Prontidão: o que ainda falta num evento
Este artigo explica como a área Prontidão reúne os pontos em aberto de todos os eventos, como concluir um ponto, atribuí-lo como tarefa ou dispensá-lo, e como definir as verificações que se aplicam ao funcionamento da empresa.
Prontidão responde a uma única pergunta: o que ainda falta antes de este evento decorrer? Em vez de abrir cada evento individualmente, é possível ver num único local todos os que têm algo em aberto.
No vídeo, vê-se como a verificação de prontidão assinala pessoal em falta, listas de carga por concluir ou destinatários em falta, e como criar verificações personalizadas.
Os passos individuais estão também descritos por escrito abaixo.
Onde encontrar
Na barra lateral, em Prontidão. A entrada aparece assim que for possível ver pelo menos um dos módulos Eventos, Pessoal, Inventário ou Finanças.
Como a lista está organizada
A lista tem duas secções, porque há dois tipos de trabalho diferentes:
- Próximos — a data aproxima-se, trata-se de preparação. Ordenado por proximidade da data.
- A concluir — a data já passou, trata-se de trabalho posterior. Ordenado por antiguidade.
Sob cada evento há uma linha por ponto em aberto, com o motivo ao lado — por exemplo «2 de 4 lugares por preencher». Cada linha tem um botão que leva exatamente ao local onde o ponto se conclui.
Verificações disponíveis
| Verificação | Dispara quando … | Conclui-se … |
|---|---|---|
| Falta pessoal | não existe nenhum turno ou há lugares por preencher | na escala de turnos do evento |
| Lista de carga incompleta | uma lista de carga aprovada ainda tem linhas por assinalar | na lista de carga |
| Ainda não faturado | o evento já terminou e não foi enviada nenhuma fatura | nos documentos do evento |
| Número de convidados alterado | o número de convidados difere do utilizado na última impressão | gerando novamente a lista de produção |
| Data não confirmada | a data ainda está marcada como não confirmada | nos dados base do evento |
| Sem morada | nem o evento, nem a sala, nem o grupo de salas, nem a morada da empresa fornecem uma morada | nos dados base |
| Sem pessoa de contacto | nenhum contacto está associado ao evento | nos dados base |
| Documento sem destinatário | um documento em rascunho não tem destinatário | no documento |
Sobre a verificação de faturação: verifica apenas se chegou a ser enviada alguma fatura. Se se trabalhar com faturas parciais, a verificação deixa de disparar assim que a primeira for enviada.
Atribuir um ponto como tarefa
Na linha, clicar em Atribuir como tarefa, escolher uma pessoa e uma data de vencimento — pré-preenchida de acordo com a data do evento. A tarefa fica associada ao evento e aparece ao responsável no sino e no portal do colaborador. Por cada ponto e evento é criada no máximo uma tarefa; clicar duas vezes não cria duplicados.
Dispensar um ponto
Nem todos os pontos se aplicam a todos os eventos. Numa degustação interna, a falta de pessoa de contacto é intencional. Dispensar a linha — desaparece apenas para esse evento, e a verificação continua ativa para todos os outros.
Regra prática: dispensar alarmes falsos pontuais. Só desativar uma verificação por completo quando, em geral, não se adequa à empresa.
Ativar e desativar verificações
No topo da página, em Verificações, define-se para cada verificação:
- ligada ou desligada — o que não faz parte da forma de trabalhar da empresa não tem de gerar lembretes
- Antecedência em dias — com que antecedência em relação à data a verificação deve disparar, por exemplo 7 dias para pessoal
- Responsável predefinido — quem é sugerido ao atribuir
Falta pessoal e Lista de carga incompleta estão desativadas por defeito. Só fazem sentido se os turnos ou as listas de carga forem de facto geridos no Univents. Ativar assim que for o caso.
Verificações personalizadas
Por baixo das oito integradas encontra-se o bloco Verificações personalizadas. Aqui define-se aquilo a que se deve prestar atenção na empresa — com nome, condições (número de convidados, orçamento interno, etiquetas, espaço, cliente e outras) e referência temporal. Uma verificação personalizada aparece na lista como qualquer verificação integrada e pode ser atribuída e dispensada da mesma forma. Até 20 por workspace.
Os detalhes encontram-se em Prontidão: criar verificações personalizadas.
Quem vê o quê
A lista é filtrada no servidor de acordo com as permissões das funções. Sem permissões de finanças, os pontos relativos a faturas e documentos nem sequer são entregues — não ficam apenas ocultos, não são transmitidos.
Na primeira abertura
O Univents verifica retroativamente até 90 dias e para a frente até 120 dias. Por isso, na primeira abertura aparecem também na lista eventos mais antigos com pontos em aberto. Não é um erro, é o histórico existente. Uma nota acima da lista di-lo, e pode ser dispensada.
O que ainda não existe
- No telemóvel, a Prontidão ainda não está disponível.
- As verificações ainda não desencadeiam automatizações nem e-mails. Quem deve ser notificado recebe, por agora, uma tarefa atribuída.