Status-Spalten anpassen (Events, Anfragen & Aufgaben)

Die Kanban-Boards für Veranstaltungen und für Anfragen zeigen deine Vorgänge in Spalten. Welche Spalten das sind, wie sie heißen und welche Farbe sie haben, bestimmst du selbst.

Im Video siehst du, wie du unter Einstellungen eigene Status-Spalten und Phasen für Anfragen, Veranstaltungen und Aufgaben anlegst.

Video abspielen2:07

Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Wo du die Status verwaltest

Gehe zu Einstellungen → Status-Spalten. Dort findest du zwei Bereiche:

• Event-Status — die Spalten im Kanban der Veranstaltungen.
• Anfrage-Status — die Spalten im Kanban der Anfragen.

Beide funktionieren identisch. Rechnungs-Status (offen, bezahlt, überfällig) werden automatisch verwaltet und erscheinen hier bewusst nicht.

Einen Status anlegen

1. Klicke im gewünschten Bereich auf Neuer Status.
2. Vergib einen Namen — genau der steht später über der Kanban-Spalte.
3. Wähle die Phase. Sie legt fest, welche Automatiken an diesem Status hängen (zum Beispiel die automatische Rechnung bei „Abgeschlossen“) und in welchem Filter-Chip eine Anfrage landet. Mehrere Status dürfen dieselbe Phase nutzen — so baust du beliebig viele Zwischenschritte.
4. Wähle eine Farbe (siehe unten).
5. Status anlegen — die neue Spalte erscheint sofort im Kanban.

Die Phase lässt sich später nicht mehr ändern. Passt sie nicht, lege einen neuen Status an und entferne den alten.

Farbe wählen — Palette oder eigene Farbe

In der Farbreihe stehen sechs abgestimmte Standardfarben. Am Ende der Reihe liegt ein bunter Kreis: Das ist die eigene Farbe.

• Klicke auf den bunten Kreis, um den Farbwähler deines Systems zu öffnen.
• Oder tippe den Hex-Wert direkt in das Feld darunter, zum Beispiel #3fa9c2.

Du bist damit nicht auf sechs Farben begrenzt. Auch bei zwölf oder zwanzig Status bleibt jede Spalte unterscheidbar.

Reihenfolge ändern

Die Pfeile ▲ und ▼ rechts neben jedem Status verschieben ihn nach oben oder unten. Die Reihenfolge in der Liste ist die Reihenfolge der Spalten im Kanban — von links nach rechts.

Status umbenennen oder umfärben

Bearbeiten öffnet denselben Dialog mit Name und Farbe. Bestehende Vorgänge bleiben dabei unberührt: Sie behalten ihren Status, er heißt nur anders oder sieht anders aus.

Status entfernen

Der Papierkorb entfernt einen Status. Zum Schutz deiner Daten ist das in drei Fällen gesperrt (ein Schloss statt des Papierkorbs, der Grund steht im Tooltip):

• Auf dem Status stehen noch Veranstaltungen bzw. Anfragen. Verschiebe sie erst in eine andere Spalte.
• Es ist der letzte Status einer Phase, an der Automatiken hängen (zum Beispiel „Abgeschlossen“ oder „Angenommen“). Lege zuerst einen zweiten Status mit derselben Phase an.
• Es ist der letzte verbleibende Status überhaupt.

Kalenderfarbe: Status oder Räumlichkeit

Auf derselben Seite bestimmt die Karte Kalenderfarbe, woraus der Veranstaltungs-Kalender die Farbe der Balken nimmt. Zwei Möglichkeiten:

• Farbe des Status (Voreinstellung) — der Balken trägt die Farbe der Status-Spalte, in der die Veranstaltung steht. So war es bisher, und so bleibt es, wenn du nichts änderst.
• Farbe der Räumlichkeit — der Balken trägt die Farbe des Raums, in dem die Veranstaltung stattfindet. Noch nicht bestätigte Veranstaltungen bleiben dabei grau, bis sie bestätigt sind.

Die Farbe einer Räumlichkeit pflegst du unter Räumlichkeiten im jeweiligen Raum. Hat ein Raum keine Farbe oder ist an der Veranstaltung gar kein Raum hinterlegt, fällt der Balken auf die Farbe des Status zurück — ein Termin ohne Farbe gibt es nicht.

