekijken. Je ziet waar het om gaat: datum, gasten, ruimtes, nettobedrag, korting en de notitie van de aanvrager — en je komt van daaruit direct bij het document of de aanvraag.
3. Klik op Goedkeuren of Weigeren.

Weigeren vereist een reden. De reden is verplicht en wordt aan de aanvrager getoond. Na een weigering kan het item worden aangepast en opnieuw worden aangevraagd.

Je eigen aanvraag kun je niet zelf beslissen — daarvoor is altijd een tweede persoon nodig. Het tabblad Geschiedenis toont alle besliste goedkeuringen.

Wanneer een goedkeuring vervalt

Een goedkeuring geldt precies voor de inhoud die er bij de aanvraag stond. Verandert daar iets aan, dan vervalt de goedkeuring — en je krijgt bericht. Bij een document tellen: regels, prijzen, aantallen, kortingen, belasting, totalen, ontvanger en geldigheid. Bij een aanvraag: datum, tijd, ruimtes en aantal gasten.

Dat is bewust: niemand moet iets goedkeuren dat er daarna anders uitziet. Pas je het item aan, vraag de goedkeuring dan gewoon opnieuw aan.

Een offerte bij een aanvraag

Hoort een offerte bij een aanvraag waarvoor volgens de regel een goedkeuring nodig is, dan kan de offerte niet worden verstuurd zolang de aanvraag niet is goedgekeurd. Laat in dat geval eerst de aanvraag goedkeuren.

Wat niet geblokkeerd is

• Concepten bewerken: je kunt een document nog steeds aanmaken en wijzigen. Geblokkeerd is de stap, niet het document.
• PDF downloaden en buiten het systeem versturen: dat regelt de goedkeuring niet. Ze regelt het versturen vanuit het systeem.
• Offertes die al bij de klant liggen: de klant kan ze nog steeds accepteren. Een goedkeuring geldt voor het versturen vanuit het systeem, niet met terugwerkende kracht.
• Automatische routes: boekingen met automatische acceptatie na betaling, automatisch verzonden offertes van de boekingspagina en automatisch aangemaakte facturen (bijvoorbeeld bij tickets) lopen zonder goedkeuring.
• Niet-commerciële stappen: als betaald markeren, annuleren, een creditfactuur aanmaken — daarvoor is er geen goedkeuring.

Abonnement

Goedkeuringen horen bij het abonnement Scale (Enterprise inbegrepen). In kleinere abonnementen toont de pagina Goedkeuringen alleen een melding over de vereiste upgrade. Zakt je account onder Scale, dan blijven je regels bewaard maar zijn ze gepauzeerd; bestaande aanvragen kun je nog lezen. Alle stappen zijn direct weer vrij.

Veelgestelde vragen

Waarom wordt bij mij niets geblokkeerd, ook al heb ik een regel aangemaakt? Omdat de regels alleen gelden voor personen zonder het recht Goedkeuringen verlenen en weigeren. Zolang er geen rol bestaat, mag elk lid goedkeuren. Maak rollen aan en wijs ze toe als de regels moeten gelden.

Mag ik mijn eigen goedkeuring verlenen? Nee. Eigen aanvragen worden altijd door een tweede persoon beslist.

Wat gebeurt er als ik het document na de goedkeuring wijzig? De goedkeuring vervalt en je moet opnieuw aanvragen.

Krijg ik een e-mail als er een goedkeuring wacht? Nee. Goedkeuringen komen via de bel en eventueel via push.

Geldt de goedkeuring voor een hele activiteit? Nee. Een goedkeuring geldt altijd voor precies één document of precies één aanvraag, en alleen voor de stand die er bij de aanvraag stond.