Stato di preparazione: creare controlli personalizzati

Gli otto controlli integrati dello Stato di preparazione coprono ciò che va storto in quasi ogni attività. Cosa vada storto da voi, però, non possiamo saperlo: per questo puoi creare controlli personalizzati.

Un controllo personalizzato è fatto di: un nome, un insieme di condizioni, un riferimento temporale. Se tutto corrisponde a un evento, il controllo compare nell'elenco dello stato di preparazione, esattamente come uno integrato: con lo stesso percorso verso l'evento, lo stesso «Assegna come attività» e lo stesso modo di chiuderlo con un clic.

Dove trovarlo

Stato di preparazione nella barra laterale → in alto a destra Impostazioni → blocco Controlli personalizzati → Nuovo controllo.

Può creare e modificare i controlli chi può modificare le impostazioni del workspace. Tutti gli altri li vedono, ma non possono cambiarli.

Creare un controllo

1 · Nome. È il titolo della riga nell'elenco. Scrivi ciò che manca, non ciò che controlli: «Piantina dei posti mancante» si legge meglio di «Controllo piantina dei posti».

2 · Suggerimento (facoltativo). Una frase su cosa fare, ad esempio «Richiedere la piantina al cliente». In seguito compare come motivazione sotto la riga. Il testo resta esattamente come lo scrivi e non viene tradotto.

3 · Condizioni. Scegli un campo, un confronto e un valore. Se le condizioni sono più di una, valgono insieme: devono essere soddisfatte tutte. Ne serve almeno una: un controllo senza condizioni varrebbe per ogni evento.

I campi disponibili sono gli stessi dell'editor delle regole delle automazioni:

4 · Quando deve segnalare?

• Prima dell'evento: solo a partire da «evento entro al massimo X giorni». Per tutto ciò che deve essere pronto per tempo.
• Dopo l'evento: solo a partire da «la fine risale ad almeno X giorni fa». Per le attività successive.
• Sempre: indipendentemente dalla data. Per i dati che devono essere corretti fin dall'inizio.

L'anticipo è al massimo di 120 giorni: è fin dove arriva in avanti la finestra dello stato di preparazione, quindi un valore più alto non cambierebbe nulla.

5 · Responsabile (facoltativo). Chi indichi qui viene preselezionato nella finestra di assegnazione. Se non indichi nessuno, viene proposto il responsabile di progetto dell'evento.

6 · Attivo. Un controllo disattivato resta salvato e non segnala nulla.

Tre esempi

• «Piantina dei posti mancante»: numero di ospiti maggiore di 80, la location è la sala grande, segnala 14 giorni prima.
• «Foto non ancora consegnate»: tag «Matrimonio», segnala 7 giorni dopo l'evento.
• «Verificare i documenti in inglese»: la lingua è l'inglese, segnala sempre.

Cosa devi sapere

• Fino a 20 controlli personalizzati per workspace. Oltre non sono più leggibili; chi ne ha bisogno di più, di solito ha bisogno di un modello di attività invece che di un controllo.
• La riga porta all'evento, non a una scheda specifica. A differenza dei controlli integrati, non sappiamo dove si trovi la vostra piantina dei posti.
• Non conta. Un controllo personalizzato o corrisponde o non corrisponde: non c'è un numero dietro, come in «3 documenti senza destinatario».
• L'eliminazione è definitiva. Le attività già generate dal controllo restano, perché riportano il nome in chiaro.
• Continua a non esserci un punteggio complessivo. Anche con venti controlli personalizzati, lo stato di preparazione resta un elenco di punti aperti, non un voto per un evento.

Cosa non c'è ancora

• I controlli personalizzati non attivano automazioni né email. Chi deve essere avvisato riceve il punto assegnato come attività.
• I campi di altre aree (documenti, turni, liste di produzione) non sono ancora disponibili come condizioni: per quelli ci sono i controlli integrati.

Come funziona nel complesso l'elenco dello stato di preparazione è spiegato in Stato di preparazione: cosa manca ancora a un evento.