Eine Veranstaltung, der du beim Anlegen von Hand eine Farbe gegeben hast, behält diese in beiden Einstellungen.

Die Einstellung gilt nur für den Kalender der Veranstaltungen. Kanban, Liste, Saison-Ansicht und der Anfragen-Kalender färben weiterhin nach Status.

Aufgaben-Status anpassen (Kanban der Aufgaben)

Unter den beiden Status-Listen folgt die Karte Aufgaben-Status. Sie legt die Spalten des Aufgaben-Kanbans fest — im Tab Aufgaben jeder Veranstaltung (Ansicht Kanban) und in der Aufgaben-Übersicht im linken Menü. Standardmäßig gibt es Offen, In Arbeit und Erledigt.

• Status hinzufügen legt eine weitere Spalte an, zum Beispiel „Wartet auf Kunde“ oder „Freigabe“. Du gibst Name und Farbe an und wählst unter Zählt als, welcher Bearbeitungsstand dahintersteht: Offen, In Arbeit, In Prüfung oder Erledigt. Ein Status, der als Erledigt zählt, hakt Aufgaben ab — Erinnerungen hören dann auf, und Automationen wie „Aufgabe erledigt“ lösen aus. Den Bearbeitungsstand legst du beim Anlegen fest; danach lässt er sich nicht mehr ändern.
• Mit den Pfeilen sortierst du die Status — die Reihenfolge ist die Reihenfolge der Spalten von links nach rechts.
• Zieht jemand eine Aufgabe im Kanban in eine Spalte oder wählt im Aufgabenformular einen Status, steht die Aufgabe danach genau dort. Hakst du eine Aufgabe dagegen einfach per Kästchen ab, landet sie im ersten Status, der als Erledigt zählt.
• Für Offen, In Arbeit und Erledigt muss es immer mindestens einen aktiven Status geben. Der letzte davon trägt deshalb ein Schloss: umbenennen, umfärben und sortieren geht, entfernen nicht.
• Archivieren nimmt einen Status aus dem Kanban. Aufgaben darauf erscheinen dann im ersten Status mit demselben Bearbeitungsstand. Ein archivierter Status lässt sich wieder aktivieren oder — sobald keine Aufgabe mehr darauf steht — endgültig löschen.

Aufgaben-Phasen anpassen

Auf derselben Seite findest du unter den Aufgaben-Status die Karte Aufgaben-Phasen. Phasen gliedern Aufgaben zeitlich, sie sind nicht der Bearbeitungsstand. Sie bestimmt, in welche Gruppen der Tab Aufgaben einer Veranstaltung gegliedert ist — standardmäßig Vorbereitung, Während Event und Nachbereitung.

• Phase hinzufügen legt eine weitere Phase an, zum Beispiel „Abrechnung“. Du gibst Name und Farbe an und optional eine Standard-Fälligkeit: Tage relativ zum Veranstaltungsbeginn (negativ = davor), die als Deadline vorgeschlagen wird, wenn eine Aufgabe ohne Deadline in dieser Phase angelegt wird. Leer bedeutet: kein Vorschlag.
• Die drei Standard-Phasen ordnen Aufgaben ohne feste Zuordnung automatisch nach ihrer Deadline ein (vor dem Eventtag, am Eventtag, danach). Du kannst sie umbenennen, umfärben und sortieren, aber nicht entfernen — sie tragen deshalb ein Schloss und den Hinweis „Standard“.
• Eigene Phasen erreichen Aufgaben nur, wenn du sie im Aufgabenformular auswählst oder in der Phasen-Ansicht dorthin ziehst.
• Archivieren nimmt eine eigene Phase aus der Auswahl. Aufgaben, die noch darin liegen, bleiben sichtbar (mit dem Hinweis „archiviert“), bis du sie verschiebst. Eine archivierte Phase lässt sich wieder aktivieren oder — sobald keine Aufgabe mehr darin liegt — endgültig löschen.
• Die Zahl neben jeder Phase zeigt, wie viele Aufgaben ihr fest zugeordnet sind.

Gut zu wissen

• Änderungen gelten für den ganzen Workspace, also für alle Kolleginnen und Kollegen.
• Zieht jemand eine Anfrage-Karte in eine andere Spalte, wandert auch der Filter-Chip der Anfrage mit — die Phase des Ziel-Status entscheidet darüber.