Formulieren voor sprekers en exposanten (evenementformulieren)

Met een evenementformulier verzamel je gegevens van mensen die bijdragen aan je evenement: sprekers, exposanten, sponsors, partners. Je maakt de vragen één keer aan, koppelt dezelfde pagina aan zoveel evenementen als je wilt en stuurt de link rond. Wie het formulier invult, staat daarna als bijdrager bij het evenement – met alle antwoorden en de geüploade bestanden.

Het belangrijkste verschil met een gewone boekingspagina: een evenementformulier maakt geen nieuw evenement aan. Het koppelt zich aan een evenement dat al bestaat.

Evenementformulieren zijn beschikbaar vanaf het abonnement Growth.

In de video maak je een evenementformulier aan, koppel je het aan een evenement, verstuur je de link en zie je hoe de inzendingen in de backoffice binnenkomen.

Video afspelen3:36

De afzonderlijke stappen vind je hieronder ook om na te lezen.

Formulierpagina aanmaken en rol benoemen

1. Open Boekingspagina's en maak een nieuwe pagina aan (of open een bestaande om te bewerken).
2. Kies als paginatype Evenementformulier. Heb je het abonnement daarvoor niet, dan zie je het type met een slotje.
3. Er verschijnt het gedeelte Evenementformulier met de melding: „Deze pagina verzamelt gegevens over een bestaand evenement. Er wordt geen nieuw evenement aangemaakt.”
4. Vul bij Rol van de indieners in als wat mensen indienen – bijvoorbeeld Spreker, Exposant of Sponsor. Deze rol staat later bij de bijdrager en groepeert de inzendingen. Je kunt de rol vrij benoemen.
5. Optioneel: schakel Bedrijf is een verplicht veld in. Voor exposanten is dat meestal zinvol, voor sprekers zelden.
6. Sla de pagina op.

Een opmerking over de rol: Univents slaat die op in een uniforme schrijfwijze. Spellingvarianten van hetzelfde woord – zoals „Spreker” en „spreker” – tellen daarom als dezelfde rol en komen in dezelfde groep terecht. Zodra de pagina aan evenementen is gekoppeld, laat de editor je bovendien zien aan hoeveel evenementen hij gekoppeld is.

Omdat een formulierpagina geen data, prijzen of locaties nodig heeft, verbergt de editor de bijbehorende gedeelten. Er blijven er precies drie over: Details, Vragen en Producten.

Vragen toewijzen – inclusief bestandsvraag

De vragen van je formulier staan in het gedeelte Vragen. Je hebt twee manieren:

• Bestaande vraag kiezen koppelt een vraag die al in je workspace bestaat. De vraag blijft dezelfde – wijzig je hem later, dan verandert hij op alle pagina’s die hem gebruiken.
• Vraag toevoegen maakt een nieuwe vraag aan die alleen jij hier nodig hebt.

Voor evenementformulieren zijn er twee vraagtypen die andere paginatypen niet bieden:

• Bestand – voor presentatieslides, logo’s, datasheets of foto’s. Onder Toegestane bestandstypen bepaal je wat er doorheen komt: Alleen afbeeldingen, Alleen PDF of Elk bestand. De regel geldt zowel in de browser van de indiener als bij het opslaan – een PNG komt dus niet langs een PDF-vraag.
• Sectiekop – geen invoerveld, maar een tussenkop. Daarmee deel je langere formulieren op, bijvoorbeeld in „Over jou”, „Jouw presentatie” en „Techniek”.

Elke vraag kun je als verplicht veld markeren. Bij Bestand-vragen geldt daarbij een bijzonderheid: wie het bestand even niet bij de hand heeft, kan het als later aanleveren markeren en toch verzenden. De bevestiging vermeldt dat en herinnert aan de bewerklink. Verplichte vragen die geen bestandsvraag zijn, blokkeren het verzenden daarentegen zoals gebruikelijk.

Behoefte opvragen in plaats van laten bestellen

Soms moeten indieners aangeven wat ze ter plekke nodig hebben – beamer, statafel, stroom, catering. Daarvoor is het gedeelte Producten:

1. Schakel Producten laten aanvragen in.
2. Kies onder Aanvraagbare producten wat er in het formulier mag verschijnen. Alleen geselecteerde producten verschijnen daar.

In het formulier heet het gedeelte dan Behoefte doorgeven. Het toont bewust geen prijzen en geen totalen – voor indieners is het een behoeftemelding, geen bestelling. Wat is aangevraagd, komt toch bij het evenement terecht, zodat je het kunt inplannen en factureren.

