Formulários de oradores e expositores (formulários de evento)

Com um Formulário de evento, recolhem-se dados de quem contribui para o evento: oradores, expositores, patrocinadores, parceiros. As perguntas são criadas uma só vez, a mesma página é associada a quantos eventos forem necessários e o link é enviado. Quem o preencher passa a constar como colaborador no evento – com todas as respostas e os ficheiros carregados.

A diferença mais importante em relação a uma página de reservas normal: um Formulário de evento não cria um novo evento. Fica associado a um evento que já existe.

Os formulários de evento estão disponíveis a partir do plano Growth.

No vídeo, é criado um Formulário de evento, associado a um evento, enviado o link e mostrado como as submissões chegam ao backoffice.

Reproduzir vídeo3:36

Os passos individuais estão também descritos abaixo, para consulta.

Criar a página de formulário e dar nome à função

1. Abrir Páginas de reservas e criar uma nova página (ou abrir uma existente para editar).
2. Escolher Formulário de evento como tipo de página. Se o plano não o incluir, o tipo aparece com um símbolo de cadeado.
3. Surge a secção Formulário de evento com a indicação: «Esta página recolhe dados sobre um evento existente. Não cria um novo evento.»
4. Em Função de quem submete, indicar em que qualidade as pessoas submetem – por exemplo Orador, Expositor ou Patrocinador. Esta função aparece mais tarde no colaborador e agrupa as submissões. O nome é livre.
5. Opcional: ativar A empresa é um campo obrigatório. Para expositores faz normalmente sentido; para oradores raramente.
6. Guardar a página.

Uma nota sobre a função: o Univents guarda-a numa grafia uniformizada. Variantes de escrita da mesma palavra – por exemplo «Orador(a)» e «Orador/a» – contam por isso como a mesma função e ficam no mesmo grupo. Assim que a página estiver associada a eventos, o editor mostra também a quantos está associada.

Como uma página de formulário não precisa de datas, preços nem espaços, o editor oculta as secções correspondentes. Ficam exatamente três: Detalhes, Perguntas e Produtos.

Atribuir perguntas – incluindo pergunta de ficheiro

As perguntas do formulário encontram-se na secção Perguntas. Há duas opções:

• Escolher pergunta existente associa uma pergunta que já existe no workspace. A pergunta continua a ser a mesma – se for alterada mais tarde, muda em todas as páginas que a utilizam.
• Adicionar pergunta cria uma nova pergunta, que só é usada aqui.

Nos formulários de evento existem dois tipos de pergunta que os outros tipos de página não oferecem:

• Ficheiro – para diapositivos de apresentações, logótipos, fichas técnicas ou fotografias. Em Tipos de ficheiro permitidos define-se o que é aceite: Apenas imagens, Apenas PDF ou Qualquer ficheiro. A regra aplica-se tanto no navegador de quem submete como ao guardar – um PNG não passa, portanto, numa pergunta de PDF.
• Título de secção – não é um campo de introdução, mas um subtítulo. Serve para estruturar formulários mais longos, por exemplo em «Dados pessoais», «A apresentação» e «Técnica».

Qualquer pergunta pode ser marcada como obrigatória. Nas perguntas de Ficheiro aplica-se uma particularidade: quem não tiver o ficheiro à mão pode marcá-lo como enviar mais tarde e submeter na mesma. A confirmação regista-o e lembra o link de edição. As perguntas obrigatórias que não sejam de ficheiro continuam a bloquear a submissão, como habitualmente.

Perguntar as necessidades em vez de deixar encomendar

Por vezes, quem submete deve indicar o que precisa no local – projetor, mesa alta, eletricidade, catering. Para isso existe a secção Produtos:

1. Ativar Permitir o pedido de produtos.
2. Em Produtos disponíveis para pedido, escolher o que pode aparecer no formulário. Só os produtos selecionados surgem aí.

