Preparación: qué le falta todavía a un evento
Después de este artículo sabrás cómo el área Preparación reúne los puntos pendientes de todos los eventos, cómo cerrar un punto, asignarlo como tarea o descartarlo, y cómo configurar qué comprobaciones se aplican a tu negocio.
Preparación responde a una sola pregunta: ¿qué falta todavía para que este evento salga adelante? En lugar de revisar cada evento uno por uno, ves en un solo sitio todos los que tienen algo pendiente.
En el vídeo ves cómo la comprobación de preparación avisa de personal que falta, listas de carga abiertas o destinatarios que faltan, y cómo crear tus propias comprobaciones.
Los pasos individuales también los tienes por escrito a continuación.
Dónde encontrarlo
En la barra lateral, en Preparación. La entrada aparece en cuanto puedes ver al menos uno de los módulos Eventos, Personal, Inventario o Finanzas.
Cómo está organizada la lista
La lista tiene dos secciones, porque hay dos tipos de tareas distintas:
- Próximos — la fecha está cerca y se trata de preparar. Ordenados por cercanía a la fecha.
- Por cerrar — la fecha ya pasó y se trata de trabajo posterior. Ordenados por antigüedad.
Debajo de cada evento hay una línea por cada punto pendiente, con el motivo al lado, por ejemplo «2 de 4 plazas sin cubrir». Cada línea tiene un botón que te lleva justo al lugar donde se cierra ese punto.
Estas son las comprobaciones
| Comprobación | Salta cuando … | La cierras … |
|---|---|---|
| Falta personal | no hay ningún turno creado o hay plazas sin cubrir | en el cuadrante de turnos del evento |
| Lista de carga incompleta | una lista de carga liberada aún tiene líneas sin marcar | en la lista de carga |
| Aún sin facturar | el evento ya pasó y no se ha enviado ninguna factura | en los documentos del evento |
| Número de invitados modificado | el número de invitados difiere del que se usó en la última impresión | volviendo a generar la lista de producción |
| Fecha sin confirmar | la fecha sigue marcada como sin confirmar | en los datos maestros del evento |
| Sin dirección | ni el evento, ni el espacio, ni el grupo de espacios, ni la empresa aportan una dirección | en los datos maestros |
| Sin persona de contacto | el evento no tiene ningún contacto asignado | en los datos maestros |
| Documento sin destinatario | un documento en borrador no tiene destinatario | en el documento |
Sobre la comprobación de facturación: solo mira si se ha enviado alguna factura. Si trabajas con facturas parciales, la comprobación deja de avisar en cuanto sale la primera.
Asignar un punto como tarea
Haz clic en Asignar como tarea en la línea, elige a una persona y una fecha de vencimiento, que viene rellenada de acuerdo con la fecha del evento. La tarea queda vinculada al evento y aparece a la persona responsable en la campana y en el portal del empleado. Por cada punto y evento se crea como máximo una tarea, así que hacer clic dos veces no genera duplicados.
Descartar un punto
No todos los puntos se aplican a todos los eventos. En una degustación interna, la falta de persona de contacto es intencionada. Descarta la línea: desaparece solo para ese evento y la comprobación sigue activa para todos los demás.
Regla práctica: descarta las falsas alarmas puntuales. Desactiva una comprobación por completo solo cuando no encaja en absoluto con tu forma de trabajar.
Activar y desactivar comprobaciones
En la parte superior de la página, en Comprobaciones, configuras para cada una:
- activada o desactivada — lo que no hacéis así no tiene por qué recordároslo
- Antelación en días — con cuánta antelación respecto a la fecha debe saltar la comprobación, por ejemplo 7 días para el personal
- Responsable por defecto — quién se propone al asignar
Falta personal y Lista de carga incompleta vienen desactivadas de inicio. Solo tienen sentido si de verdad gestionáis los turnos o las listas de carga en Univents. Actívalas en cuanto sea así.
Comprobaciones propias
Debajo de las ocho integradas está el bloque Comprobaciones propias. Ahí definís a qué hay que prestar atención en vuestro negocio, con un nombre, condiciones (número de invitados, presupuesto interno, etiquetas, espacio, cliente y más) y una referencia temporal. Una comprobación propia aparece en la lista como cualquier integrada y se puede asignar y descartar igual. Hasta 20 por workspace.
Los detalles, paso a paso, están en Preparación: crear comprobaciones propias.
Quién ve qué
La lista se filtra en el servidor según los permisos de vuestros roles. Sin permisos de finanzas no recibes los puntos sobre facturas y documentos: no solo están ocultos, es que no se transmiten.
Al abrirla por primera vez
Univents revisa hasta 90 días hacia atrás y hasta 120 días hacia delante. Por eso, la primera vez también aparecen en la lista eventos antiguos con puntos pendientes. No es un error, es vuestro histórico. Un aviso sobre la lista lo explica, y puedes descartarlo.
Lo que todavía no existe
- La Preparación todavía no está disponible en el móvil.
- Las comprobaciones aún no activan automatizaciones ni correos. Quien deba recibir un aviso, hoy recibe una tarea asignada.