Summe im Tab Buchungen und Hinweis bei abweichendem Preis

Der Tab Buchungen einer Veranstaltung ist die eine Liste, aus der Angebot, Rechnung, Lieferschein, Funktionsblatt und Produktionsliste entstehen. Ganz unten steht die Zeile Gesamt · Netto. Sie zählt künftig dieselben Positionen wie dein Beleg — und jede Zeile zeigt dir, wenn ein Preis nicht zusammenpasst.

Was die Summe zählt

Die Zeile Gesamt · Netto summiert die Positionen der obersten Ebene mit ihren angezeigten Beträgen. Bestandteile eines Pakets zählen nicht doppelt, sie stecken im Paketpreis. Jede Position rechnet ihren Betrag laufend aus Gästezahl, Dauer und Beleg-Grundlage neu — die Summe folgt also sofort, wenn du eine Position änderst.

Zählt eine Position in keinem deiner Belege mit, zählt sie auch hier nicht mit. Das betrifft zwei Fälle:

• Optional — die Position ist angeboten, aber nicht verkauft. Du setzt das Kennzeichen im Beleg-Editor an der Position.
• Nicht berechnet — die Position ist mitgeliefert, wird aber nicht in Rechnung gestellt, etwa Leihgeschirr im Bereich Zusätzlich bereitgestellte Artikel eines Lieferschein.

Die Regel gilt nur, wenn alle Belege, in denen die Position steht, sie so führen. Steht eine Position im Angebot optional, im Lieferschein aber normal, rechnet sie mit — der Kunde bekommt sie ja. Positionen ohne Beleg zählen wie bisher.

Gedimmte Zeilen und der Hinweis unter der Summe

Eine Position, die nicht mitzählt, verschwindet nicht: Die Zeile bleibt an ihrem Platz, ist gedimmt und trägt die Marke Optional beziehungsweise Nicht berechnet. Den Betrag der Zeile siehst du weiterhin.

Unter Gesamt · Netto steht zusätzlich, was fehlt — etwa „ohne 2 optionale oder nicht berechnete Positionen (180,00 €)". So erklären sich Summe im Tab und Summe auf dem Beleg gegenseitig, ohne dass du Positionen zusammensuchen musst.

Willst du eine Position doch berechnen, nimm das Kennzeichen im Beleg-Editor zurück — sie zählt dann sofort wieder mit. Bis der Beleg versendet ist, bleibt alles offen.

Die gelbe und die graue Preismarke

Manche Zeilen tragen ein kleines Symbol mit Preis-Hinweis. Es gibt zwei Stufen, und höchstens eine Marke steht je Zeile — der Beleg hat Vorrang.

Gelb: ein Beleg zeigt einen anderen Preis. Steht dieselbe Position in einem noch nicht versendeten Angebot, in einer noch nicht versendeten Rechnung oder in einem Lieferschein, das dein Kunde noch nicht hat, und der Preis dort weicht von der Buchung ab, markiert ein gelbes Symbol die Zeile. Fährst du mit der Maus darüber, nennt der Hinweis beide Preise. Verschickte Belege deckt die bestehende Marke Geändert seit Versand ab.

Grau: der Artikelpreis ist inzwischen anders. Weicht der gebuchte Preis vom aktuellen Preis des Artikels im Katalog ab, ist das Symbol grau. Der Hinweis nennt den Katalogpreis und den gebuchten Preis — und sagt dazu, dass die Abweichung gewollt sein kann: ein selbst gesetzter Preis, ein Preis je Preisgruppe, eine Preisregel oder ein Preis ab Stichtag. Der graue Hinweis ist deshalb eine Auskunft, keine Warnung.

Was die Marke nicht tut. Sie ändert nichts und schlägt nichts vor. Sie zeigt keinen Knopf, sie schreibt keinen Preis um und sie erscheint nicht auf dem Beleg. Willst du einen anderen Preis, änderst du ihn wie gewohnt an der Position.

Wo sie erscheint. Nur bei offenen Buchungen von Veranstaltungen, die noch nicht vorbei sind — also solange die Veranstaltung heute oder später endet und die Buchung sich noch im Entwurf, im Warenkorb, als reserviert oder offen befindet. Bei Gästegruppen-Zeilen, bei Bestandteilen eines Pakets, bei Tickets und Kassenbuchungen bleibt die Zeile ohne Marke. Bei Artikeln ohne Katalogpreis entfällt nur die graue Marke.

Auswertungen zählen dieselben Positionen

Damit der Umsatz überall gleich ist, folgen die Auswertungen derselben Regel wie der Beleg: Optionale und nicht berechnete Positionen zählen nicht in den Umsatz. Das betrifft den gebuchten Umsatz in den Kalkulationsvorlagen, die Berichte und die Top-Produkte. Eine Position, die du im Beleg als optional oder als nicht berechnet führst, taucht in diesen Zahlen also nicht mehr auf.

Häufige Fragen

Warum ist meine Summe kleiner als die Summe der sichtbaren Zeilen? Weil die gedimmten Zeilen und alle Zeilen mit der Marke Optional oder Nicht berechnet nicht mitzählen. Unter der Summe steht, wie viele Zeilen und welcher Betrag ausgelassen werden.

Ich habe eine Position im Angebot optional gestellt — warum zählt sie trotzdem? Weil sie in einem anderen Beleg normal steht, etwa in einem Lieferschein. Die Buchung folgt dem Beleg, in dem der Kunde sie bekommt. Nimm das Kennzeichen auch dort zurück, wenn sie nirgends berechnet werden soll.

Was ist der Unterschied zwischen dem gelben und dem grauen Symbol? Gelb heißt: Ein noch nicht versendeter Beleg zeigt für diese Position einen anderen Preis — das solltest du vor dem Versand ansehen. Grau heißt: Der gebuchte Preis weicht vom aktuellen Artikelpreis ab, was oft Absicht ist.

Verschwindet eine Position, wenn sie nicht mitzählt? Nein. Sie bleibt sichtbar, gedimmt und mit Marke. Nur die Summe lässt sie aus.