Gereedheid: wat er nog ontbreekt bij een evenement
Na dit artikel weet je hoe het onderdeel Gereedheid openstaande punten van alle evenementen verzamelt, hoe je een punt afsluit, toewijst als taak of wegklikt, en hoe je instelt welke controles voor jullie bedrijf gelden.
Gereedheid beantwoordt één vraag: Wat ontbreekt er nog voordat dit evenement plaatsvindt? In plaats van elk evenement afzonderlijk door te klikken, zie je op één plek alle evenementen waarbij iets openstaat.
In de video zie je hoe de gereedheidscontrole ontbrekend personeel, onvolledige paklijsten of ontbrekende ontvangers meldt en hoe je eigen controles aanmaakt.
De afzonderlijke stappen vind je hieronder ook om na te lezen.
Waar vind je het
In de zijbalk onder Gereedheid. Het item verschijnt zodra je minstens één van de modules Evenementen, Personeel, Inventaris of Financiën mag zien.
Hoe de lijst is opgebouwd
De lijst heeft twee onderdelen, omdat er twee verschillende dingen te doen zijn:
- Aankomend — de datum komt eraan, hier gaat het om voorbereiding. Gesorteerd op nabijheid van de datum.
- Af te sluiten — de datum is voorbij, hier gaat het om afhandeling achteraf. Gesorteerd op leeftijd.
Onder elk evenement staat per openstaand punt een regel, met de reden erbij — bijvoorbeeld „2 van 4 plekken onbezet”. Elke regel heeft een knop die je precies daarheen brengt waar je het punt kunt afsluiten.
Deze controles bestaan er
| Controle | Slaat aan als … | Je sluit hem af … |
|---|---|---|
| Personeel ontbreekt | er geen dienst is aangemaakt of plekken onbezet zijn | in het dienstrooster van het evenement |
| Paklijst onvolledig | een vrijgegeven paklijst nog niet afgevinkte regels heeft | in de paklijst |
| Nog niet gefactureerd | het evenement voorbij is en er geen factuur is verstuurd | in de documenten van het evenement |
| Aantal gasten gewijzigd | het aantal gasten afwijkt van het aantal waarmee voor het laatst is afgedrukt | door de productielijst opnieuw op te halen |
| Datum niet bevestigd | de datum nog als onbevestigd is gemarkeerd | in de basisgegevens van het evenement |
| Geen adres | noch evenement, zaal, zaalgroep noch bedrijfsadres een adres oplevert | in de basisgegevens |
| Geen contactpersoon | er geen contact aan het evenement is gekoppeld | in de basisgegevens |
| Document zonder ontvanger | een conceptdocument geen ontvanger heeft | in het document |
Over de facturatiecontrole: deze kijkt of er überhaupt een factuur is verstuurd. Werk je met deelfacturen, dan zwijgt de controle zodra de eerste is verstuurd.
Een punt toewijzen als taak
Klik bij de regel op Toewijzen als taak, kies een persoon en een vervaldatum — standaard ingevuld passend bij de datum van het evenement. De taak hangt aan het evenement en verschijnt bij de verantwoordelijke persoon in de meldingsbel en in het medewerkersportaal. Per punt en evenement ontstaat hooguit één taak; twee keer klikken maakt geen dubbele aan.
Een punt wegklikken
Niet elk punt geldt voor elk evenement. Bij een intern proefdiner ontbreekt de contactpersoon met opzet. Klik de regel weg — hij verdwijnt voor dat ene evenement, de controle blijft voor alle andere actief.
Vuistregel: klik losse valse meldingen weg. Schakel een controle pas helemaal uit als hij bij jullie in principe niet past.
Controles in- en uitschakelen
Bovenaan de pagina stel je onder Controles per controle in:
- aan of uit — waar jullie zo niet mee werken, hoeft jullie ook niet te herinneren
- Voorlooptijd in dagen — hoe lang voor de datum de controle moet aanslaan, bijvoorbeeld 7 dagen voor personeel
- Standaardverantwoordelijke — wie bij het toewijzen wordt voorgesteld
Personeel ontbreekt en Paklijst onvolledig staan bij de start uitgeschakeld. Ze zijn alleen zinvol als jullie diensten respectievelijk paklijsten daadwerkelijk in Univents bijhouden. Schakel ze in zodra dat zo is.
Eigen controles
Onder de acht ingebouwde controles staat het blok Eigen controles. Daar leggen jullie vast waar in jullie bedrijf op gelet moet worden — met een naam, voorwaarden (aantal gasten, budget, tags, locatie, klant en meer) en een tijdsbepaling. Een eigen controle verschijnt in de lijst zoals elke ingebouwde controle en kan op dezelfde manier worden toegewezen en weggeklikt. Maximaal 20 per workspace.
Hoe dat precies werkt, lees je in Gereedheid: eigen controles aanmaken.
Wie wat ziet
De lijst wordt aan de serverkant gefilterd op basis van jullie rolmachtigingen. Zonder financiële machtigingen krijg je de punten over facturen en documenten helemaal niet aangeleverd — ze zijn niet alleen verborgen, ze worden niet verzonden.
Bij het eerste openen
Univents controleert tot 90 dagen terug en tot 120 dagen vooruit. Bij de eerste keer openen staan daarom ook oudere evenementen met openstaande punten in de lijst. Dat is geen fout, dat is jullie bestaande werkvoorraad. Een melding boven de lijst legt dit uit, en je kunt hem wegklikken.
Wat er nog niet is
- Op mobiel is Gereedheid nog niet beschikbaar.
- De controles lokken nog geen automatiseringen of e-mails uit. Wie een melding moet krijgen, krijgt op dit moment een taak toegewezen.