Gotowość: czego jeszcze brakuje w wydarzeniu
Po przeczytaniu tego artykułu wiesz, jak obszar Gotowość zbiera otwarte punkty ze wszystkich wydarzeń, jak zamknąć punkt, przypisać go jako zadanie lub odrzucić oraz jak ustawić, które kontrole obowiązują w Waszej firmie.
Gotowość odpowiada na jedno pytanie: czego jeszcze brakuje, zanim to wydarzenie się odbędzie? Zamiast przeklikiwać każde wydarzenie osobno, widzisz w jednym miejscu wszystkie, w których coś jest jeszcze otwarte.
W wideo zobaczysz, jak kontrola gotowości zgłasza brakujący personel, niekompletne listy pakowania lub brakujących odbiorców oraz jak tworzyć własne kontrole.
Poszczególne kroki znajdziesz też poniżej w formie tekstu.
Gdzie to znajdziesz
W panelu bocznym pod pozycją Gotowość. Pozycja pojawia się, gdy masz dostęp do co najmniej jednego z modułów: wydarzenia, personel, inwentarz lub finanse.
Jak zbudowana jest lista
Lista ma dwie sekcje, bo do zrobienia są dwie różne rzeczy:
- Nadchodzące — termin jeszcze przed Wami, chodzi o przygotowanie. Posortowane według bliskości terminu.
- Do zamknięcia — termin już minął, chodzi o prace końcowe. Posortowane według wieku.
Pod każdym wydarzeniem znajduje się jeden wiersz na każdy otwarty punkt, razem z uzasadnieniem — na przykład „2 z 4 miejsc nieobsadzonych”. Każdy wiersz ma przycisk, który prowadzi dokładnie tam, gdzie można zamknąć dany punkt.
Dostępne kontrole
| Kontrola | Włącza się, gdy … | Zamykasz ją … |
|---|---|---|
| Personal fehlt | nie utworzono żadnej zmiany lub są nieobsadzone miejsca | w grafiku zmian wydarzenia |
| Packliste unvollständig | zatwierdzona lista pakowania ma jeszcze niezaznaczone pozycje | na liście pakowania |
| Jeszcze nie rozliczono | wydarzenie się zakończyło, a faktura nie została wysłana | w dokumentach wydarzenia |
| Zmieniono liczbę gości | liczba gości różni się od tej, z którą ostatnio drukowano | pobierając listę produkcyjną ponownie |
| Termin niepotwierdzony | termin jest nadal oznaczony jako niepotwierdzony | w danych podstawowych wydarzenia |
| Brak adresu | ani wydarzenie, ani sala, ani grupa sal, ani adres firmy nie podają adresu | w danych podstawowych |
| Brak osoby kontaktowej | do wydarzenia nie przypisano kontaktu | w danych podstawowych |
| Dokument bez odbiorcy | dokument w wersji roboczej nie ma odbiorcy | w dokumencie |
O kontroli rozliczenia: sprawdza ona tylko, czy w ogóle wysłano jakąkolwiek fakturę. Jeśli pracujesz z fakturami częściowymi, kontrola przestaje się włączać, gdy tylko wyjdzie pierwsza z nich.
Przypisanie punktu jako zadania
Kliknij w wierszu Przypisz jako zadanie, wybierz osobę i termin wykonania — domyślnie dopasowany do terminu wydarzenia. Zadanie jest powiązane z wydarzeniem i pojawia się u odpowiedzialnej osoby w dzwonku oraz w portalu pracownika. Na każdy punkt i wydarzenie powstaje najwyżej jedno zadanie, więc dwukrotne kliknięcie nie utworzy duplikatu.
Odrzucanie punktu
Nie każdy punkt dotyczy każdego wydarzenia. Przy wewnętrznej degustacji brak osoby kontaktowej jest zamierzony. Odrzuć wiersz — zniknie tylko dla tego jednego wydarzenia, a kontrola pozostanie aktywna dla wszystkich pozostałych.
Zasada praktyczna: pojedyncze fałszywe alarmy odrzucaj. Całkowicie wyłączaj kontrolę dopiero wtedy, gdy zasadniczo nie pasuje do Waszej firmy.
Włączanie i wyłączanie kontroli
Na górze strony w sekcji Kontrole ustawiasz dla każdej kontroli:
- włączona lub wyłączona — czego u Was nie robicie w ten sposób, nie musi Wam o tym przypominać
- Wyprzedzenie w dniach — jak wcześnie przed terminem kontrola ma się włączać, na przykład 7 dni dla personelu
- Domyślna osoba odpowiedzialna — kto jest proponowany przy przypisywaniu
Personal fehlt i Packliste unvollständig są na początku wyłączone. Mają sens tylko wtedy, gdy zmiany lub listy pakowania faktycznie prowadzicie w Univents. Włącz je, gdy tak będzie.
Własne kontrole
Pod ośmioma wbudowanymi znajduje się blok Własne kontrole. Tam ustalacie, na co ma zwracać uwagę Wasza firma — podając nazwę, warunki (liczba gości, budżet, tagi, lokalizacja, klient i inne) oraz odniesienie czasowe. Własna kontrola pojawia się na liście jak każda wbudowana i można ją tak samo przypisać lub odrzucić. Do 20 na workspace.
Jak to zrobić krok po kroku, opisano w artykule Gotowość: twórz własne kontrole.
Kto co widzi
Lista jest filtrowana po stronie serwera według Waszych uprawnień wynikających z roli. Bez uprawnień do finansów w ogóle nie otrzymujesz punktów dotyczących faktur i dokumentów — nie są tylko ukryte, lecz w ogóle nie są przesyłane.
Przy pierwszym otwarciu
Univents sprawdza wstecz do 90 dni i naprzód do 120 dni. Dlatego przy pierwszym wejściu na liście pojawiają się także starsze wydarzenia z otwartymi punktami. To nie błąd, tylko Wasze zaległości. Informuje o tym komunikat nad listą, który możesz zamknąć.
Czego jeszcze nie ma
- Na telefonie Gotowość jest jeszcze niedostępna.
- Kontrole nie uruchamiają jeszcze automatyzacji ani wiadomości e-mail. Kto ma zostać powiadomiony, dostaje obecnie przypisane zadanie.