Gotowość: własne kontrole
Po lekturze tego artykułu wiesz, jak oprócz ośmiu wbudowanych kontroli dodać własne — z nazwą, warunkami, odniesieniem czasowym i tekstem podpowiedzi — oraz na co zwrócić uwagę.
Osiem wbudowanych kontroli w module Gotowość obejmuje to, co szwankuje w niemal każdej firmie. Nie wiemy, co szwankuje u Ciebie — dlatego możesz dodać własne kontrole.
Własna kontrola to: nazwa, zestaw warunków, odniesienie czasowe. Jeśli wszystko pasuje do wydarzenia, kontrola pojawia się na liście gotowości — tak samo jak wbudowana, z tą samą ścieżką do wydarzenia, tym samym przyciskiem „Przypisz jako zadanie” i tym samym odrzucaniem.
Gdzie to znaleźć
Gotowość na pasku bocznym → u góry po prawej Ustawienia → blok Własne kontrole → Nowa kontrola.
Tworzyć i zmieniać kontrole może każdy, kto może edytować ustawienia workspace. Pozostałe osoby widzą kontrole, ale nie mogą ich zmieniać.
Dodawanie kontroli
1 · Nazwa. To nagłówek wiersza na liście. Napisz, czego brakuje, a nie co sprawdzasz: „Brak planu rozmieszczenia miejsc” czyta się lepiej niż „Kontrola planu rozmieszczenia miejsc”.
2 · Podpowiedź (opcjonalnie). Jedno zdanie o tym, co trzeba zrobić — „Poproś klienta o plan”. Pojawia się później jako uzasadnienie pod wierszem. Tekst pozostaje taki, jak go wpiszesz; nie jest tłumaczony.
3 · Warunki. Wybierz pole, porównanie i wartość. Kilka warunków obowiązuje łącznie: muszą być spełnione wszystkie. Potrzebny jest co najmniej jeden — kontrola bez warunku pasowałaby do każdego wydarzenia.
Do wyboru są te same pola co w edytorze reguł automatyzacji:
| Pole | Przykład |
|---|---|
| Nazwa | nazwa zawiera określoną wartość |
| Liczba gości | większa niż 100 |
| Budżet | większy niż 5 000 |
| Początek | przed określoną datą |
| Termin potwierdzony | ma wartość „nie” |
| Status | ma wartość „Opcja” |
| Język | ma wartość „angielski” |
| Tagi | ma jeden z kilku tagów |
| Lokalizacje | odbywa się w określonej sali |
| Klient | jest określonym kontaktem |
4 · Kiedy ma zgłaszać?
- Przed wydarzeniem — dopiero od „termin za najwyżej X dni”. Dla wszystkiego, co musi być gotowe odpowiednio wcześniej.
- Po wydarzeniu — dopiero od „koniec minął co najmniej X dni temu”. Do prac następczych.
- Zawsze — niezależnie od daty. Dla danych, które muszą być poprawne od początku.
Wyprzedzenie wynosi maksymalnie 120 dni: tak daleko do przodu sięga okno gotowości, większa wartość niczego by nie zmieniła.
5 · Odpowiedzialność (opcjonalnie). Osoba wpisana tutaj jest wstępnie wybrana w oknie przypisywania. Bez wpisu proponowany jest kierownik projektu wydarzenia.
6 · Aktywna. Wyłączona kontrola pozostaje zapisana i niczego nie zgłasza.
Trzy przykłady
- „Brak planu rozmieszczenia miejsc” — liczba gości większa niż 80, lokalizacja to duża sala, zgłasza 14 dni wcześniej.
- „Zdjęcia jeszcze nie dostarczone” — tag „Wesele”, zgłasza 7 dni po wydarzeniu.
- „Sprawdź dokumenty w języku angielskim” — język to angielski, zgłasza zawsze.
Co warto wiedzieć
- Do 20 własnych kontroli na workspace. Więcej już się nie czyta; kto potrzebuje więcej, zwykle potrzebuje szablonu zadań zamiast kontroli.
- Wiersz prowadzi do wydarzenia, a nie do konkretnej zakładki. W przeciwieństwie do kontroli wbudowanych nie wiemy, gdzie leży Twój plan rozmieszczenia miejsc.
- Nie liczy się. Własna kontrola pasuje albo nie — nie stoi za nią żadna liczba, jak przy „3 dokumenty bez odbiorcy”.
- Usunięcie jest ostateczne. Zadania już z niej utworzone pozostają, bo noszą nazwę zapisaną jawnym tekstem.
- Nadal nie ma ogólnej oceny punktowej. Nawet przy dwudziestu własnych kontrolach Gotowość pozostaje listą otwartych punktów, a nie oceną wydarzenia.
Czego jeszcze nie ma
- Własne kontrole nie uruchamiają automatyzacji ani e-maili. Kto ma zostać powiadomiony, otrzymuje punkt przypisany jako zadanie.
- Pola z innych obszarów (dokumenty, zmiany, listy produkcyjne) nie są jeszcze dostępne jako warunki — od tego są kontrole wbudowane.
Jak działa cała lista gotowości, opisano w artykule Gotowość: czego jeszcze brakuje w wydarzeniu.