Statuskolommen aanpassen (evenementen, aanvragen & taken)

De Kanban-borden voor Evenementen en voor Aanvragen tonen je lopende zaken in kolommen. Welke kolommen dat zijn, hoe ze heten en welke kleur ze hebben, bepaal je zelf.

In de video zie je hoe je onder Instellingen eigen statuskolommen en fases aanmaakt voor aanvragen, evenementen en taken.

Video afspelen2:07

De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.

Waar je de statussen beheert

Ga naar Instellingen → Statuskolommen. Daar vind je twee onderdelen:

• Status evenement — de kolommen in de Kanban van de evenementen.
• Aanvraagstatus — de kolommen in de Kanban van de aanvragen.

Beide werken op dezelfde manier. Factuurstatussen (open, betaald, achterstallig) worden automatisch beheerd en staan hier bewust niet.

Een status aanmaken

1. Klik in het gewenste onderdeel op Nieuwe status.
2. Geef een naam op — precies die naam staat later boven de Kanban-kolom.
3. Kies de Fase. Die bepaalt welke automatiseringen aan deze status hangen (bijvoorbeeld de automatische factuur bij „Afgerond”) en in welke filterchip een aanvraag terechtkomt. Meerdere statussen mogen dezelfde fase gebruiken — zo bouw je zoveel tussenstappen als je wilt.
4. Kies een Kleur (zie hieronder).
5. Status aanmaken — de nieuwe kolom verschijnt direct in de Kanban.

De fase kun je achteraf niet meer wijzigen. Past ze niet, maak dan een nieuwe status aan en verwijder de oude.

Kleur kiezen — palet of eigen kleur

In de kleurenrij staan zes op elkaar afgestemde standaardkleuren. Aan het eind van de rij staat een kleurrijke cirkel: dat is de eigen kleur.

• Klik op de kleurrijke cirkel om de kleurkiezer van je systeem te openen.
• Of typ de hex-waarde direct in het veld eronder, bijvoorbeeld #3fa9c2.

Je zit dus niet vast aan zes kleuren. Ook bij twaalf of twintig statussen blijft elke kolom herkenbaar.

Volgorde wijzigen

Met de pijlen ▲ en ▼ rechts naast elke status verplaats je die omhoog of omlaag. De volgorde in de lijst is de volgorde van de kolommen in de Kanban — van links naar rechts.

Status hernoemen of een andere kleur geven

Bewerken opent hetzelfde dialoogvenster met naam en kleur. Bestaande zaken blijven daarbij ongemoeid: ze houden hun status, die heet alleen anders of ziet er anders uit.

Status verwijderen

Met de prullenbak verwijder je een status. Ter bescherming van je gegevens is dat in drie gevallen geblokkeerd (je ziet dan een slotje in plaats van de prullenbak, de reden staat in de tooltip):

• Er staan nog evenementen of aanvragen op de status. Verplaats ze eerst naar een andere kolom.
• Het is de laatste status van een fase waar automatiseringen aan hangen (bijvoorbeeld „Afgerond” of „Geaccepteerd”). Maak eerst een tweede status met dezelfde fase aan.
• Het is de allerlaatste overgebleven status.

Agendakleur: status of locatie

Op dezelfde pagina bepaalt de kaart Agendakleur waar de evenementenagenda de kleur van de balken vandaan haalt. Er zijn twee mogelijkheden:

• Kleur van de status (standaardinstelling) — de balk heeft de kleur van de statuskolom waarin het evenement staat. Zo werkte het tot nu toe, en zo blijft het als je niets wijzigt.
• Kleur van de locatie — de balk heeft de kleur van de ruimte waarin het evenement plaatsvindt. Nog niet bevestigde evenementen blijven daarbij grijs totdat ze bevestigd zijn.

De kleur van een locatie beheer je onder Locaties bij de betreffende ruimte. Heeft een ruimte geen kleur, of is er bij het evenement helemaal geen ruimte ingesteld, dan valt de balk terug op de kleur van de status — een afspraak zonder kleur bestaat niet.