No formulário, a secção chama-se Indicar necessidades. Não mostra propositadamente preços nem totais – para quem submete trata-se de uma indicação de necessidades, não de uma encomenda. O que foi pedido fica, ainda assim, registado no evento, para poder ser planeado e faturado.

No separador Reservas, cada linha criada desta forma indica de quem veio («Via formulário: …»). As mesmas linhas aparecem também diretamente na submissão, no separador Colaboradores. Se alguém alterar os dados através do link de edição, o Univents substitui as linhas anteriores dessa pessoa – de «2 mesas altas» passa-se a «1 mesa alta» e não a «3». As linhas criadas manualmente no separador Reservas não são afetadas.

Os produtos que, no workspace, exigem aprovação não aparecem no formulário. O processo de aprovação pressupõe um acesso ao portal, que quem submete anonimamente não tem.

Associar o formulário a um evento

A página em si é apenas o modelo. Para que alguém possa submeter, é necessário um link num evento concreto:

1. Abrir o evento e mudar para o separador Colaboradores.
2. Clicar em Criar link de formulário e escolher a página de Formulário de evento.
3. É gerado um endereço do tipo /formular/…, que pode ser copiado e partilhado – por e-mail, na newsletter, no site.

Este link é o link aberto: qualquer pessoa que o tenha pode submeter. A mesma página de formulário pode depois ser associada da mesma forma a um segundo, a um terceiro e a um quinquagésimo evento – não é preciso duplicá-la.

Convidar alguém pessoalmente

Quando já se sabe de quem se precisa, convida-se diretamente. Através de Convidar, no separador Colaboradores, escolhe-se um contacto. O Univents cria então um link pessoal e regista a pessoa, no evento, como colaborador convidado.

Um link pessoal comporta-se de forma diferente do link aberto:

• Os dados de contacto aparecem pré-preenchidos no formulário. No topo surge a indicação «Convidado como … – não é consigo?», para que outra pessoa possa corrigir os dados.
• A quem a submissão é atribuída decide-se sempre pelo link – nunca pelo que foi escrito no campo do nome.
• Depois de submeter, a pessoa fica no evento com o estado Confirmado.
• Se pretendido, o Univents envia logo ao convidar um e-mail de convite com o link. Se não tiver sido enviado, o Univents avisa de imediato – o convite em si mantém-se. Pode então clicar-se em Reenviar e-mail ou copiar-se o link e enviá-lo manualmente.

Definir limite e fechar o link

Para o link aberto, é possível definir um limite em Máx. de submissões – por exemplo, 20 lugares de expositor. Quando é atingido, a página informa os visitantes: «Todos os lugares estão ocupados.» O servidor deixa então de aceitar mais submissões, mesmo que alguém ainda tivesse o formulário aberto.

Importante: o limite conta novos participantes. Quem já submeteu pode continuar a alterar os dados através do link de edição, mesmo que o limite tenha sido atingido.

Independentemente disso, qualquer link pode ser Desativado. Depois, o endereço mostra «Este formulário está fechado.» As submissões já recebidas mantêm-se; quem submeteu continua a ver os próprios dados, mas já não os pode alterar.

Ver submissões e ficheiros

Todas as submissões de um evento encontram-se no separador Colaboradores, agrupadas por função. De cada pessoa vê-se:

• a indicação da função (p. ex. orador ou expositor),
• a Empresa, se tiver sido indicada no formulário,
• as respostas completas a todas as perguntas,
• as linhas pedidas, com quantidade e valor,
• os ficheiros carregados, para abrir e transferir,
• se ainda falta algo, porque um ficheiro foi marcado para envio posterior.

A empresa indicada fica também registada no CRM: o Univents associa o contacto ao contacto de empresa com esse nome e cria-o, caso ainda não exista. A distinção entre maiúsculas e minúsculas é ignorada, para que não seja criada uma empresa por cada grafia. Se a pessoa já tiver uma empresa principal na ficha de contacto, esta mantém-se como empresa principal – a empresa do formulário é acrescentada como associação adicional.

