Préparation : créer des contrôles personnalisés

Les huit contrôles intégrés de Préparation couvrent ce qui tourne mal dans presque toutes les entreprises. Ce qui tourne mal chez vous, nous l'ignorons — c'est pourquoi vous pouvez créer vos propres contrôles.

Un contrôle personnalisé, c'est : un nom, un ensemble de conditions, une référence temporelle. Lorsque tout cela correspond à un événement, il apparaît dans la liste de préparation — exactement comme un contrôle intégré, avec le même accès à l'événement, le même « Assigner comme tâche » et la même possibilité de l'écarter.

Où le trouver

Préparation dans la barre latérale → en haut à droite Paramètres → bloc Contrôles personnalisés → Nouveau contrôle.

Seules les personnes autorisées à modifier les paramètres du workspace peuvent créer et modifier des contrôles. Toutes les autres les voient, mais ne peuvent pas les modifier.

Créer un contrôle

1 · Nom. C'est le titre de la ligne dans la liste. Écrivez ce qui manque, pas ce que vous contrôlez : « Plan de salle manquant » se lit mieux que « Contrôle du plan de salle ».

2 · Indication (facultatif). Une phrase sur ce qu'il faut faire — « Demander le plan au client ». Elle apparaît ensuite comme justification sous la ligne. Le texte reste tel que vous l'écrivez ; il n'est pas traduit.

3 · Conditions. Choisissez un champ, une comparaison et une valeur. Plusieurs conditions s'appliquent ensemble : toutes doivent être remplies. Il en faut au moins une — un contrôle sans condition s'appliquerait à chaque événement.

Les champs proposés sont les mêmes que dans l'éditeur de règles des automatisations :

4 · Quand doit-il se déclencher ?

• Avant l'événement — seulement à partir de « événement dans X jours au plus ». Pour tout ce qui doit être prêt à temps.
• Après l'événement — seulement à partir de « la fin remonte à au moins X jours ». Pour le travail de suivi.
• Toujours — indépendamment de la date. Pour les informations qui doivent être correctes dès le départ.

Le délai d'anticipation est de 120 jours au maximum : c'est la portée de la fenêtre de Préparation vers l'avenir, une valeur plus élevée ne changerait rien.

5 · Responsable (facultatif). La personne indiquée ici est présélectionnée dans la boîte de dialogue d'assignation. Sans indication, le chef de projet de l'événement est proposé.

6 · Actif. Un contrôle désactivé reste enregistré et ne signale rien.

Trois exemples

• « Plan de salle manquant » — nombre d'invités supérieur à 80, le lieu est la grande salle, se déclenche 14 jours avant.
• « Photos pas encore livrées » — tag « Mariage », se déclenche 7 jours après l'événement.
• « Vérifier les documents en anglais » — la langue est l'anglais, se déclenche toujours.

À savoir

• Jusqu'à 20 contrôles personnalisés par workspace. Au-delà, la liste devient illisible ; si vous en avez besoin de plus, il vous faut généralement un modèle de tâche plutôt qu'un contrôle.
• La ligne mène à l'événement, pas à un onglet précis. Contrairement aux contrôles intégrés, nous ne savons pas où se trouve votre plan de salle.
• Il ne compte pas. Un contrôle personnalisé s'applique ou non — il n'y a pas de nombre derrière, comme pour « 3 documents sans destinataire ».
• La suppression est définitive. Les tâches déjà créées à partir de celui-ci subsistent, puisqu'elles portent le nom en clair.
• Il n'y a toujours pas de score global. Même avec vingt contrôles personnalisés, Préparation reste une liste de points ouverts, pas une note attribuée à un événement.

Ce qui n'existe pas encore

• Les contrôles personnalisés ne déclenchent ni automatisations ni e-mails. Toute personne qui doit être informée reçoit le point sous forme de tâche assignée.
• Les champs d'autres domaines (documents, services, listes de production) ne sont pas encore disponibles comme conditions — les contrôles intégrés sont là pour cela.

Le fonctionnement global de la liste de préparation est décrit dans Préparation : ce qui manque encore pour un événement.