Formularios para ponentes y expositores (formularios de evento)

Con un Formulario de evento recoges los datos de las personas que contribuyen a tu evento: ponentes, expositores, patrocinadores, partners. Creas las preguntas una sola vez, enlazas la misma página a tantos eventos como quieras y envías el enlace. Quien lo rellena aparece después como colaborador del evento, con todas sus respuestas y los archivos que haya subido.

La diferencia más importante con una página de reservas normal: un formulario de evento no crea ningún evento nuevo. Se asocia a un evento que ya existe.

Los formularios de evento están disponibles a partir del plan Growth.

En el vídeo creas un formulario de evento, lo asocias a un evento, envías el enlace y ves cómo llegan los envíos al backoffice.

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Abajo también puedes leer cada paso por escrito.

Crear la página del formulario y nombrar el rol

1. Abre Páginas de reservas y crea una página nueva (o abre una existente para editarla).
2. Elige Formulario de evento como tipo de página. Si tu plan no lo incluye, verás el tipo con un icono de candado.
3. Aparece la sección Formulario de evento con este aviso: «Esta página recoge datos de un evento existente. No crea ningún evento nuevo.»
4. En Rol de quienes envían el formulario, escribe con qué papel envían los datos: por ejemplo Ponente, Expositor o Patrocinador. Este rol se muestra después en el colaborador y agrupa los envíos. Puedes ponerle el nombre que quieras.
5. Opcional: activa La empresa es un campo obligatorio. Para expositores suele tener sentido; para ponentes, pocas veces.
6. Guarda la página.

Una nota sobre el rol: Univents lo guarda con una grafía unificada. Por eso, las variantes de escritura de la misma palabra, como «Ponente» y «ponente», cuentan como el mismo rol y acaban en el mismo grupo. Además, cuando la página ya está enlazada a eventos, el editor te indica a cuántos está enlazada.

Como una página de formulario no necesita fechas, precios ni espacios, el editor oculta esas secciones. Quedan exactamente tres: Detalles, Preguntas y Productos.

Asignar preguntas, incluida la pregunta de archivo

Las preguntas de tu formulario están en la sección Preguntas. Tienes dos opciones:

• Elegir pregunta existente añade una pregunta que ya existe en tu workspace. Sigue siendo la misma pregunta: si la modificas más adelante, cambia en todas las páginas que la usan.
• Añadir pregunta crea una pregunta nueva que solo necesitas aquí.

Los formularios de evento ofrecen dos tipos de pregunta que otros tipos de página no tienen:

• Archivo: para presentaciones, logotipos, fichas técnicas o fotos. En Tipos de archivo permitidos defines qué se admite: Solo imágenes, Solo PDF o Cualquier archivo. La regla se aplica tanto en el navegador de quien envía como al guardar, así que un PNG no pasa en una pregunta de PDF.
• Título de sección: no es un campo de entrada, sino un subtítulo. Sirve para estructurar formularios largos, por ejemplo en «Sobre ti», «Tu ponencia» y «Técnica».

Cualquier pregunta se puede marcar como obligatoria. Las preguntas de tipo Archivo tienen una particularidad: quien no tenga el archivo a mano puede marcarlo como enviar más tarde y enviar el formulario igualmente. La confirmación lo indica y recuerda el enlace de edición. Las preguntas obligatorias que no son de archivo, en cambio, siguen bloqueando el envío como siempre.

Preguntar por las necesidades en lugar de dejar pedir

A veces quieres que quienes envían el formulario indiquen qué necesitan en el lugar: proyector, mesa alta, electricidad, catering. Para eso está la sección Productos:

1. Activa Permitir solicitar productos.
2. En Productos solicitables, elige lo que puede aparecer en el formulario. Solo aparecen los productos seleccionados.

En el formulario, la sección se llama Indica lo que necesitas. A propósito no muestra precios ni totales: para quien envía es una indicación de necesidades, no un pedido. Aun así, lo solicitado llega al evento, de modo que puedes planificarlo y facturarlo.

