Moduli per relatori ed espositori (moduli evento)

Con un Modulo evento raccogli le informazioni delle persone che contribuiscono al tuo evento: relatrici e relatori, espositori, sponsor, partner. Crei le domande una sola volta, colleghi la stessa pagina a quanti eventi vuoi e invii il link. Chi lo compila risulta poi tra i collaboratori dell’evento – con tutte le risposte e i file caricati.

La differenza più importante rispetto a una normale pagina di prenotazione: un modulo evento non crea alcun nuovo evento. Si collega a un evento già esistente.

I moduli evento sono disponibili a partire dal piano Growth.

Nel video crei un modulo evento, lo colleghi a un evento, invii il link e vedi come arrivano gli invii nel backoffice.

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Puoi rileggere i singoli passaggi anche qui sotto.

Creare la pagina del modulo e definire il ruolo

1. Apri Pagine di prenotazione e crea una nuova pagina (oppure aprine una esistente per modificarla).
2. Come tipo di pagina scegli Modulo evento. Se il tuo piano non lo include, vedi il tipo con un lucchetto.
3. Compare la sezione Modulo evento con l’avviso: «Questa pagina raccoglie informazioni su un evento esistente. Non crea un nuovo evento.»
4. Sotto Ruolo di chi invia indica con quale ruolo le persone inviano i dati – ad esempio Relatore, Espositore o Sponsor. Questo ruolo compare poi sul collaboratore e raggruppa gli invii. Puoi chiamarlo come vuoi.
5. Facoltativo: attiva L’azienda è un campo obbligatorio. Per gli espositori di solito ha senso, per i relatori raramente.
6. Salva la pagina.

Una nota sul ruolo: Univents lo salva in una grafia uniformata. Le varianti di scrittura della stessa parola – ad esempio «Relatore/Relatrice» e «Relatore/trice» – contano quindi come lo stesso ruolo e finiscono nello stesso gruppo. Non appena la pagina è collegata a degli eventi, l’editor ti mostra inoltre a quanti è collegata.

Poiché una pagina modulo non ha bisogno né di date, né di prezzi, né di location, l’editor nasconde le sezioni corrispondenti. Ne restano esattamente tre: Dettagli, Domande e Prodotti.

Assegnare le domande – compresa la domanda di tipo file

Le domande del tuo modulo si trovano nella sezione Domande. Hai due modi:

• Scegli domanda esistente collega una domanda già presente nel tuo workspace. La domanda resta la stessa: se in seguito la modifichi, cambia in tutte le pagine che la usano.
• Aggiungi domanda crea una nuova domanda che serve solo a te qui.

Per i moduli evento esistono due tipi di domanda che gli altri tipi di pagina non offrono:

• File – per slide, loghi, schede tecniche o foto. Sotto Tipi di file consentiti stabilisci cosa passa: Solo immagini, Solo PDF o Qualsiasi file. La regola vale sia nel browser di chi invia sia al momento del salvataggio – un PNG quindi non supera una domanda PDF.
• Titolo di sezione – non un campo di inserimento, ma un sottotitolo. Serve a strutturare i moduli più lunghi, ad esempio in «Chi sei», «Il tuo intervento» e «Tecnica».

Ogni domanda può essere impostata come obbligatoria. Per le domande di tipo File c’è però una particolarità: chi al momento non ha il file a portata di mano può contrassegnarlo come da inviare più tardi e inviare comunque il modulo. La conferma lo segnala e ricorda il link di modifica. Le domande obbligatorie che non riguardano file, invece, bloccano l’invio come di consueto.

Chiedere il fabbisogno invece di far ordinare

A volte chi invia deve indicare di cosa ha bisogno sul posto – proiettore, tavolo alto, corrente, catering. Per questo esiste la sezione Prodotti:

1. Attiva Fai richiedere i prodotti.
2. Sotto Prodotti richiedibili scegli cosa può comparire nel modulo. Compaiono solo i prodotti selezionati.

