Stato di preparazione: cosa manca ancora a un evento
Dopo questo articolo sai come l’area Stato di preparazione raccoglie i punti aperti di tutti gli eventi, come chiudere un punto, assegnarlo come attività o scartarlo e come impostare quali controlli valgono per la vostra attività.
Stato di preparazione risponde a una sola domanda: cosa manca ancora prima che questo evento abbia luogo? Invece di aprire ogni evento uno per uno, vedi in un unico posto tutti quelli in cui qualcosa è ancora aperto.
Nel video vedi come il controllo dello stato di preparazione segnala personale mancante, liste di carico aperte o destinatari mancanti e come creare controlli personalizzati.
Trovi i singoli passaggi anche qui sotto, da rileggere con calma.
Dove lo trovi
Nella barra laterale, sotto Stato di preparazione. La voce compare non appena puoi vedere almeno uno dei moduli Eventi, Personale, Inventario o Finanze.
Come è strutturato l’elenco
L’elenco ha due sezioni, perché ci sono due cose diverse da fare:
- In arrivo — la data si avvicina, qui si tratta di preparazione. Ordinato per vicinanza alla data.
- Da chiudere — la data è passata, qui si tratta di lavoro successivo. Ordinato per anzianità.
Sotto ogni evento trovi una riga per ogni punto aperto, con il motivo accanto — ad esempio «2 posti su 4 non assegnati». Ogni riga ha un pulsante che porta esattamente dove il punto va chiuso.
Questi sono i controlli
| Controllo | Scatta quando … | Lo chiudi … |
|---|---|---|
| Personale mancante | non è stato creato nessun turno o ci sono posti non assegnati | nel piano turni dell’evento |
| Lista di carico incompleta | una lista di carico rilasciata ha ancora righe non spuntate | nella lista di carico |
| Non ancora fatturato | l’evento è concluso e non è stata inviata nessuna fattura | nei documenti dell’evento |
| Numero di ospiti modificato | il numero di ospiti è diverso da quello dell’ultima stampa | rigenerando la lista di produzione |
| Data non confermata | la data è ancora contrassegnata come non confermata | nei dati anagrafici dell’evento |
| Nessun indirizzo | né l’evento, né la sala, né il gruppo di sale, né l’indirizzo aziendale forniscono un indirizzo | nei dati anagrafici |
| Nessun referente | all’evento non è assegnato nessun contatto | nei dati anagrafici |
| Documento senza destinatario | un documento in bozza non ha destinatario | nel documento |
Sul controllo di fatturazione: verifica solo se è stata inviata almeno una fattura. Se lavori con fatture parziali, il controllo smette di scattare non appena è partita la prima.
Assegnare un punto come attività
Clicca sulla riga su Assegna come attività, scegli una persona e una data di scadenza — preimpostata in base alla data dell’evento. L’attività è collegata all’evento e compare per la persona responsabile nella campanella e nel portale dipendenti. Per ogni punto e ogni evento viene creata al massimo un’attività: se clicchi due volte, non si genera nessun duplicato.
Scartare un punto
Non ogni punto vale per ogni evento. Nella degustazione interna di prova, ad esempio, il referente manca di proposito. Scarta la riga: scompare solo per quell’evento, mentre il controllo resta attivo per tutti gli altri.
Regola pratica: scarta i singoli falsi allarmi. Disattiva del tutto un controllo solo quando in generale non si adatta alla vostra attività.
Attivare e disattivare i controlli
In alto nella pagina, sotto Controlli, imposti per ogni controllo:
- attivo o disattivo — ciò che da voi non funziona così non deve ricordarvelo
- Anticipo in giorni — quanto tempo prima della data il controllo deve scattare, ad esempio 7 giorni per il personale
- Responsabile predefinito — chi viene proposto al momento dell’assegnazione
Personale mancante e Lista di carico incompleta sono disattivati all’inizio. Hanno senso solo se gestite davvero turni o liste di carico in Univents. Attivali non appena è così.
Controlli personalizzati
Sotto gli otto controlli integrati trovi il blocco Controlli personalizzati. Qui create ciò a cui volete prestare attenzione nella vostra attività — con nome, condizioni (numero di ospiti, budget, tag, location, cliente e altro) e riferimento temporale. Un controllo personalizzato compare nell’elenco come ogni controllo integrato e si può assegnare e scartare allo stesso modo. Fino a 20 per workspace.
I dettagli li trovi in Stato di preparazione: creare controlli personalizzati.
Chi vede cosa
L’elenco viene filtrato lato server in base alle autorizzazioni del tuo ruolo. Senza autorizzazioni per la parte finanziaria non ricevi affatto i punti relativi a fatture e documenti: non sono solo nascosti, non vengono trasmessi.
Alla prima apertura
Univents controlla a ritroso fino a 90 giorni e in avanti fino a 120 giorni. Alla prima apertura compaiono quindi nell’elenco anche eventi più vecchi con punti aperti. Non è un errore, è il vostro storico. Un avviso sopra l’elenco lo segnala e puoi chiuderlo.
Cosa non c’è ancora
- Sul cellulare lo stato di preparazione non è ancora disponibile.
- I controlli non attivano ancora automazioni né e-mail. Chi deve essere avvisato riceve per ora un’attività assegnata.