En la pestaña Reservas, cada línea creada de este modo indica de quién procede («Mediante formulario: …»). Las mismas líneas las ves también directamente en el envío, en la pestaña Colaboradores. Si alguien modifica sus datos mediante el enlace de edición, Univents sustituye sus líneas anteriores: de «2 mesas altas» se pasa a «1 mesa alta», no a «3». Las líneas que hayas creado tú mismo en la pestaña Reservas no se tocan.

Los productos que en tu cuenta requieren aprobación no aparecen nunca en el formulario. El proceso de aprobación exige un acceso al portal, que las personas anónimas que envían el formulario no tienen.

Enlazar el formulario a un evento

La página en sí es solo la plantilla. Para que alguien pueda enviar datos, necesitas un enlace en un evento concreto:

1. Abre el evento y ve a la pestaña Colaboradores.
2. Haz clic en Crear enlace de formulario y elige tu página de formulario de evento.
3. Obtienes una dirección con la forma /formular/… que puedes copiar y compartir: por correo, en el boletín, en tu sitio web.

Este enlace es el enlace abierto: cualquiera que lo tenga puede enviar datos. La misma página de formulario se puede enlazar igual a un segundo, un tercero y un quincuagésimo evento, sin necesidad de duplicarla.

Invitar a alguien personalmente

Si sabes a quién necesitas, invítale directamente. Con Invitar, en la pestaña Colaboradores, eliges un contacto. Univents crea entonces un enlace personal y registra a la persona en el evento como colaborador invitado.

Un enlace personal se comporta de forma distinta al abierto:

• Los datos de contacto aparecen rellenados de antemano en el formulario. Arriba se muestra el aviso «Invitado como … – ¿no eres tú?», para que otra persona pueda corregir los datos.
• A quién se asigna el envío lo decide siempre el enlace, no lo que se escriba en el campo del nombre.
• Tras enviar el formulario, la persona figura en el evento como Confirmado.
• Si lo deseas, al invitar Univents envía directamente un correo de invitación con el enlace. Si no ha salido, Univents te lo indica al instante; la invitación en sí se mantiene. Entonces puedes hacer clic en Reenviar correo o copiar el enlace y enviarlo tú mismo.

Fijar un límite y cerrar el enlace

Para el enlace abierto puedes fijar un límite en Máx. de envíos, por ejemplo 20 plazas de expositor. Cuando se alcanza, la página informa a los visitantes: «No quedan plazas.» A partir de ese momento, el servidor tampoco acepta más envíos aunque alguien tuviera el formulario abierto.

Importante: el límite cuenta a las personas nuevas que envían datos. Quien ya ha enviado el formulario puede seguir modificando sus datos mediante el enlace de edición, aunque se haya alcanzado el límite.

Con independencia de esto, puedes Desactivar cualquier enlace. Entonces la dirección muestra «Este formulario está cerrado.» Los envíos ya recibidos se conservan; quienes los enviaron siguen viendo sus propios datos, pero ya no pueden modificarlos.

Ver los envíos y los archivos

Todos los envíos de un evento están en la pestaña Colaboradores, agrupados por rol. De cada persona ves:

• la indicación del rol (p. ej., ponente o expositor),
• la Empresa, si se indicó en el formulario,
• las respuestas completas a todas las preguntas,
• las líneas solicitadas con cantidad e importe,
• los archivos subidos, para abrirlos y descargarlos,
• si falta algo porque un archivo se marcó para enviarlo más tarde.

La empresa indicada también llega al CRM: Univents vincula el contacto con el contacto de empresa de ese nombre y lo crea si todavía no existe. No se distingue entre mayúsculas y minúsculas, de modo que no se crea una empresa distinta por cada forma de escribirla. Si la persona ya tiene una empresa principal en su ficha de contacto, esta sigue siendo la principal; la empresa del formulario se añade como vínculo adicional.

Por motivos de seguridad, los enlaces a los archivos solo son válidos durante un tiempo breve y se generan de nuevo al hacer clic. Si copias uno de estos enlaces y lo reenvías, normalmente ya no funcionará para el destinatario; pásale mejor el archivo en sí.