In het tabblad Boekingen staat bij elke regel die zo is ontstaan van wie die kwam („Via formulier: …”). Dezelfde regels zie je bovendien direct bij de inzending in het tabblad Medewerkers. Wijzigt iemand zijn gegevens via de bewerklink, dan vervangt Univents zijn eerdere regels – uit „2 statafels” wordt dus „1 statafel” en niet „3”. Regels die je zelf in het tabblad Boekingen hebt aangemaakt, blijven onaangeroerd.

Producten die bij jou goedkeuring nodig hebben, verschijnen nooit in het formulier. De goedkeuringsroute vereist een portaaltoegang die anonieme indieners niet hebben.

Formulier aan een evenement koppelen

De pagina zelf is alleen het sjabloon. Om iemand te laten indienen heb je een link bij een concreet evenement nodig:

1. Open het evenement en ga naar het tabblad Medewerkers.
2. Klik op Formulierlink aanmaken en kies je evenementformulierpagina.
3. Je krijgt een adres van de vorm /formular/… dat je kunt kopiëren en doorgeven – per mail, in de nieuwsbrief, op je website.

Deze link is de open link: iedereen die hem heeft, kan indienen. Dezelfde formulierpagina kun je daarna op precies dezelfde manier aan een tweede, derde en vijftigste evenement koppelen – je hoeft hem niet te dupliceren.

Iemand persoonlijk uitnodigen

Als je weet wie je nodig hebt, nodig die persoon dan direct uit. Via Uitnodigen in het tabblad Medewerkers kies je een contact. Univents maakt dan een persoonlijke link aan en zet de persoon al als uitgenodigde bijdrager bij het evenement.

Een persoonlijke link gedraagt zich anders dan de open link:

• De contactgegevens zijn in het formulier vooraf ingevuld. Bovenaan staat de melding „Uitgenodigd als … – niet jij?”, zodat iemand anders de gegevens kan corrigeren.
• Aan wie de inzending wordt toegewezen, bepaalt altijd de link – niet wat in het naamveld is getypt.
• Na het verzenden staat de persoon bij het evenement op Bevestigd.
• Desgewenst verstuurt Univents bij het uitnodigen direct een uitnodigingsmail met de link. Is die niet verstuurd, dan meldt Univents dat meteen – de uitnodiging zelf staat er wel. Je kunt dan op Mail opnieuw versturen klikken of de link kopiëren en zelf versturen.

Maximum instellen en link sluiten

Voor de open link kun je onder Max. inzendingen een maximum instellen – bijvoorbeeld 20 plaatsen voor exposanten. Is dat bereikt, dan meldt de pagina aan bezoekers: „Alle plaatsen zijn vergeven.” Verdere inzendingen accepteert de server dan ook niet meer als iemand het formulier nog open had staan.

Belangrijk: het maximum telt nieuwe indieners. Wie al heeft ingediend, kan zijn gegevens via de bewerklink nog steeds wijzigen, ook als de grens is bereikt.

Los daarvan kun je elke link uitschakelen met Deactiveren. Daarna toont het adres „Dit formulier is gesloten.” Reeds binnengekomen inzendingen blijven bewaard; indieners zien hun eigen gegevens nog steeds, maar kunnen ze niet meer wijzigen.

Inzendingen en bestanden bekijken

Alle inzendingen bij een evenement staan in het tabblad Medewerkers, gegroepeerd per rol. Bij elke persoon zie je:

• de rolaanduiding (bijv. spreker of exposant),
• het Bedrijf, als dat in het formulier is opgegeven,
• de volledige antwoorden op alle vragen,
• de aangevraagde regels met aantal en bedrag,
• de geüploade bestanden om te openen en te downloaden,
• of er nog iets ontbreekt omdat een bestand is gemarkeerd om later aan te leveren.

Het opgegeven bedrijf komt bovendien in de CRM terecht: Univents koppelt het contact aan het bedrijfscontact met die naam en maakt dat aan als het er nog niet is. Hoofdletters en kleine letters maken daarbij niet uit, zodat er niet voor elke schrijfwijze een eigen bedrijf ontstaat. Heeft de persoon in zijn contactdossier al een hoofdbedrijf, dan blijft dat het hoofdbedrijf – het bedrijf uit het formulier komt er als extra koppeling bij.

Om veiligheidsredenen zijn de bestandslinks maar kort geldig en worden ze bij het aanklikken opnieuw gegenereerd. Kopieer je zo’n link en stuur je hem door, dan werkt hij bij de ontvanger meestal niet meer – geef in plaats daarvan het bestand zelf door.