Por motivos de segurança, os links dos ficheiros têm uma validade curta e são gerados de novo ao clicar. Se um destes links for copiado e reencaminhado, em regra deixa de funcionar para o destinatário – deve partilhar-se o próprio ficheiro.

Partilhar o estado no portal do cliente

Quando se trabalha como agência para um cliente, este quer normalmente saber uma única coisa: quantos documentos já chegaram? Para não ser necessário comunicá-lo manualmente de cada vez, o estado pode ser apresentado diretamente no portal do cliente.

O interruptor encontra-se no separador Colaboradores do evento, mesmo acima dos formulários: Partilhar estado no portal do cliente. Por predefinição está Desativado e aplica-se a um evento de cada vez.

Quando está ativado, o cliente vê no portal o cartão Documentos dos colaboradores – entre o programa e as faturas. Por formulário, aparece:

• o contador, por exemplo «10 de 15 submetidos»,
• quem ainda falta, imediatamente visível,
• quem já submeteu, numa lista expansível,
• se nas submissões ainda falta um ficheiro obrigatório («dos quais 2 incompletos»),
• a indicação Envios encerrados, quando o link foi desativado.

O que o cliente propositadamente não vê: as respostas, os ficheiros carregados e os endereços de e-mail dos colaboradores. No portal constam exclusivamente o nome e o estado da submissão. Se um contacto tiver um endereço de e-mail no campo do nome em vez de um nome – o que acontece com contactos importados –, o portal mostra «Sem nome» em vez do endereço.

O contador adapta-se à situação, para não surgir um número enganador:

• Apenas convites pessoais ⇒ «X de Y submetidos».
• Um link aberto com limite ⇒ «X de, no máx., N submetidos».
• Um link aberto sem limite ⇒ apenas «X submetidos». Uma comparação com o número de convites estaria errada neste caso, porque através do link aberto pode submeter um número qualquer de pessoas.

No fim do cartão consta o contacto responsável, com endereço de e-mail. O portal não envia lembretes de propósito – quem insiste é decisão do utilizador.

O que vê quem submete

O formulário abre com a identidade visual do workspace: em cima o workspace, o nome do evento com a data e a linha que indica em que qualidade se submete. Seguem-se os dados de contacto, as perguntas e – se estiver ativado – as necessidades. Não existem passos para data, número de convidados ou espaço. A página pode alternar entre alemão e inglês; os textos das perguntas mantêm-se na língua em que foram escritos.

Depois de submeter, surge uma confirmação com um resumo de todos os dados e o link de edição. Quem submeteu recebe o mesmo link também por e-mail (modelo Envio de formulário confirmado, que pode ser adaptado nos modelos de e-mail). Através deste link, é possível alterar dados mais tarde ou enviar um ficheiro em falta – até o link ser fechado.

Uma particularidade do link aberto: se alguém submeter uma segunda vez com o mesmo endereço de e-mail, o Univents não substitui a primeira submissão. Em vez disso, o link de edição volta a ser enviado para esse endereço. Assim, ninguém pode substituir dados alheios só por adivinhar um endereço de e-mail.

Perguntas frequentes

Um Formulário de evento cria um novo evento? Não. Fica sempre associado a um evento existente. É precisamente aqui que se distingue das restantes páginas de reservas.

Posso usar a mesma página para vários eventos? Sim, é a forma prevista. As perguntas são mantidas uma só vez e o link é associado por evento.

Uma pessoa pode constar com duas funções no mesmo evento? Sim. Se a mesma pessoa submeter uma vez como orador e outra como expositor, são criados dois registos – um por função.

Quem submete tem acesso ao portal de parceiros? Não. Quem submeteu apenas através de um Formulário de evento não vê o evento no portal.

O cliente vê as submissões automaticamente? Não. Sem a partilha ativada no separador Colaboradores, o cartão nem sequer existe no portal. E mesmo com a partilha ativada, vê apenas nomes e estado – nunca as respostas nem os ficheiros.

O que acontece se o evento for cancelado ou eliminado? O formulário fecha automaticamente e deixa de aceitar dados.