Zatwierdzenia ofert, faktur i zapytań

Dzięki zatwierdzeniom decydujesz, że niektóre kroki nigdy nie dzieją się w pojedynkę: oferta wychodzi dopiero po zatwierdzeniu przez drugą osobę; faktura jest wystawiana dopiero po zatwierdzeniu; zapytanie jest przyjmowane dopiero po zatwierdzeniu. To zasada czterech oczu.

Jedna uwaga, żeby oczekiwania były jasne: zatwierdzenie reguluje wysyłkę z systemu. Pobrany plik PDF możesz nadal wysłać poza systemem, a oferty, które już są u klienta, klient nadal może przyjąć. Ścieżki automatyczne — rezerwacje z automatycznym przyjęciem po płatności, oferty wysyłane automatycznie przez stronę rezerwacji i faktury tworzone automatycznie, na przykład przy biletach — nie wymagają zatwierdzenia.

Zatwierdzenia są dostępne od planu Scale (Enterprise wliczony).

Tworzenie reguł

Reguły tworzysz w Ustawienia → Zatwierdzenia. Może to robić tylko właściciel konta.

1. Otwórz Ustawienia i wejdź w Zatwierdzenia.
2. Kliknij Nowa reguła.
3. Nadaj regule nazwę, którą później rozpoznasz — na przykład „Oferty od 5 000 €".
4. Wybierz typ: Przyjęcie zapytania albo Wysyłka dokumentu. Przy Wysyłka dokumentu wybierz dodatkowo typ dokumentu — Oferta lub Faktura.
5. Wybierz warunek (patrz niżej) i w razie potrzeby wpisz kwotę, rabat, sale, strony rezerwacji lub tagi klientów.
6. Zostaw Aktywna włączone i kliknij Zapisz.

Regułę możesz w każdej chwili edytować, wstrzymać lub usunąć. Gdy Aktywna jest wyłączone, reguła nie jest sprawdzana, a krok działa jak dotychczas.

Reguły dla ofert i faktur

Dla dokumentów są trzy warunki:

Który rabat się liczy. Rabat to największy rabat na dokumencie: rabat na całym dokumencie, rabat jednej pozycji albo obniżka ceny wynikająca z nadpisania pozycji własną ceną. Pozycja rozliczona na 0 € liczy się jako pełny rabat. Pozycje wolne bez ceny katalogowej można zmierzyć tylko polem rabatu — wpisz tam obniżkę, jeśli ma liczyć się dla reguły.

Skonto nie jest rabatem w rozumieniu reguły.

Reguły przyjmowania zapytania

Dla zapytań są cztery warunki:

Kilka reguł tego samego typu działa jak LUB: wystarczy, że zadziała jedna z nich. Reguła dla ofert i reguła dla faktur to dwie osobne pary — oferta nigdy nie jest sprawdzana regułą faktur.

Kto może zatwierdzać

Zatwierdzać może każdy, kto w swojej roli ma uprawnienie administracyjne Udzielanie i odmawianie zatwierdzeń. Właściciel może zatwierdzać zawsze. Jak nadać to uprawnienie w roli, opisuje artykuł Dostępy, role i uprawnienia.

Dwie rzeczy do zapamiętania:

• Kto może zatwierdzać, nie potrzebuje zatwierdzenia dla własnych dokumentów. Reguły dotyczą tylko osób bez tego uprawnienia.
• Bez ról reguły nie dotyczą nikogo. Dopóki nie utworzysz żadnej roli, każdy członek może zatwierdzać. Przypomina o tym komunikat na stronie Zatwierdzenia. Jeśli naprawdę chcesz sterować zatwierdzeniami, najpierw utwórz role.

Przebieg dla pracowników

Kto nie może zatwierdzać, zauważa to przy wykonywaniu kroku:

1. Próbujesz wysłać ofertę, wystawić lub wysłać fakturę albo przyjąć zapytanie.
2. System odpowiada, że potrzebne jest zatwierdzenie, i podaje regułę, która zadziałała. Nic nie jest wysyłane ani przyjmowane: dokument pozostaje szkicem, zapytanie pozostaje otwarte.
3. Klikasz Poproś o zatwierdzenie. Opcjonalnie wpisujesz notatkę dla zatwierdzających — na przykład na co mają zwrócić uwagę.
4. Do decyzji element pokazuje Czeka na zatwierdzenie. W Ustawienia → Zatwierdzenia, karta Zgłoszone przeze mnie, widzisz swoje zgłoszenie i możesz je zakończyć przyciskiem Wycofaj, jeśli nie jest już potrzebne.
5. Po zatwierdzeniu wykonujesz krok samodzielnie, jak zwykle. Zatwierdzenie nigdy niczego nie uruchamia samo.