De stand delen in het klantenportaal

Werk je als bureau voor een opdrachtgever, dan wil die meestal maar één ding weten: hoeveel documenten zijn er al binnen? Zodat je dat niet elke keer handmatig hoeft door te geven, kun je de stand direct in zijn klantenportaal tonen.

De schakelaar staat in het tabblad Medewerkers van het evenement, direct boven de formulieren: Status delen in het klantenportaal. Hij staat standaard Uit en geldt telkens voor één evenement.

Is hij ingeschakeld, dan ziet je klant in zijn portaal de kaart Documenten van bijdragers – tussen het draaiboek en de facturen. Per formulier staat daar:

• de teller, bijvoorbeeld „10 van 15 ingediend”,
• wie er nog openstaat, direct zichtbaar,
• wie heeft ingediend, achter een uitklapper,
• of bij inzendingen nog een verplicht bestand ontbreekt („waarvan 2 onvolledig”),
• de melding Inzendingen gesloten, als je de link hebt gedeactiveerd.

Wat je klant bewust niet ziet: de antwoorden, de geüploade bestanden en de e-mailadressen van de bijdragers. In het portaal staan uitsluitend naam en inzendstatus. Staat er bij een contact in plaats van een naam een e-mailadres in het naamveld – dat komt voor bij geïmporteerde contacten –, dan toont het portaal „Zonder naam” in plaats van het adres.

De teller past zich aan de situatie aan, zodat er geen misleidend getal ontstaat:

• Alleen persoonlijke uitnodigingen ⇒ „X van Y ingediend”.
• Een open link met maximum ⇒ „X van max. N ingediend”.
• Een open link zonder maximum ⇒ alleen „X ingediend”. Een vergelijking met het aantal uitnodigingen zou hier onjuist zijn, omdat via de open link willekeurig veel mensen kunnen indienen.

Onderaan de kaart staat jullie aanspreekpunt met e-mailadres. Herinneringen verstuurt het portaal bewust niet – wie er opvolgt, bepaal jij.

Wat indieners zien

Het formulier opent in de huisstijl van je workspace: bovenaan je workspace, de naam van het evenement met datum en de regel als wat er wordt ingediend. Daarna komen contactgegevens, je vragen en – indien geactiveerd – de behoefte. Er zijn geen stappen voor datum, aantal gasten of locatie. De pagina kan worden omgeschakeld tussen Duits en Engels; je vraagteksten blijven daarbij in de taal waarin je ze hebt geschreven.

Na het verzenden verschijnt een bevestiging met een samenvatting van alle gegevens en de bewerklink. Dezelfde link krijgt de indiener bovendien per mail (sjabloon Formulierinzending bevestigd, dat je onder de e-mailsjablonen kunt aanpassen). Via deze link kan de indiener later gegevens wijzigen of een bestand aanleveren – totdat je de link sluit.

Een bijzonderheid bij de open link: dient iemand met hetzelfde e-mailadres een tweede keer in, dan overschrijft Univents de eerste inzending niet. In plaats daarvan krijgt het adres de bewerklink nogmaals toegestuurd. Zo kan niemand gegevens van een ander overschrijven alleen omdat hij een e-mailadres raadt.

Veelgestelde vragen

Maakt een evenementformulier een nieuw evenement aan? Nee. Het koppelt zich altijd aan een bestaand evenement. Juist daarin verschilt het van de overige boekingspagina’s.

Kan ik dezelfde pagina voor meerdere evenementen gebruiken? Ja, dat is de bedoelde manier. De vragen beheer je één keer, gekoppeld wordt per evenement.

Kan iemand met twee rollen bij hetzelfde evenement staan? Ja. Dient dezelfde persoon één keer in als spreker en één keer als exposant, dan ontstaan er twee vermeldingen – één per rol.

Krijgen indieners toegang tot het partnerportaal? Nee. Wie alleen via een evenementformulier heeft ingediend, ziet het evenement niet in het portaal.

Ziet mijn klant de inzendingen automatisch? Nee. Zonder de schakelaar in het tabblad Medewerkers bestaat de kaart in zijn portaal helemaal niet. En ook als de schakelaar aanstaat, ziet hij alleen namen en status – nooit de antwoorden of bestanden.

Wat gebeurt er als het evenement wordt afgelast of verwijderd? Dan sluit het formulier automatisch en neemt het geen gegevens meer aan.