Aprobaciones para ofertas, facturas y solicitudes

Con las aprobaciones decides que determinados pasos nunca ocurran en solitario: una oferta solo sale cuando una segunda persona la ha aprobado; una factura solo se emite cuando está aprobada; una solicitud solo se acepta cuando está aprobada. Es el principio de cuatro ojos.

Una aclaración para ajustar las expectativas: una aprobación regula el envío desde el sistema. Un PDF descargado lo puedes seguir enviando fuera del sistema, y las ofertas que ya están en manos del cliente el cliente las puede seguir aceptando. Las vías automáticas — reservas con aceptación automática tras el pago, ofertas enviadas automáticamente por la página de reserva y facturas creadas automáticamente, por ejemplo para entradas — no necesitan aprobación.

Las aprobaciones están disponibles a partir del plan Scale (Enterprise incluido).

Crear reglas

Las reglas se crean en Ajustes → Aprobaciones. Solo puede hacerlo el propietario de la cuenta.

1. Abre Ajustes y entra en Aprobaciones.
2. Haz clic en Nueva regla.
3. Pon a la regla un nombre que reconozcas después — por ejemplo «Ofertas desde 5.000 €».
4. Elige el tipo: Aceptar una solicitud o Enviar un documento. En Enviar un documento eliges además el tipo de documento — Oferta o Factura.
5. Elige la condición (ver abajo) e introduce si hace falta el importe, el descuento, las salas, las páginas de reserva o las etiquetas de cliente.
6. Deja Activa encendida y haz clic en Guardar.

Puedes editar, pausar o eliminar una regla en cualquier momento. Mientras Activa esté apagada, la regla no se comprueba y el paso funciona como antes.

Reglas para ofertas y facturas

Para documentos hay tres condiciones:

Qué descuento cuenta. El descuento es el mayor descuento que hay en el documento: el descuento sobre todo el documento, el descuento de una línea o la reducción de precio que surge al sobrescribir una línea con un precio propio. Una línea facturada a 0 € cuenta como descuento completo. Las líneas libres sin precio de lista solo se pueden medir por el campo de descuento — introduce ahí la reducción si debe contar para la regla.

Un descuento por pronto pago no es un descuento en el sentido de la regla.

Reglas para aceptar una solicitud

Para solicitudes hay cuatro condiciones:

Varias reglas del mismo tipo actúan como O: basta con que se aplique una de ellas. Una regla para ofertas y una regla para facturas son dos parejas distintas — una oferta nunca se comprueba con una regla de facturas.

Quién puede aprobar

Puede aprobar quien tenga el derecho de administración Conceder y denegar aprobaciones en su rol. El propietario siempre puede aprobar. Cómo se asigna ese derecho en un rol se describe en el artículo Accesos, roles y permisos.

Dos cosas a tener en cuenta:

• Quien puede aprobar no necesita aprobación para sus propios documentos. Las reglas solo se aplican a personas sin ese derecho.
• Sin roles, las reglas no se aplican a nadie. Mientras no hayas creado ningún rol, cada miembro puede aprobar. Un aviso en la página Aprobaciones te lo recuerda. Crea primero los roles si de verdad quieres controlar las aprobaciones.

Cómo funciona para el personal

Quien no puede aprobar lo nota al ejecutar el paso:

1. Intentas enviar la oferta, emitir o enviar la factura, o aceptar la solicitud.
2. El sistema responde que hace falta una aprobación y nombra la regla aplicada. No se envía nada ni se acepta nada: el documento sigue siendo borrador, la solicitud sigue abierta.
3. Haces clic en Solicitar aprobación. Opcionalmente escribes una nota para quienes aprueban — por ejemplo, en qué deben fijarse.
4. Hasta la decisión, el elemento muestra Esperando aprobación. En Ajustes → Aprobaciones, pestaña Solicitadas por mí, ves tu solicitud y puedes cerrarla con Retirar si ya no la necesitas.
5. Después de la aprobación ejecutas el paso tú mismo como siempre. Una aprobación nunca activa nada por sí sola.

Importante: una aprobación nunca te da un derecho sobre un paso que por lo demás te falta. Quien no puede emitir facturas no puede emitirlas tampoco con aprobación.

Cómo funciona para quienes aprueban

Quien puede aprobar recibe por cada nueva solicitud una notificación en la campana y — si ha permitido las notificaciones push — una notificación push. Un correo electrónico no existe, a propósito.

1. Abre Ajustes → Aprobaciones y la pestaña Por decidir.
2. Haz clic en Revisar aprobación. Ves de qué se trata: fecha, invitados, salas, importe neto, descuento y la nota de la persona solicitante — y desde ahí llegas directamente al documento o a la solicitud.
3. Haz clic en Aprobar o Denegar.

Denegar exige un motivo. El motivo es obligatorio y se muestra a quien lo solicitó. Tras una denegación, el elemento puede modificarse y solicitarse de nuevo.

Tu propia solicitud no puedes decidirla tú — siempre hace falta una segunda persona. La pestaña Historial muestra todas las aprobaciones decididas.

Cuándo caduca una aprobación

Una aprobación vale exactamente para el contenido que había al solicitarla. Si algo de ese contenido cambia, la aprobación caduca — y recibes aviso. En un documento cuentan: líneas, precios, cantidades, descuentos, impuestos, totales, destinatario y validez. En una solicitud: fecha, hora, salas y número de invitados.

Es intencionado: nadie debe aprobar algo que después se ve distinto. Si modificas el elemento, vuelve a solicitar la aprobación.

Una oferta ligada a una solicitud

Si una oferta pertenece a una solicitud que según la regla necesita aprobación, la oferta no se puede enviar mientras la solicitud no esté aprobada. En ese caso, haz aprobar primero la solicitud.

Qué no está bloqueado

• Editar borradores: puedes seguir creando y modificando un documento. Lo bloqueado es el paso, no el documento.
• Descargar un PDF y enviarlo fuera del sistema: la aprobación no lo regula. Regula el envío desde el sistema.
• Ofertas que ya están en manos del cliente: el cliente puede seguir aceptándolas. Una aprobación vale para el envío desde el sistema, no retroactivamente.
• Vías automáticas: reservas con aceptación automática tras el pago, ofertas enviadas automáticamente por la página de reserva y facturas creadas automáticamente (por ejemplo para entradas) funcionan sin aprobación.
• Pasos no comerciales: marcar como pagado, anular, crear un abono — para eso no hay aprobación.

Plan

Las aprobaciones forman parte del plan Scale (Enterprise incluido). En planes inferiores la página Aprobaciones solo muestra un aviso sobre la actualización necesaria. Si tu cuenta baja de Scale, tus reglas siguen guardadas pero están en pausa; las solicitudes existentes las puedes seguir leyendo. Todos los pasos vuelven a estar libres de inmediato.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no se bloquea nada en mi caso aunque he creado una regla? Porque las reglas solo se aplican a personas sin el derecho Conceder y denegar aprobaciones. Mientras no exista ningún rol, cada miembro puede aprobar. Crea roles y asígnalos si las reglas deben aplicarse.

¿Puedo aprobar mi propia solicitud? No. Las solicitudes propias siempre las decide una segunda persona.

¿Qué pasa si modifico el documento después de la aprobación? La aprobación caduca y tienes que solicitarla de nuevo.

¿Recibo un correo cuando hay una aprobación pendiente? No. Las aprobaciones llegan por la campana y, si lo has activado, por push.

¿La aprobación vale para todo un evento? No. Una aprobación vale siempre para exactamente un documento o exactamente una solicitud, y solo para el estado que tenía al solicitarla.