Ważne: zatwierdzenie nigdy nie daje uprawnienia do kroku, którego poza tym brakuje. Kto w ogóle nie może wystawić faktury, nie wystawi jej także z zatwierdzeniem.

Przebieg dla zatwierdzających

Kto może zatwierdzać, dostaje przy każdym nowym zgłoszeniu powiadomienie w dzwonku, a jeśli włączył powiadomienia push — powiadomienie push. E-maila celowo nie ma.

1. Otwórz Ustawienia → Zatwierdzenia i kartę Do decyzji.
2. Kliknij przy zgłoszeniu Sprawdź zatwierdzenie. Widzisz, o co chodzi: termin, gości, sale, kwotę netto, rabat i notatkę zgłaszającego — i stąd przechodzisz bezpośrednio do dokumentu lub zapytania.
3. Kliknij Zatwierdź albo Odrzuć.

Odrzucenie wymaga powodu. Powód jest obowiązkowy i pokazywany zgłaszającemu. Po odrzuceniu element można zmienić i poprosić o zatwierdzenie ponownie.

Własnego zgłoszenia nie możesz rozstrzygnąć samodzielnie — zawsze potrzebna jest druga osoba. Karta Historia pokazuje wszystkie rozstrzygnięte zatwierdzenia.

Kiedy zatwierdzenie wygasa

Zatwierdzenie dotyczy dokładnie tej treści, która była w chwili zgłoszenia. Jeśli coś w niej się zmieni, zatwierdzenie wygasa, a Ty dostajesz powiadomienie. W dokumencie liczą się: pozycje, ceny, ilości, rabaty, podatki, sumy, odbiorca i termin ważności. W zapytaniu: termin, godzina, sale i liczba gości.

To zamierzone: nikt nie powinien zatwierdzać czegoś, co potem wygląda inaczej. Jeśli zmienisz element, po prostu poproś o zatwierdzenie ponownie.

Oferta powiązana z zapytaniem

Jeśli oferta należy do zapytania, które według reguły wymaga zatwierdzenia, oferty nie można wysłać, dopóki zapytanie nie jest zatwierdzone. W takim przypadku najpierw każ zatwierdzić zapytanie.

Co nie jest zablokowane

• Edycja szkiców: dokument nadal możesz tworzyć i zmieniać. Zablokowany jest krok, nie dokument.
• Pobranie PDF i wysłanie poza systemem: tego zatwierdzenie nie reguluje. Reguluje wysyłkę z systemu.
• Oferty, które już są u klienta: klient nadal może je przyjąć. Zatwierdzenie dotyczy wysyłki z systemu, nie działa wstecz.
• Ścieżki automatyczne: rezerwacje z automatycznym przyjęciem po płatności, oferty wysyłane automatycznie przez stronę rezerwacji i faktury tworzone automatycznie (na przykład przy biletach) działają bez zatwierdzenia.
• Kroki niehandlowe: oznaczenie jako zapłacone, anulowanie, utworzenie faktury korygującej — tu nie ma zatwierdzenia.

Plan

Zatwierdzenia należą do planu Scale (Enterprise wliczony). W mniejszych planach strona Zatwierdzenia pokazuje tylko informację o wymaganym uaktualnieniu. Jeśli Twoje konto spadnie poniżej Scale, reguły pozostają zapisane, ale są wstrzymane; istniejące zgłoszenia możesz nadal czytać. Wszystkie kroki są od razu znowu wolne.

Częste pytania

Dlaczego u mnie nic nie jest blokowane, chociaż utworzyłem regułę? Ponieważ reguły dotyczą tylko osób bez uprawnienia Udzielanie i odmawianie zatwierdzeń. Dopóki nie istnieje żadna rola, każdy członek może zatwierdzać. Utwórz role i przypisz je, jeśli reguły mają działać.

Czy mogę zatwierdzić własne zgłoszenie? Nie. Własne zgłoszenia zawsze rozstrzyga druga osoba.

Co się dzieje, gdy zmienię dokument po zatwierdzeniu? Zatwierdzenie wygasa i trzeba poprosić o nie ponownie.

Czy dostaję e-mail, gdy czeka zatwierdzenie? Nie. Zatwierdzenia przychodzą przez dzwonek i ewentualnie przez push.

Czy zatwierdzenie dotyczy całego wydarzenia? Nie. Zatwierdzenie zawsze dotyczy dokładnie jednego dokumentu lub dokładnie jednego zapytania i tylko stanu z chwili zgłoszenia.