Gereedheid: eigen controles aanmaken

De acht ingebouwde controles van Gereedheid dekken af wat in bijna elk bedrijf misgaat. Wat er bij jullie misgaat, weten wij niet. Daarom kun je eigen controles aanmaken.

Een eigen controle bestaat uit: een naam, een set voorwaarden en een tijdsbepaling. Als alles samen op een evenement van toepassing is, staat de controle in de gereedheidslijst, net als een ingebouwde, met dezelfde route naar het evenement, dezelfde optie „Toewijzen als taak” en dezelfde manier van wegklikken.

Waar vind je het

Gereedheid in de zijbalk → rechtsboven Instellingen → blok Eigen controles → Nieuwe controle.

Aanmaken en wijzigen mag iedereen die de instellingen van de workspace mag bewerken. Alle anderen zien de controles wel, maar kunnen ze niet aanpassen.

Een controle aanmaken

1 · Naam. Dit is de kop van de regel in de lijst. Schrijf op wat er ontbreekt, niet wat je controleert: „Zitplan ontbreekt” leest prettiger dan „Zitplancontrole”.

2 · Toelichting (optioneel). Eén zin over wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld „Plan opvragen bij de klant”. Deze staat later als reden onder de regel. De tekst blijft precies zoals je hem schrijft; hij wordt niet vertaald.

3 · Voorwaarden. Kies een veld, een vergelijking en een waarde. Meerdere voorwaarden gelden samen: ze moeten allemaal kloppen. Minstens één voorwaarde is verplicht, want een controle zonder voorwaarde zou op elk evenement van toepassing zijn.

Je kunt kiezen uit dezelfde velden als in de regeleditor van de automatiseringen:

4 · Wanneer moet de controle een melding geven?

• Vóór het evenement: pas vanaf „evenement over maximaal X dagen”. Voor alles wat op tijd van tevoren klaar moet zijn.
• Na het evenement: pas vanaf „einde ligt minstens X dagen achter ons”. Voor nawerk.
• Altijd: los van de datum. Voor gegevens die vanaf het begin moeten kloppen.

De vooruitblik is maximaal 120 dagen: zover reikt het venster van Gereedheid vooruit, een hogere waarde zou niets veranderen.

5 · Verantwoordelijke (optioneel). Wie hier staat, is al ingevuld in het dialoogvenster voor het toewijzen. Zonder invulling wordt de projectleider van het evenement voorgesteld.

6 · Actief. Een uitgeschakelde controle blijft opgeslagen en geeft geen meldingen.

Drie voorbeelden

• „Zitplan ontbreekt”: aantal gasten groter dan 80, locatie is de grote zaal, meldt 14 dagen van tevoren.
• „Foto’s nog niet geleverd”: tag „Bruiloft”, meldt 7 dagen na het evenement.
• „Engelstalige documenten controleren”: taal is Engels, meldt altijd.

Goed om te weten

• Maximaal 20 eigen controles per workspace. Meer wordt onoverzichtelijk. Wie er meer nodig heeft, heeft meestal een taaksjabloon nodig in plaats van een controle.
• De regel leidt naar het evenement, niet naar een specifiek tabblad. Anders dan bij de ingebouwde controles weten wij niet waar jullie zitplan staat.
• Hij telt niet mee. Een eigen controle is van toepassing of niet. Er zit geen aantal achter, zoals bij „3 documenten zonder ontvanger”.
• Verwijderen is definitief. Taken die al op basis van de controle zijn aangemaakt, blijven bestaan; ze dragen de naam immers in gewone tekst.
• Er is nog steeds geen totaalscore. Ook met twintig eigen controles blijft Gereedheid een lijst met openstaande punten, geen cijfer voor een evenement.

Wat er nog niet is

• Eigen controles starten geen automatiseringen en versturen geen e-mails. Wie een melding moet krijgen, krijgt het punt als taak toegewezen.
• Velden uit andere onderdelen (documenten, diensten, productielijsten) zijn nog niet beschikbaar als voorwaarde. Daarvoor zijn de ingebouwde controles bedoeld.

Hoe de gereedheidslijst als geheel werkt, lees je in Gereedheid: wat er nog ontbreekt bij een evenement.