Preparación: crea tus propias comprobaciones

Las ocho comprobaciones integradas de Preparación cubren lo que falla en casi cualquier negocio. Lo que falla en el vuestro no lo sabemos, por eso podéis crear comprobaciones propias.

Una comprobación propia consta de un nombre, un conjunto de condiciones y una referencia temporal. Si todo coincide con un evento, aparece en la lista de preparación, igual que una integrada: con el mismo acceso al evento, el mismo «Asignar como tarea» y la misma forma de descartarla.

Dónde encontrarlo

Preparación en la barra lateral → arriba a la derecha Ajustes → bloque Comprobaciones propias → Nueva comprobación.

Puede crearlas y modificarlas quien pueda editar los ajustes del workspace. Los demás ven las comprobaciones, pero no pueden cambiarlas.

Crear una comprobación

1 · Nombre. Es el título de la fila en la lista. Escribe lo que falta, no lo que compruebas: «Falta el plano de asientos» se lee mejor que «Comprobación del plano de asientos».

2 · Aviso (opcional). Una frase sobre lo que hay que hacer, por ejemplo «Pedir el plano al cliente». Más adelante aparece como motivo bajo la fila. El texto se queda tal como lo escribes; no se traduce.

3 · Condiciones. Elige un campo, una comparación y un valor. Varias condiciones se aplican a la vez: tienen que cumplirse todas. Se necesita al menos una; una comprobación sin condición se aplicaría a todos los eventos.

Puedes elegir entre los mismos campos que en el editor de reglas de las automatizaciones:

4 · ¿Cuándo debe avisar?

• Antes del evento: solo a partir de «evento dentro de X días como máximo». Para todo lo que tiene que estar listo con antelación.
• Después del evento: solo a partir de «el final fue hace al menos X días». Para el trabajo posterior.
• Siempre: independientemente de la fecha. Para datos que tienen que estar bien desde el principio.

La antelación es de 120 días como máximo: hasta ahí llega hacia delante la ventana de Preparación, y un valor mayor no cambiaría nada.

5 · Responsable (opcional). Quien figure aquí aparece preseleccionado en el diálogo de asignación. Si no indicas a nadie, se propone a la dirección de proyecto del evento.

6 · Activa. Una comprobación desactivada se mantiene guardada y no avisa de nada.

Tres ejemplos

• «Falta el plano de asientos»: número de invitados mayor que 80, el espacio es el salón grande, avisa 14 días antes.
• «Fotos aún no entregadas»: etiqueta «Boda», avisa 7 días después del evento.
• «Revisar documentos en inglés»: el idioma es inglés, avisa siempre.

Lo que debes saber

• Hasta 20 comprobaciones propias por workspace. Con más ya no se leen; quien necesita más suele necesitar una plantilla de tareas en lugar de una comprobación.
• La fila lleva al evento, no a una pestaña concreta. A diferencia de las comprobaciones integradas, no sabemos dónde tenéis vuestro plano de asientos.
• No cuenta. Una comprobación propia se cumple o no; no hay ninguna cantidad detrás, como en «3 documentos sin destinatario».
• Eliminar es definitivo. Las tareas ya generadas a partir de ella se mantienen, porque llevan el nombre en texto plano.
• Sigue sin haber una puntuación global. Incluso con veinte comprobaciones propias, Preparación sigue siendo una lista de puntos abiertos, no una nota para un evento.

Lo que aún no existe

• Las comprobaciones propias no activan automatizaciones ni correos. A quien deba ser notificado se le asigna el punto como tarea.
• Los campos de otras áreas (documentos, turnos, listas de producción) todavía no están disponibles como condición; para eso están las comprobaciones integradas.

Cómo funciona la lista de preparación en conjunto se explica en Preparación: qué le falta aún a un evento.