Préparation : ce qui manque encore à un événement
Après la lecture de cet article, vous saurez comment la section Préparation rassemble les points ouverts de tous les événements, comment clôturer un point, l’assigner comme tâche ou l’écarter, et comment définir les contrôles qui s’appliquent à votre activité.
Préparation répond à une seule question : Que manque-t-il encore avant le début de cet événement ? Au lieu de parcourir chaque événement un par un, vous voyez en un seul endroit tous ceux pour lesquels quelque chose est en suspens.
Dans la vidéo, vous voyez comment le contrôle de préparation signale le personnel manquant, les listes de chargement incomplètes ou les destinataires manquants, et comment créer des contrôles personnalisés.
Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.
Où le trouver
Dans la barre latérale, sous Préparation. L’entrée apparaît dès que vous avez accès à au moins l’un des modules Événements, Personnel, Inventaire ou Finances.
Structure de la liste
La liste comporte deux sections, car deux types de tâches sont à traiter :
- À venir — la date approche, il s’agit de préparation. Triée par proximité de la date.
- À clôturer — la date est passée, il s’agit de suivi. Triée par ancienneté.
Sous chaque événement figure une ligne par point ouvert, avec la raison associée — par exemple « 2 places sur 4 non pourvues ». Chaque ligne comporte un bouton qui mène exactement à l’endroit où le point peut être clôturé.
Les contrôles disponibles
| Contrôle | Se déclenche lorsque … | Vous le clôturez … |
|---|---|---|
| Personnel manquant | aucun service n’est créé ou des places ne sont pas pourvues | dans le planning des services de l’événement |
| Liste de chargement incomplète | une liste de chargement validée comporte encore des lignes non cochées | dans la liste de chargement |
| Pas encore facturé | l’événement est terminé et aucune facture n’a été envoyée | dans les documents de l’événement |
| Nombre d’invités modifié | le nombre d’invités diffère de celui de la dernière impression | en générant à nouveau la liste de production |
| Date non confirmée | la date est encore marquée comme non confirmée | dans les données de base de l’événement |
| Aucune adresse | ni l’événement, ni la salle, ni le groupe de salles, ni l’adresse de l’entreprise ne fournit d’adresse | dans les données de base |
| Aucun interlocuteur | aucun contact n’est associé à l’événement | dans les données de base |
| Document sans destinataire | un document en brouillon n’a pas de destinataire | dans le document |
À propos du contrôle de facturation : il vérifie uniquement si une facture a été envoyée. Si vous travaillez avec des factures partielles, le contrôle ne se déclenche plus dès que la première est partie.
Assigner un point comme tâche
Cliquez sur Assigner comme tâche sur la ligne, choisissez une personne et une date d’échéance — préremplie en fonction de la date de l’événement. La tâche est rattachée à l’événement et apparaît chez la personne responsable dans la cloche et dans le portail des employés. Il n’est créé au maximum qu’une tâche par point et par événement ; cliquer deux fois ne crée donc pas de doublon.
Écarter un point
Tous les points ne concernent pas tous les événements. Pour un repas d’essai interne, l’absence d’interlocuteur est volontaire. Écartez la ligne — elle disparaît pour cet événement uniquement, le contrôle reste actif pour tous les autres.
Règle d’or : écartez les fausses alertes ponctuelles. Ne désactivez complètement un contrôle que s’il ne convient fondamentalement pas à votre activité.
Activer et désactiver les contrôles
En haut de la page, sous Contrôles, vous réglez pour chaque contrôle :
- activé ou désactivé — ce que vous ne pratiquez pas ainsi n’a pas besoin de vous le rappeler
- Délai en jours — combien de temps avant la date le contrôle doit se déclencher, par exemple 7 jours pour le personnel
- Responsable par défaut — qui est proposé lors de l’assignation
Personnel manquant et Liste de chargement incomplète sont désactivés au départ. Ils n’ont de sens que si vous gérez réellement des services ou des listes de chargement dans Univents. Activez-les dès que c’est le cas.
Contrôles personnalisés
Sous les huit contrôles intégrés se trouve le bloc Contrôles personnalisés. Vous y définissez ce à quoi il faut faire attention dans votre activité — avec un nom, des conditions (nombre d’invités, budget, tags, lieu, client et autres) et une référence temporelle. Un contrôle personnalisé apparaît dans la liste comme n’importe quel contrôle intégré et peut être assigné et écarté de la même manière. Jusqu’à 20 par workspace.
Pour le détail, consultez Préparation : créer des contrôles personnalisés.
Qui voit quoi
La liste est filtrée côté serveur selon vos autorisations de rôle. Sans autorisations d’accès aux finances, les points relatifs aux factures et aux documents ne vous sont pas livrés du tout — ils ne sont pas simplement masqués, ils ne sont pas transmis.
À la première ouverture
Univents vérifie jusqu’à 90 jours en arrière et jusqu’à 120 jours en avant. Lors du premier accès, la liste contient donc aussi d’anciens événements avec des points ouverts. Ce n’est pas une erreur, c’est votre existant. Une remarque au-dessus de la liste l’indique, et vous pouvez la fermer.
Ce qui n’existe pas encore
- La section Préparation n’est pas encore disponible sur mobile.
- Les contrôles ne déclenchent pas encore d’automatisations ni d’e-mails. Aujourd’hui, la personne à notifier se voit assigner une tâche.