Bereitschaft: was an einer Veranstaltung noch fehlt
Nach diesem Artikel weißt du, wie der Bereich Bereitschaft offene Punkte über alle Veranstaltungen sammelt, wie du einen Punkt schließt, als Aufgabe zuweist oder wegklickst, und wie du einstellst, welche Prüfungen für euren Betrieb gelten.
Bereitschaft beantwortet eine einzige Frage: Was fehlt noch, bevor diese Veranstaltung läuft? Statt jede Veranstaltung einzeln durchzuklicken, siehst du an einer Stelle alle, bei denen etwas offen ist.
Wo du es findest
In der Seitenleiste unter Bereitschaft. Der Eintrag erscheint, sobald du mindestens eines der Module Veranstaltungen, Personal, Inventar oder Finanzen sehen darfst.
Wie die Liste aufgebaut ist
Die Liste hat zwei Abschnitte, weil zwei verschiedene Dinge zu tun sind:
- Kommend — der Termin steht bevor, hier geht es um Vorbereitung. Sortiert nach Nähe zum Termin.
- Abzuschließen — der Termin ist vorbei, hier geht es um Nacharbeit. Sortiert nach Alter.
Unter jeder Veranstaltung steht eine Zeile je offenem Punkt, mit der Begründung dahinter — zum Beispiel „2 von 4 Plätzen unbesetzt“. Jede Zeile hat einen Knopf, der genau dorthin führt, wo der Punkt zu schließen ist.
Diese Prüfungen gibt es
| Prüfung | Schlägt an, wenn … | Du schließt sie … |
|---|---|---|
| Personal fehlt | keine Schicht angelegt ist oder Plätze unbesetzt sind | im Schichtplan der Veranstaltung |
| Packliste unvollständig | eine freigegebene Packliste noch nicht abgehakte Positionen hat | in der Packliste |
| Noch nicht abgerechnet | die Veranstaltung vorbei ist und keine Rechnung verschickt wurde | in den Belegen der Veranstaltung |
| Gästezahl geändert | die Gästezahl von der abweicht, mit der zuletzt gedruckt wurde | indem du die Produktionsliste neu ziehst |
| Termin nicht bestätigt | der Termin noch als unbestätigt markiert ist | in den Stammdaten der Veranstaltung |
| Keine Adresse | weder Veranstaltung, Raum, Raumgruppe noch Firmenadresse eine Adresse liefern | in den Stammdaten |
| Kein Ansprechpartner | der Veranstaltung kein Kontakt zugeordnet ist | in den Stammdaten |
| Beleg ohne Empfänger | ein Entwurfs-Beleg keinen Empfänger hat | im Beleg |
Zur Abrechnungs-Prüfung: Sie schaut, ob überhaupt eine Rechnung verschickt wurde. Arbeitest du mit Teilrechnungen, verstummt die Prüfung, sobald die erste davon raus ist.
Einen Punkt als Aufgabe zuweisen
Klicke an der Zeile auf Als Aufgabe zuweisen, wähle eine Person und ein Fälligkeitsdatum — vorbelegt passend zum Veranstaltungstermin. Die Aufgabe hängt an der Veranstaltung und taucht bei der zuständigen Person in der Glocke und im Mitarbeiter-Portal auf. Je Punkt und Veranstaltung entsteht höchstens eine Aufgabe, zweimal Klicken erzeugt keine Dublette.
Einen Punkt wegklicken
Nicht jeder Punkt gilt für jede Veranstaltung. Beim internen Probeessen fehlt der Ansprechpartner absichtlich. Klicke die Zeile weg — sie verschwindet für diese eine Veranstaltung, die Prüfung bleibt für alle anderen aktiv.
Faustregel: Einzelne Fehlalarme wegklicken. Erst wenn eine Prüfung bei euch grundsätzlich nicht passt, schalte sie ganz aus.
Prüfungen ein- und ausschalten
Oben auf der Seite unter Prüfungen stellst du je Prüfung ein:
- an oder aus — was ihr nicht so arbeitet, muss euch nicht erinnern
- Vorlauf in Tagen — wie früh vor dem Termin die Prüfung anschlagen soll, zum Beispiel 7 Tage für Personal
- Standard-Zuständigkeit — wer beim Zuweisen vorgeschlagen wird
Personal fehlt und Packliste unvollständig sind zum Start ausgeschaltet. Sie sind nur sinnvoll, wenn ihr Schichten beziehungsweise Packlisten tatsächlich in Univents führt. Schalte sie ein, sobald das der Fall ist.
Eigene Prüfungen
Unter den acht eingebauten steht der Block Eigene Prüfungen. Dort legt ihr an, worauf in eurem Betrieb geachtet werden soll — mit Namen, Bedingungen (Gästezahl, Budget, Tags, Räumlichkeit, Kunde und weitere) und Zeitbezug. Eine eigene Prüfung erscheint in der Liste wie jede eingebaute und lässt sich genauso zuweisen und wegklicken. Bis zu 20 je Workspace.
Wie das im Einzelnen geht, steht in Bereitschaft: eigene Prüfungen anlegen.
Wer was sieht
Die Liste wird serverseitig nach euren Rollenrechten gefiltert. Ohne Finanzrechte bekommst du die Punkte zu Rechnungen und Belegen gar nicht geliefert — sie sind nicht nur ausgeblendet, sie werden nicht übertragen.
Beim ersten Öffnen
Univents prüft rückwirkend bis 90 Tage und voraus bis 120 Tage. Beim ersten Aufruf stehen deshalb auch ältere Veranstaltungen mit offenen Punkten in der Liste. Das ist kein Fehler, sondern euer Bestand. Ein Hinweis über der Liste sagt es, und du kannst ihn wegklicken.
Was es noch nicht gibt
- Am Handy gibt es die Bereitschaft noch nicht.
- Die Prüfungen lösen noch keine Automatisierungen oder Mails aus. Wer benachrichtigt werden soll, bekommt heute eine Aufgabe zugewiesen.