Opmerkingen & vermeldingen

Opmerkingen zijn het interne terugkoppelkanaal in Univents: een korte vraag bij de factuur, een aanwijzing bij de taak, een afspraak over het draaiboek. Ze zijn altijd intern — klanten zien ze nooit. Met een vermelding spreek je een bepaalde persoon direct aan, en alleen die persoon krijgt een melding.

Waar je kunt reageren

Op acht plekken vind je hetzelfde opmerkingengedeelte:

• Teamchat in het onderdeel Communicatie (het veld staat daar meteen open)
• Communicatie in het evenement (het veld staat daar ook meteen open)
• Evenementoverzicht
• Draaiboek
• Document (offerte, factuur, pakbon)
• Aanvraag
• Function Sheet
• Taak — ook in het medewerkersportaal

Op het tabblad Communicatie zie je bovendien een overzicht van alle opmerkingen die ergens bij dit evenement horen — uit taken, documenten, aanvragen, draaiboek en Function Sheets. Je reageert op de plek waar de opmerking is ontstaan.

Het onderdeel Communicatie in de zijbalk toont hetzelfde voor de hele workspace, over alle evenementen heen — met filters en de teamchat erboven. Details vind je in Communicatie: overzicht & teamchat.

Iemand vermelden

1. Schrijf je opmerking zoals gewoonlijk.
2. Typ een @ aan het begin van een regel of na een spatie — of klik op de @-knop „Persoon vermelden”.
3. Zoek de persoon in het zoekveld en selecteer die. De naam wordt in de tekst ingevoegd.
4. Onder het invoerveld staat wie een melding krijgt. Met de × naast een naam haal je de vermelding weer weg.
5. Klik op Versturen, of druk op Ctrl+Enter (Mac: Cmd+Enter). Enter alleen start alleen een nieuwe alinea — zo verstuur je niet per ongeluk iets wat half getypt is.

De vermelde naam verschijnt in de opgeslagen opmerking in kleur gemarkeerd.

Zo zie je dat het gelukt is: alleen een naam in kleur is ook echt bezorgd. Een met de hand getypte naam blijft grijze tekst — dan heeft niemand een melding gekregen. Gebruik bij twijfel de keuzelijst en niet het toetsenbord.

Een e-mailadres in de tekst is geen probleem: als je info@klant.nl typt, gaat er geen keuzelijst open.

Wie je kunt vermelden

In de lijst staan twee groepen:

• Eigenaren en admins — iedereen met toegang tot het beheer.
• Contacten met portaaltoegang — medewerkers, klanten en partners voor wie een toegang tot het portaal is aangemaakt.

Wie in beide groepen valt, staat één keer in de lijst. Contacten die geen portaaltoegang hebben, verschijnen niet — ze zouden nergens zijn waar ze de melding kunnen lezen. Per opmerking zijn maximaal 20 vermeldingen mogelijk.

Eén uitzondering: de teamchat. Daar staan alleen eigenaren en admins in de keuzelijst. Contacten met portaaltoegang kunnen de teamchat niet openen; een vermelding zou voor hen een link naar niets zijn.

Waar de vermelding binnenkomt

• In de backoffice: in het belletje rechtsboven. De regel noemt de plek (bijvoorbeeld Factuur RE-2026-114) en het begin van de opmerking. Een klik opent de plek en springt direct naar de opmerking.
• In het medewerkersportaal: op de startpagina onder de meldingen. Wie de web-app heeft geïnstalleerd, krijgt bovendien een pushbericht.

Bij een vermelding bij een taak opent de klik sinds 8 september 2026 de taak zelf in een dialoogvenster — niet meer alleen de takenlijst. Dat geldt ook voor afgeronde taken en voor taken die op dat moment niet in de lijst zijn geladen. Is de taak inmiddels verwijderd of niet zichtbaar voor jouw rol, dan laat een melding „Taak niet gevonden” dat weten.

In de tekst van de opmerking is je eigen naam in kleur gemarkeerd; vermeldingen van anderen blijven neutraal. Zo zie je in een lange discussie meteen welke plek jou bedoelt.

Een vermelding is alleen zichtbaar voor de vermelde persoon. Anderen zien hem niet, en als iemand anders zijn meldingen wegklikt, blijft die van jou staan.

Let op bij documenten: bij een vermelding bij een offerte of factuur staat in de melding bewust geen tekstfragment, maar alleen „… heeft je vermeld” samen met het documentnummer. Zo ziet niemand inhoud van documenten die de financiën in de workspace niet mag zien.

Werkt zichzelf bij

Je hoeft de pagina niet te vernieuwen om te zien wat iemand anders schrijft. Een nieuwe opmerking verschijnt terwijl je kijkt — bij de taak, het document, de aanvraag, het draaiboek, het Function Sheet, het evenement en in de teamchat. Op het tabblad Communicatie van een evenement geldt hetzelfde: schrijft iemand bij een taak van dit evenement, dan verschijnt de bijdrage daar zonder dat jij iets doet.

Verbetert iemand een typefout, dan verandert de tekst bij jou live en verschijnt de toevoeging bewerkt.

Valt de verbinding weg — laptop dichtgeklapt, wifi weg — dan staat onder de kop de melding „Verbinding verbroken, wordt opnieuw geladen”. Zodra de verbinding er weer is, wordt alles opgehaald wat intussen is geschreven. Je hoeft niets aan te klikken.

