Personalizar colunas de estado (eventos, pedidos e tarefas)

Os quadros Kanban de Eventos e de Pedidos mostram os processos em colunas. Quais são as colunas, como se chamam e que cor têm é definido por cada utilizador.

No vídeo, mostra-se como criar, em Definições, colunas de estado e fases próprias para pedidos, eventos e tarefas.

Reproduzir vídeo2:07

Os passos individuais estão também descritos abaixo, para consulta.

Onde gerir os estados

Aceder a Definições → Colunas de estado. Aí existem duas secções:

• Estado do evento — as colunas do Kanban dos eventos.
• Estados dos pedidos — as colunas do Kanban dos pedidos.

Ambas funcionam de forma idêntica. Os estados das faturas (em aberto, paga, vencida) são geridos automaticamente e, de propósito, não aparecem aqui.

Criar um estado

1. Clicar em Novo estado na secção pretendida.
2. Atribuir um nome — é exatamente este que aparece por cima da coluna do Kanban.
3. Escolher a Fase. Define que automatizações ficam associadas a este estado (por exemplo, a fatura automática em «Concluído») e em que chip de filtro um pedido é apresentado. Vários estados podem usar a mesma fase — assim, é possível criar quantos passos intermédios forem necessários.
4. Escolher uma Cor (ver abaixo).
5. Criar estado — a nova coluna aparece de imediato no Kanban.

Não é possível alterar a fase mais tarde. Se não servir, criar um novo estado e remover o antigo.

Escolher a cor — paleta ou cor personalizada

Na fila de cores existem seis cores predefinidas e harmonizadas. No fim da fila há um círculo multicolor: é a cor personalizada.

• Clicar no círculo multicolor para abrir o seletor de cores do sistema.
• Ou escrever o valor hexadecimal diretamente no campo por baixo, por exemplo #3fa9c2.

Assim, não há limite de seis cores. Mesmo com doze ou vinte estados, cada coluna continua distinguível.

Alterar a ordem

As setas ▲ e ▼ à direita de cada estado movem-no para cima ou para baixo. A ordem na lista é a ordem das colunas no Kanban — da esquerda para a direita.

Renomear ou recolorir um estado

Editar abre o mesmo diálogo, com nome e cor. Os registos existentes não são afetados: mantêm o respetivo estado, que apenas passa a ter outro nome ou outro aspeto.

Remover um estado

O caixote do lixo remove um estado. Para proteger os dados, a remoção está bloqueada em três casos (aparece um cadeado em vez do caixote do lixo e o motivo é indicado na dica):

• No estado ainda existem eventos ou pedidos. Movê-los primeiro para outra coluna.
• É o último estado de uma fase à qual estão associadas automatizações (por exemplo, «Concluído» ou «Aceite»). Criar primeiro um segundo estado com a mesma fase.
• É o único estado restante.

Cor do calendário: estado ou espaço

Na mesma página, o cartão Cor do calendário determina de onde o calendário de eventos vai buscar a cor das barras. Há duas opções:

• Cor do estado (predefinição) — a barra tem a cor da coluna de estado em que o evento se encontra. Era assim até agora e continua a ser assim, se nada for alterado.
• Cor do espaço — a barra tem a cor da sala onde o evento decorre. Os eventos ainda não confirmados ficam a cinzento até serem confirmados.

A cor de um espaço define-se em Espaços, no respetivo espaço. Se um espaço não tiver cor ou se o evento não tiver qualquer espaço associado, a barra recorre à cor do estado — não existe nenhuma entrada sem cor.

Um evento ao qual foi atribuída manualmente uma cor no momento da criação mantém essa cor em ambas as definições.

A definição aplica-se apenas ao Calendário dos eventos. O Kanban, a lista, a vista sazonal e o calendário de pedidos continuam a colorir por estado.

Personalizar os estados das tarefas (Kanban das tarefas)

Por baixo das duas listas de estados segue-se o cartão Estados das tarefas. Define as colunas do Kanban das tarefas — no separador Tarefas de cada evento (vista Kanban) e na vista geral de tarefas, no menu à esquerda. Por predefinição existem Em aberto, Em curso e Concluído.

• Adicionar estado cria mais uma coluna, por exemplo «À espera do cliente» ou «Aprovação». Indicam-se o nome e a cor e escolhe-se em Conta como o andamento que o estado representa: Em aberto, Em curso, Em revisão ou Concluído. Um estado que conta como Concluído dá as tarefas por feitas — os lembretes deixam de ser enviados e as automatizações como «Tarefa concluída» são disparadas. O andamento define-se ao criar o estado; depois, já não pode ser alterado.
• Com as setas ordenam-se os estados — a ordem é a das colunas, da esquerda para a direita.
• Se alguém arrastar uma tarefa no Kanban para uma coluna ou escolher um Estado no formulário da tarefa, a tarefa fica exatamente nesse estado. Se, em contrapartida, a tarefa for simplesmente marcada na caixa de seleção, passa para o primeiro estado que conta como Concluído.
• Para Em aberto, Em curso e Concluído tem de existir sempre pelo menos um estado ativo. O último de cada um tem, por isso, um cadeado: é possível renomear, recolorir e ordenar, mas não remover.
• Arquivar retira um estado do Kanban. As tarefas que lá estavam aparecem então no primeiro estado com o mesmo andamento. Para um estado arquivado, é possível usar Reativar ou — assim que já não existir nenhuma tarefa nele — Eliminar definitivamente.

Personalizar as fases das tarefas

Na mesma página, por baixo dos estados das tarefas, encontra-se o cartão Fases das tarefas. As fases organizam as tarefas no tempo; não representam o andamento. Determinam os grupos em que o separador Tarefas de um evento está dividido — por predefinição, Preparação, Durante o evento e Pós-evento.

• Adicionar fase cria mais uma fase, por exemplo «Faturação». Indicam-se o nome e a cor e, opcionalmente, um Prazo predefinido: dias relativos ao início do evento (negativo = antes), que é sugerido como data-limite quando é criada, nesta fase, uma tarefa sem data-limite. Vazio significa: sem sugestão.
• As três fases predefinidas distribuem automaticamente as tarefas sem atribuição fixa de acordo com a respetiva data-limite (antes do dia do evento, no dia do evento, depois). Podem ser renomeadas, recoloridas e ordenadas, mas não removidas — por isso, têm um cadeado e a indicação «Predefinido».
• As fases próprias só recebem tarefas se forem selecionadas no formulário da tarefa ou se as tarefas forem arrastadas para lá na vista de fases.
• Arquivar retira uma fase própria da seleção. As tarefas que ainda lá estão continuam visíveis (com a indicação «Arquivado») até serem movidas. Para uma fase arquivada, é possível usar Reativar ou — assim que já não existir nenhuma tarefa nela — Eliminar definitivamente.
• O número junto a cada fase indica quantas tarefas lhe estão atribuídas de forma fixa.

Bom saber

• As alterações aplicam-se a todo o workspace, ou seja, a todos os colegas.
• Quando alguém arrasta o cartão de um pedido para outra coluna, o chip de filtro do pedido acompanha-o — quem decide é a fase do estado de destino.