Anfragen-Eingang verwalten (Kanban & Liste)

Der Anfragen-Bereich in Univents zeigt dir alle eingehenden Buchungsanfragen auf einen Blick. Du wechselst zwischen drei Ansichten und kannst jede Anfrage direkt aus der Übersicht heraus bearbeiten.

Ansichten wechseln

Oben rechts findest du die Ansichtsauswahl mit drei Tabs: Eingang, Kanban und Liste. Daneben liegt der Button Neue Anfrage zum manuellen Erfassen.

• Eingang ist der Standard. Links erscheint die sortierbare Anfragenliste, rechts sofort die Detailansicht der ausgewählten Anfrage (Split-Panel).
• Kanban zeigt alle Anfragen als Karten, aufgeteilt nach den Workflow-Phasen deines Anfragen-Workflows. Karten lassen sich per Drag-and-drop zwischen Spalten verschieben.
• Liste gibt eine kompakte Tabellenansicht mit Suchleiste und Statusfilter.

Eingang: Segmente und Sortierung

Im Eingang siehst du links drei Segmente: Ungelesen, Alle und Archiv. Jeder Tab zeigt eine Zahl, wie viele Anfragen darin liegen.

• Ungelesen enthält alle Anfragen, die du noch nicht geöffnet hast. Sobald du eine Anfrage anklickst, wandert sie automatisch aus dem Ungelesen-Tab heraus.
• Alle zeigt alle aktiven, nicht archivierten Anfragen.
• Archiv enthält angenommene und abgelehnte Anfragen.

Neben den Segmenten befindet sich ein Sortierungs-Dropdown. Du kannst wählen zwischen: Neueste zuerst, Älteste zuerst, Datum: nächste, Datum: späteste und Wert absteigend.

Kanban: Spalten und Drag-and-drop

Im Kanban entspricht jede Spalte einer Phase aus deinem Anfragen-Workflow. Jede Karte zeigt Eventname, Kontaktname, Gästezahl, Location und den geschätzten Wert. Ein farbiger Punkt auf der Karte signalisiert eine ungelesene Anfrage; ein Badge zeigt an, wie viele Tage die Anfrage bereits offen ist (nur bei überfälligen Anfragen sichtbar).

1. Klicke auf eine Karte, um die Detailansicht zu öffnen.
2. Halte eine Karte kurz gedrückt und ziehe sie in eine andere Spalte, um den Status zu wechseln. Die Karte springt sofort in die neue Spalte; Univents speichert die Änderung automatisch im Hintergrund.
3. Spalten lassen sich über das Doppelpfeil-Symbol oben rechts in der Spaltenüberschrift zuklappen. Das ist praktisch, wenn du viele Phasen hast und Platz sparen möchtest. Ein Klick auf die zugeklappte Spalte öffnet sie wieder.

Liste: Suchen und Filtern

In der Liste-Ansicht erscheint oben eine Filterleiste. Von links nach rechts:

1. Tippe im Suchfeld (Anfrage, Kunde, Location …) einen Begriff ein. Gefiltert wird nach Eventname, Kontaktname, Location, Firma, E-Mail und Nachrichtentext.
2. Wähle im Dropdown Alle Locations eine bestimmte Location, um nur Anfragen für diese Location zu sehen.
3. Aktiviere den Button Nur ungelesen, um die Anzeige auf noch nicht geöffnete Anfragen einzuschränken.
4. Wähle in der Sortierung rechts die gewünschte Reihenfolge.

Unterhalb der Filterleiste erscheinen Statustabs: Alle, Unbearbeitet, Angebot / Verhandlung, Akzeptiert und Abgelehnt, jeweils mit Zähler. Ein Klick filtert die Liste auf diesen Status.

Häufige Fragen

Warum erscheint eine Anfrage nicht im Tab "Ungelesen", obwohl sie neu ist? Sobald du eine Anfrage zum ersten Mal anklickst, markiert Univents sie als gelesen. Beim nächsten Seitenaufruf ist sie nicht mehr im Ungelesen-Segment.

Was passiert mit archivierten Anfragen? Archivierte Anfragen erscheinen im Segment Archiv und werden nicht in Alle oder Ungelesen angezeigt. Du kannst eine archivierte Anfrage jederzeit über den Button Reaktivieren in die aktive Ansicht zurückholen.

Kann ich Anfragen in mehrere Locations filtern? Aktuell filtert das Location-Dropdown auf genau eine Location. Wenn du ohne Einschränkung arbeiten möchtest, wähle Alle Locations.

Das Kanban zeigt keine Spalten — was ist zu tun? Das Kanban benötigt einen aktiven Anfragen-Workflow. Lege unter Einstellungen → Workflows einen Workflow an, um die Kanban-Spalten zu aktivieren.