Nel modulo la sezione si chiama Segnala il tuo fabbisogno. Di proposito non mostra né prezzi né totali – per chi invia è una segnalazione di fabbisogno, non un ordine. Quanto richiesto finisce comunque nell’evento, così puoi pianificarlo e fatturarlo.

Nella scheda Prenotazioni per ogni riga creata in questo modo è indicato da chi proviene («Tramite modulo: …»). Le stesse righe le vedi anche direttamente nell’invio, nella scheda Collaboratori. Se qualcuno modifica i propri dati tramite il link di modifica, Univents sostituisce le sue righe precedenti – quindi da «2 tavoli alti» si passa a «1 tavolo alto» e non a «3». Le righe che hai creato tu stesso nella scheda Prenotazioni non vengono toccate.

I prodotti che da te richiedono un’approvazione non compaiono mai nel modulo. Il percorso di approvazione presuppone un accesso al portale, che chi invia in modo anonimo non ha.

Collegare il modulo a un evento

La pagina in sé è solo il modello. Perché qualcuno possa inviare i dati, serve un link su un evento concreto:

1. Apri l’evento e passa alla scheda Collaboratori.
2. Clicca su Crea link al modulo e scegli la tua pagina Modulo evento.
3. Ottieni un indirizzo del tipo /formular/…, che puoi copiare e inoltrare – per mail, nella newsletter, sul tuo sito web.

Questo link è il link aperto: chiunque lo abbia può inviare. La stessa pagina modulo si può poi collegare nello stesso modo a un secondo, a un terzo e a un cinquantesimo evento – non serve duplicarla.

Invitare qualcuno di persona

Se sai di chi hai bisogno, invitalo direttamente. Con Invita nella scheda Collaboratori scegli un contatto. Univents crea un link personale e inserisce subito la persona come collaboratore invitato nell’evento.

Un link personale si comporta in modo diverso da quello aperto:

• I dati di contatto sono precompilati nel modulo. In alto compare l’avviso «Invitato come … – non sei tu?», così qualcun altro può correggere i dati.
• A chi viene assegnato l’invio lo decide sempre il link – non ciò che è stato digitato nel campo del nome.
• Dopo l’invio la persona risulta nell’evento come Confermato.
• Su richiesta Univents invia subito, al momento dell’invito, una mail di invito con il link. Se non è partita, Univents te lo dice subito – l’invito in sé resta comunque valido. Puoi quindi cliccare Invia di nuovo la mail oppure copiare il link e inviarlo tu.

Impostare un limite e chiudere il link

Per il link aperto puoi impostare un limite sotto Max. invii – ad esempio 20 posti per gli espositori. Una volta raggiunto, la pagina comunica ai visitatori: «Tutti i posti sono esauriti.» Il server non accetta poi altri invii nemmeno se qualcuno aveva ancora il modulo aperto.

Importante: il limite conta le persone nuove che inviano. Chi ha già inviato può continuare a modificare i propri dati tramite il link di modifica, anche se il limite è stato raggiunto.

Indipendentemente da questo, per ogni link puoi usare Disattiva. Da quel momento l’indirizzo mostra «Questo modulo è chiuso.» Gli invii già ricevuti restano; chi ha inviato continua a vedere i propri dati, ma non può più modificarli.

Visualizzare invii e file

Tutti gli invii relativi a un evento si trovano nella scheda Collaboratori, raggruppati per ruolo. Per ogni persona vedi:

• l’indicazione del ruolo (ad es. relatore o espositore),
• l’Azienda, se indicata nel modulo,
• le risposte complete a tutte le domande,
• le righe richieste con quantità e importo,
• i file caricati, da aprire e scaricare,
• se manca ancora qualcosa perché un file è stato contrassegnato da inviare più tardi.

L’azienda indicata finisce inoltre nel CRM: Univents collega il contatto al contatto aziendale con quel nome e lo crea se non esiste ancora. Maiuscole e minuscole non contano, così non nasce un’azienda per ogni grafia. Se la persona ha già un’azienda principale nella sua scheda contatto, questa resta l’azienda principale – l’azienda del modulo viene aggiunta come collegamento ulteriore.