Een evenement waaraan je bij het aanmaken handmatig een kleur hebt gegeven, behoudt die kleur bij beide instellingen.

De instelling geldt alleen voor de Agenda van de evenementen. Kanban, lijst, seizoensweergave en de aanvragenagenda kleuren nog steeds op basis van de status.

Taakstatussen aanpassen (Kanban van de taken)

Onder de twee statuslijsten volgt de kaart Taakstatussen. Daarmee bepaal je de kolommen van de taken-Kanban — in het tabblad Taken van elk evenement (weergave Kanban) en in het takenoverzicht in het linkermenu. Standaard zijn er Open, In uitvoering en Afgerond.

• Status toevoegen maakt een extra kolom aan, bijvoorbeeld „Wacht op klant” of „Goedkeuring”. Je geeft naam en kleur op en kiest bij Telt als welke voortgang erachter zit: Open, In uitvoering, In beoordeling of Afgerond. Een status die als Afgerond telt, vinkt taken af — herinneringen stoppen dan en automatiseringen zoals „Taak afgerond” worden geactiveerd. De voortgang bepaal je bij het aanmaken; daarna kun je die niet meer wijzigen.
• Met de pijlen sorteer je de statussen — de volgorde is de volgorde van de kolommen van links naar rechts.
• Sleept iemand een taak in de Kanban naar een kolom of kiest iemand in het taakformulier een Status, dan staat de taak daarna precies daar. Vink je een taak daarentegen gewoon af met het selectievakje, dan komt hij in de eerste status die als Afgerond telt.
• Voor Open, In uitvoering en Afgerond moet er altijd minimaal één actieve status zijn. De laatste daarvan heeft daarom een slotje: hernoemen, een andere kleur geven en sorteren kan, verwijderen niet.
• Archiveren haalt een status uit de Kanban. Taken die erop staan, verschijnen dan in de eerste status met dezelfde voortgang. Een gearchiveerde status kun je Weer activeren of — zodra er geen taak meer op staat — Definitief verwijderen.

Taakfases aanpassen

Op dezelfde pagina vind je onder de taakstatussen de kaart Taakfases. Fases verdelen taken op tijd; ze zijn niet de voortgang van een taak. De kaart bepaalt in welke groepen het tabblad Taken van een evenement is verdeeld — standaard Voorbereiding, Tijdens evenement en Nazorg.

• Fase toevoegen maakt een extra fase aan, bijvoorbeeld „Facturering”. Je geeft naam en kleur op en optioneel een Standaardvervaldatum: dagen ten opzichte van het begin van het evenement (negatief = ervoor), die als deadline wordt voorgesteld wanneer een taak zonder deadline in deze fase wordt aangemaakt. Leeg betekent: geen voorstel.
• De drie standaardfases delen taken zonder vaste indeling automatisch in op basis van hun deadline (vóór de evenementdag, op de evenementdag, daarna). Je kunt ze hernoemen, een andere kleur geven en sorteren, maar niet verwijderen — ze hebben daarom een slotje en de aanduiding „Standaard”.
• Eigen fases krijgen alleen taken als je ze in het taakformulier selecteert of taken in de fasenweergave ernaartoe sleept.
• Archiveren haalt een eigen fase uit de keuzelijst. Taken die er nog in staan, blijven zichtbaar (met de aanduiding „Gearchiveerd”) totdat je ze verplaatst. Een gearchiveerde fase kun je Weer activeren of — zodra er geen taak meer in staat — Definitief verwijderen.
• Het getal naast elke fase laat zien hoeveel taken er vast aan zijn toegewezen.

Goed om te weten

• Wijzigingen gelden voor de hele workspace, dus voor al je collega’s.
• Sleept iemand een aanvraagkaart naar een andere kolom, dan gaat ook de filterchip van de aanvraag mee — de fase van de doelstatus bepaalt dat.