Compartir el estado en el portal de clientes

Si trabajas como agencia para un cliente, normalmente quiere saber una sola cosa: ¿cuánta documentación ha llegado ya? Para que no tengas que comunicárselo a mano cada vez, puedes mostrar el estado directamente en su portal de clientes.

El interruptor está en la pestaña Colaboradores del evento, justo encima de los formularios: Compartir estado en el portal de clientes. Por defecto está Desactivado y se aplica a un evento cada vez.

Cuando está activado, tu cliente ve en su portal la tarjeta Documentación de los colaboradores, entre el programa y las facturas. Por cada formulario muestra:

• el contador, por ejemplo «10 de 15 enviados»,
• quién está pendiente, visible de inmediato,
• quién ya ha enviado, dentro de un desplegable,
• si en algún envío falta todavía un archivo obligatorio («2 incompletos»),
• el aviso Envíos cerrados, cuando has desactivado el enlace.

Lo que tu cliente no ve, a propósito: las respuestas, los archivos subidos y las direcciones de correo de los colaboradores. En el portal solo aparecen el nombre y el estado del envío. Si un contacto tiene una dirección de correo en el campo del nombre en lugar de un nombre, algo habitual en contactos importados, el portal muestra «Sin nombre» en lugar de la dirección.

El contador se adapta a la situación para que no aparezca una cifra engañosa:

• Solo invitaciones personales ⇒ «X de Y enviados».
• Un enlace abierto con límite ⇒ «X de máx. N enviados».
• Un enlace abierto sin límite ⇒ solo «X enviados». Compararlo con el número de invitaciones sería incorrecto, porque a través del enlace abierto puede enviar datos cualquier número de personas.

Al pie de la tarjeta aparece vuestra persona de contacto con su dirección de correo. El portal no envía recordatorios a propósito: tú decides quién da seguimiento.

Lo que ven quienes envían el formulario

El formulario se abre con la imagen de marca de tu workspace: arriba tu workspace, el nombre del evento con la fecha y la línea que indica con qué papel se envían los datos. Después vienen los datos de contacto, tus preguntas y, si está activado, las necesidades. No hay pasos para la fecha, el número de invitados ni el espacio. La página se puede cambiar entre alemán e inglés; los textos de tus preguntas se mantienen en el idioma en que los escribiste.

Tras el envío aparece una confirmación con un resumen de todos los datos y el enlace de edición. Quien envía recibe además ese mismo enlace por correo (plantilla Envío de formulario confirmado, que puedes personalizar en las plantillas de correo). Con ese enlace puede modificar datos más adelante o enviar un archivo que faltaba, hasta que cierres el enlace.

Una particularidad del enlace abierto: si alguien envía el formulario por segunda vez con la misma dirección de correo, Univents no sobrescribe el primer envío. En su lugar, se vuelve a enviar a esa dirección el enlace de edición. Así nadie puede sobrescribir datos ajenos solo por adivinar una dirección de correo.

Preguntas frecuentes

¿Un formulario de evento crea un evento nuevo? No. Siempre se asocia a un evento existente. Es justo lo que lo distingue del resto de páginas de reservas.

¿Puedo usar la misma página para varios eventos? Sí, es la forma prevista. Las preguntas las mantienes una vez y el enlace se crea por evento.

¿Puede una persona figurar con dos roles en el mismo evento? Sí. Si la misma persona envía el formulario una vez como ponente y otra como expositor, se crean dos entradas: una por rol.

¿Quienes envían el formulario obtienen acceso al portal de partners? No. Quien solo ha enviado datos mediante un formulario de evento no ve el evento en el portal.

¿Mi cliente ve los envíos automáticamente? No. Sin activar la opción en la pestaña Colaboradores, la tarjeta ni siquiera existe en su portal. Y aun con ella activada, solo ve nombres y estado, nunca las respuestas ni los archivos.

¿Qué pasa si el evento se cancela o se elimina? Entonces el formulario se cierra automáticamente y deja de aceptar datos.