Per motivi di sicurezza i link ai file hanno una validità breve e vengono generati al momento del clic. Se copi un link di questo tipo e lo inoltri, di norma non funziona più per il destinatario – inoltra invece il file stesso.

Condividere l’avanzamento nel portale clienti

Se lavori come agenzia per un committente, di solito vuole sapere una cosa sola: quanti documenti sono già arrivati? Per non doverlo comunicare ogni volta a mano, puoi mostrare l’avanzamento direttamente nel suo portale clienti.

L’interruttore si trova nella scheda Collaboratori dell’evento, subito sopra i moduli: Condividi lo stato nel portale clienti. Per impostazione predefinita è Disattivato e vale per un evento alla volta.

Quando è attivo, il tuo cliente vede nel suo portale il riquadro Documenti dei collaboratori – tra il programma e le fatture. Per ogni modulo viene mostrato:

• il contatore, ad esempio «10 su 15 inviati»,
• chi non ha ancora inviato, subito visibile,
• chi ha inviato, dietro un menu a comparsa,
• se in alcuni invii manca ancora un file obbligatorio («di cui 2 incompleti»),
• l’avviso Invii chiusi, se hai disattivato il link.

Cosa il tuo cliente di proposito non vede: le risposte, i file caricati e gli indirizzi e-mail dei collaboratori. Nel portale compaiono esclusivamente il nome e lo stato dell’invio. Se un contatto ha un indirizzo e-mail al posto del nome nel campo del nome – succede con i contatti importati – il portale mostra «Senza nome» invece dell’indirizzo.

Il contatore si adatta alla situazione, per evitare numeri fuorvianti:

• Solo inviti personali ⇒ «X su Y inviati».
• Link aperto con limite ⇒ «X su max. N inviati».
• Link aperto senza limite ⇒ solo «X inviati». Un confronto con il numero degli inviti sarebbe qui sbagliato, perché tramite il link aperto può inviare un numero qualsiasi di persone.

In fondo al riquadro compare il vostro referente con indirizzo e-mail. Il portale di proposito non invia promemoria – sei tu a decidere chi ricontattare.

Cosa vedono le persone che inviano

Il modulo si apre con il branding del tuo workspace: in alto il tuo workspace, il nome dell’evento con la data e la riga che indica con quale ruolo si invia. Seguono i dati di contatto, le tue domande e – se attivato – il fabbisogno. Non ci sono passaggi per data, numero di ospiti o location. La pagina si può commutare tra tedesco e inglese; i testi delle tue domande restano nella lingua in cui li hai scritti.

Dopo l’invio compare una conferma con un riepilogo di tutti i dati e il link di modifica. Lo stesso link arriva a chi ha inviato anche per mail (modello Invio del modulo confermato, che puoi personalizzare tra i modelli di e-mail). Tramite questo link può modificare i dati o inviare un file in un secondo momento – finché non chiudi il link.

Una particolarità del link aperto: se qualcuno invia una seconda volta con lo stesso indirizzo e-mail, Univents non sovrascrive il primo invio. All’indirizzo viene invece rispedito il link di modifica. In questo modo nessuno può sovrascrivere i dati altrui solo indovinando un indirizzo e-mail.

Domande frequenti

Un modulo evento crea un nuovo evento? No. Si collega sempre a un evento esistente. È proprio questo che lo distingue dalle altre pagine di prenotazione.

Posso usare la stessa pagina per più eventi? Sì, è il modo previsto. Le domande le gestisci una volta sola, il collegamento si fa per evento.

Una persona può avere due ruoli nello stesso evento? Sì. Se la stessa persona invia una volta come relatore e una volta come espositore, vengono creati due record – uno per ruolo.

Chi invia ottiene accesso al portale partner? No. Chi ha inviato solo tramite un modulo evento non vede l’evento nel portale.

Il mio cliente vede gli invii automaticamente? No. Senza la condivisione nella scheda Collaboratori il riquadro nel suo portale non esiste affatto. E anche con la condivisione vede solo nomi e stato – mai le risposte o i file.

Cosa succede se l’evento viene annullato o eliminato? Il modulo si chiude automaticamente e non accetta più dati.