Bereitschaft: eigene Prüfungen anlegen

Die acht eingebauten Prüfungen der Bereitschaft decken ab, was in fast jedem Betrieb schiefgeht. Was bei euch schiefgeht, wissen wir nicht — deshalb könnt ihr eigene Prüfungen anlegen.

Eine eigene Prüfung ist: ein Name, ein Satz Bedingungen, ein Zeitbezug. Trifft alles zusammen auf eine Veranstaltung zu, steht sie in der Bereitschaftsliste — genau wie eine eingebaute, mit demselben Weg zur Veranstaltung, demselben „Als Aufgabe zuweisen“ und demselben Wegklicken.

Wo du es findest

Bereitschaft in der Seitenleiste → oben rechts Einstellungen → Block Eigene Prüfungen → Neue Prüfung.

Anlegen und Ändern darf, wer die Einstellungen des Workspace bearbeiten darf. Alle anderen sehen die Prüfungen, können sie aber nicht verändern.

Eine Prüfung anlegen

1 · Name. Das ist die Überschrift der Zeile in der Liste. Schreib hin, was fehlt, nicht was du prüfst: „Bestuhlungsplan fehlt“ liest sich besser als „Bestuhlungsplan-Prüfung“.

2 · Hinweis (optional). Ein Satz dazu, was zu tun ist — „Plan beim Kunden anfordern“. Er steht später als Begründung unter der Zeile. Der Text bleibt so, wie du ihn schreibst; er wird nicht übersetzt.

3 · Bedingungen. Wähle ein Feld, einen Vergleich und einen Wert. Mehrere Bedingungen gelten zusammen: es müssen alle zutreffen. Mindestens eine ist nötig — eine Prüfung ohne Bedingung träfe auf jede Veranstaltung zu.

Zur Auswahl stehen dieselben Felder wie im Regel-Editor der Automatisierungen:

4 · Wann soll sie melden?

• Vor der Veranstaltung — erst ab „Termin in höchstens X Tagen“. Für alles, was rechtzeitig vorher fertig sein muss.
• Nach der Veranstaltung — erst ab „Ende liegt mindestens X Tage zurück“. Für Nacharbeit.
• Immer — unabhängig vom Datum. Für Angaben, die von Anfang an stimmen müssen.

Der Vorlauf ist höchstens 120 Tage: so weit reicht das Fenster der Bereitschaft nach vorn, ein größerer Wert würde nichts ändern.

5 · Zuständigkeit (optional). Wer hier steht, ist im Zuweisen-Dialog vorbelegt. Ohne Angabe wird die Projektleitung der Veranstaltung vorgeschlagen.

6 · Aktiv. Eine ausgeschaltete Prüfung bleibt gespeichert und meldet nichts.

Drei Beispiele

• „Bestuhlungsplan fehlt“ — Gästezahl größer als 80, Räumlichkeit ist der große Saal, meldet 14 Tage vorher.
• „Fotos noch nicht geliefert“ — Tag „Hochzeit“, meldet 7 Tage nach der Veranstaltung.
• „Englischsprachige Unterlagen prüfen“ — Sprache ist Englisch, meldet immer.

Was du wissen solltest

• Bis zu 20 eigene Prüfungen je Workspace. Mehr lesen sich nicht mehr; wer mehr braucht, braucht meist eine Aufgaben-Vorlage statt einer Prüfung.
• Die Zeile führt auf die Veranstaltung, nicht auf einen bestimmten Reiter. Anders als bei den eingebauten Prüfungen wissen wir nicht, wo euer Bestuhlungsplan liegt.
• Sie zählt nicht. Eine eigene Prüfung trifft zu oder nicht — es gibt keine Anzahl dahinter wie bei „3 Belege ohne Empfänger“.
• Löschen ist endgültig. Bereits daraus erzeugte Aufgaben bleiben bestehen, sie tragen den Namen ja im Klartext.
• Es gibt weiterhin keinen Gesamt-Score. Auch mit zwanzig eigenen Prüfungen bleibt die Bereitschaft eine Liste offener Punkte, keine Note für eine Veranstaltung.

Was es noch nicht gibt

• Eigene Prüfungen lösen keine Automatisierungen und keine Mails aus. Wer benachrichtigt werden soll, bekommt den Punkt als Aufgabe zugewiesen.
• Felder aus anderen Bereichen (Belege, Schichten, Produktionslisten) stehen als Bedingung noch nicht zur Verfügung — dafür gibt es die eingebauten Prüfungen.

Wie die Bereitschaftsliste insgesamt funktioniert, steht in Bereitschaft: was an einer Veranstaltung noch fehlt.