Prontidão: criar verificações personalizadas

As oito verificações integradas da Prontidão cobrem o que corre mal em quase todas as operações. O que corre mal na vossa, não sabemos — por isso, é possível criar verificações personalizadas.

Uma verificação personalizada é: um nome, um conjunto de condições, uma referência temporal. Se tudo se aplicar a um evento, aparece na lista de prontidão — tal como uma verificação integrada, com o mesmo caminho para o evento, o mesmo «Atribuir como tarefa» e a mesma forma de dispensar.

Onde encontrar

Prontidão na barra lateral → no canto superior direito Definições → bloco Verificações personalizadas → Nova verificação.

Criar e alterar só é permitido a quem pode editar as definições do workspace. Os restantes utilizadores veem as verificações, mas não as podem alterar.

Criar uma verificação

1 · Nome. É o título da linha na lista. Escrever o que falta, não o que se verifica: «Plano de lugares em falta» lê-se melhor do que «Verificação do plano de lugares».

2 · Nota (opcional). Uma frase sobre o que fazer — «Pedir o plano ao cliente». Aparece depois como justificação por baixo da linha. O texto mantém-se tal como foi escrito; não é traduzido.

3 · Condições. Escolher um campo, uma comparação e um valor. Várias condições aplicam-se em conjunto: têm de se verificar todas. É necessária pelo menos uma — uma verificação sem condição aplicar-se-ia a todos os eventos.

Estão disponíveis os mesmos campos do editor de regras das automatizações:

4 · Quando deve avisar?

• Antes do evento — só a partir de «data em, no máximo, X dias». Para tudo o que tem de estar pronto atempadamente.
• Depois do evento — só a partir de «fim há, pelo menos, X dias». Para trabalho posterior.
• Sempre — independentemente da data. Para dados que têm de estar certos desde o início.

A antecedência é de 120 dias, no máximo: é até aí que a janela da prontidão chega para a frente; um valor maior não alteraria nada.

5 · Responsável (opcional). Quem for indicado aqui vem pré-preenchido na caixa de diálogo de atribuição. Sem indicação, é sugerido o responsável de projeto do evento.

6 · Ativa. Uma verificação desativada permanece guardada e não avisa nada.

Três exemplos

• «Plano de lugares em falta» — número de convidados superior a 80, espaço é a sala grande, avisa 14 dias antes.
• «Fotografias ainda não entregues» — etiqueta «Casamento», avisa 7 dias depois do evento.
• «Verificar documentos em inglês» — idioma é inglês, avisa sempre.

O que convém saber

• Até 20 verificações personalizadas por workspace. Mais do que isso já ninguém lê; quem precisa de mais precisa, normalmente, de um modelo de tarefas em vez de uma verificação.
• A linha leva ao evento, não a um separador específico. Ao contrário das verificações integradas, não sabemos onde está o vosso plano de lugares.
• Não conta. Uma verificação personalizada aplica-se ou não — não há um número por trás, como em «3 documentos sem destinatário».
• Eliminar é definitivo. As tarefas já geradas a partir dela mantêm-se, pois contêm o nome em texto simples.
• Continua a não haver uma pontuação global. Mesmo com vinte verificações personalizadas, a Prontidão continua a ser uma lista de pontos em aberto, não uma nota para um evento.

O que ainda não existe

• As verificações personalizadas não desencadeiam automatizações nem e-mails. Quem deve ser notificado recebe o ponto atribuído como tarefa.
• Os campos de outras áreas (documentos, turnos, listas de produção) ainda não estão disponíveis como condição — para isso existem as verificações integradas.

O funcionamento da lista de prontidão no seu conjunto está descrito em Prontidão: o que ainda falta num evento.