Eén uitzondering: verwijderen. Verwijdert iemand zijn opmerking, dan verdwijnt die bij jou niet meteen, maar pas wanneer je de pagina de volgende keer opent. Dat is zo bedoeld en geen fout.

In het medewerkersportaal is er geen live-update — daar vernieuw je de pagina zoals gewoonlijk om nieuwe opmerkingen te zien.

Opmerkingen bewerken en verwijderen

Je eigen opmerking kun je wijzigen via het potloodpictogram; de opmerking krijgt dan de toevoeging bewerkt. Via het prullenbakpictogram verwijder je hem.

Vermeldingen blijven bij het bewerken ongewijzigd. Je kunt bij het aanpassen van de tekst dus achteraf niemand toevoegen of verwijderen, en er gaat geen tweede melding uit. Moet iemand er ook van weten, schrijf dan een nieuwe opmerking.

In het medewerkersportaal

Medewerkers plaatsen in het portaal opmerkingen bij hun taken — met login net zo goed als via een toegangslink zonder login. De @-keuzelijst is daar beschikbaar met dezelfde twee groepen, zodat een vraag vanuit kantoor ook beantwoord kan worden.

Schrijft iemand van de crew iets bij een evenement, dan krijgt het kantoor dat ook zonder @ te horen: een melding krijgen iedereen die in het verloop van dit evenement al heeft meegeschreven, en degene die het evenement heeft aangemaakt. Zo blijft geen vraag vanaf de inzet liggen, zonder dat meteen het hele team een melding krijgt. Wie daarnaast is vermeld, krijgt toch maar één melding.

Vermeldingen bereiken portaalcontacten op dit moment via de meldingen op de startpagina van het portaal. Een eigen pagina „Vermeldingen” volgt later.

Meldingen op het bureaublad

Als je op de computer werkt en Univents in een ander tabblad staat, merk je niets van het belletje. Daarvoor zijn er pushmeldingen: vermeldt iemand je, dan verschijnt de melding direct op je scherm, net als een bericht van je mail- of chatprogramma.

Zo schakel je ze in:

1. Open Instellingen → Meldingen.
2. Helemaal bovenaan staat de kaart „Push in deze browser”. Zet de schakelaar om.
3. Je browser vraagt één keer of Univents je meldingen mag sturen — bevestig dat.
4. Met „Testmelding versturen” zie je meteen hoe zo’n melding eruitziet.

Een klik op de melding brengt je direct naar de opmerking die jou bedoelt. Staat Univents al open in een tabblad, dan komt dat tabblad naar voren in plaats van dat er een tweede venster opent.

Goed om te weten:

• De instelling geldt per browser en per apparaat. Op de computer op kantoor en de laptop thuis schakel je haar apart in.
• Iedereen schakelt push zelf in. Je kunt dat niet voor collega’s doen. Als je het in het team uitprobeert: vermeld iemand die de schakelaar bij zichzelf al heeft omgezet — anders komt er terecht niets aan. Of het bij jezelf aankomt, controleer je het snelst met „Testmelding versturen”.
• Op een Mac moet ook macOS meewerken. Staat in de app „Testmelding onderweg”, maar verschijnt er niets op het scherm, dan blokkeert meestal het besturingssysteem: kies onder Systeeminstellingen → Meldingen de browser (Chrome, Safari, …) en zet „Sta meldingen toe” aan. Een actieve focus of „Niet storen” onderdrukt ze ook.
• In het belletje verandert niets. De melding is alleen een extra weg voor dezelfde melding — er ontstaat geen tweede item.
• Bij een document staat geen fragment in de melding, alleen wie je heeft vermeld en waar. Documenten zijn beschermd via de machtiging voor financiën, en dat geldt ook op het vergrendelscherm.
• Staat daar „Meldingen zijn geblokkeerd”, dan heb je ze in je browser voor Univents een keer geweigerd. Alleen de browser zelf kan dat terugdraaien: sta in de website-instellingen (in Chrome via het pictogram links in de adresbalk) meldingen weer toe, dan werkt de schakelaar.
• Als je je afmeldt, blijft push in deze browser actief. Op een computer die jullie delen, schakel je het dus beter uit voordat je hem doorgeeft.
• Op de iPhone bestaat de kaart niet: Safari staat daar alleen meldingen toe voor sites die op het beginscherm zijn geïnstalleerd. Op de Mac, onder Windows en op Android-telefoons werkt het wel.

Veelgestelde vragen

Zien klanten mijn opmerkingen? Nee. Opmerkingen zijn uitsluitend intern. Voor communicatie met klanten is er de chat in de EventHub en het versturen van e-mail.

Waarom vind ik een persoon niet in de keuzelijst? Of die persoon heeft geen toegang tot het beheer, of het is een contact dat geen portaaltoegang heeft. Maak bij het contact een portaaltoegang aan, dan verschijnt de persoon.

De lijst in de keuzelijst blijft leeg. Staat daar „De lijst kon niet worden geladen”, dan is er iets misgegaan bij het laden — klik op Opnieuw proberen. Staat daar „Niemand gevonden”, dan past alleen je zoekterm niet.

Krijg ik een e-mail als iemand mij vermeldt? Nee. Vermeldingen verschijnen in het belletje en, als je dat inschakelt, daarnaast als melding op je scherm — in de backoffice en in het medewerkersportaal. Per e-mail wordt een vermelding niet verstuurd.