Tab Boekingen: totaal en melding bij een afwijkende prijs

Het tabblad Boekingen van een evenement is de enige lijst waaruit offertes, facturen, leveringsbonnen, function sheets en productielijsten ontstaan. Helemaal onderaan staat de regel Totaal · Netto. Die telt voortaan dezelfde regels als je document — en elke regel laat zien wanneer een prijs niet klopt.

Wat het totaal telt

De regel Totaal · Netto telt de regels van het hoogste niveau op met de getoonde bedragen. Onderdelen van een pakket tellen niet dubbel; hun prijs zit in de pakketprijs. Elke regel berekent het bedrag opnieuw uit gastenaantal, duur en de basis van het document; het totaal volgt dus meteen zodra je een regel wijzigt.

Telt een regel in geen enkel van je documenten mee, dan telt hij hier ook niet mee. Dat geldt in twee gevallen:

• Optioneel — de regel is aangeboden maar niet verkocht. Je zet het label op de regel in de documenteditor.
• Niet gefactureerd — de regel wordt meegeleverd maar niet gefactureerd, bijvoorbeeld leenservies in het gebied Extra meegeleverde artikelen van een leveringsbon.

De regel geldt alleen wanneer alle documenten met deze regel hem zo tonen. Staat een regel in de offerte optioneel maar in de leveringsbon normaal, dan telt hij mee — de klant krijgt hem immers. Regels zonder document tellen zoals voorheen.

Grijze regels en de melding onder het totaal

Een regel die niet meetelt verdwijnt niet: hij blijft op zijn plaats staan, is grijs en draagt het label Optioneel of Niet gefactureerd. Het bedrag van de regel blijft zichtbaar.

Onder Totaal · Netto staat bovendien wat ontbreekt — bijvoorbeeld ‘zonder 2 optionele of niet gefactureerde regels (180,00 €)’. Zo verklaren het totaal in het tabblad en het totaal op het document elkaar, zonder dat je regels hoeft te zoeken.

Wil je een regel toch factureren, haal het label dan weg in de documenteditor — hij telt meteen weer mee. Niets is definitief zolang het document niet verzonden is.

Het gele en het grijze prijslabel

Sommige regels dragen een klein pictogram met een prijshint. Er zijn twee niveaus, en een regel toont nooit meer dan één label: het document gaat voor.

Geel: een document toont een andere prijs. Staat dezelfde regel in een offerte die nog niet verzonden is, in een factuur die nog niet verzonden is of in een leveringsbon die je klant nog niet heeft, en wijkt de prijs daar af van de reservering, dan markeert een geel pictogram de regel. Bij aanwijzen noemt de melding beide prijzen. Verzonden documenten vallen onder het bestaande label Gewijzigd sinds verzending.

Grijs: de artikelprijs is inmiddels anders. Wijkt de gereserveerde prijs af van de huidige catalogusprijs van het artikel, dan is het pictogram grijs. De melding noemt de catalogusprijs en de gereserveerde prijs — en zegt erbij dat het verschil gewild kan zijn: een zelf gezette prijs, een prijs per prijsgroep, een prijsregel of een prijs vanaf een ingangsdatum. Het grijze label is daarom informatie, geen waarschuwing.

Wat het label niet doet. Het verandert niets en stelt niets voor. Het toont geen knop, schrijft nooit een prijs om en verschijnt nooit op het document. Wil je een andere prijs, wijzig die dan zoals gewoonlijk op de regel.

Waar het verschijnt. Alleen bij open reserveringen van evenementen die nog niet voorbij zijn — dus zolang het evenement vandaag of later eindigt en de reservering nog concept, in de winkelmand, gereserveerd of open is. Bij regels van gastgroepen, onderdelen van een pakket, tickets en kassareserveringen blijft de regel zonder label. Bij artikelen zonder catalogusprijs vervalt alleen het grijze label.

Analyses tellen dezelfde regels

Zodat de omzet overal gelijk is, volgen de analyses dezelfde regel als het document: optionele en niet gefactureerde regels tellen niet mee in de omzet. Dat geldt voor de gereserveerde omzet in de calculatiemodellen, de rapporten en de topproducten. Een regel die je in het document als optioneel of als niet gefactureerd markeert, komt in die cijfers dus niet meer voor.

Veelgestelde vragen

Waarom is mijn totaal kleiner dan de som van de zichtbare regels? Omdat grijze regels en regels met het label Optioneel of Niet gefactureerd niet meetellen. Onder het totaal zie je hoeveel regels en welk bedrag buiten beschouwing blijven.

Ik heb een regel in de offerte optioneel gemaakt — waarom telt hij toch mee? Omdat hij in een ander document normaal staat, bijvoorbeeld in een leveringsbon. De reservering volgt het document waarin de klant de regel krijgt. Haal het label daar ook weg als hij nergens gefactureerd mag worden.

Wat is het verschil tussen het gele en het grijze pictogram? Geel betekent dat een nog niet verzonden document een andere prijs voor deze regel toont — bekijk dat vóór het verzenden. Grijs betekent dat de gereserveerde prijs afwijkt van de huidige artikelprijs, wat vaak de bedoeling is.

Verdwijnt een regel als hij niet meetelt? Nee. De regel blijft zichtbaar, grijs en met zijn label; alleen het totaal laat hem weg.