Formularze dla prelegentów i wystawców (formularze wydarzenia)

Za pomocą funkcji Formularz wydarzenia zbierasz dane od osób, które współtworzą Twoje wydarzenie: prelegentów, wystawców, sponsorów, partnerów. Pytania tworzysz raz, tę samą stronę łączysz z dowolną liczbą wydarzeń i wysyłasz link. Osoba, która go wypełni, pojawia się następnie przy wydarzeniu jako współpracownik – ze wszystkimi odpowiedziami i przesłanymi plikami.

Najważniejsza różnica w porównaniu ze zwykłą stroną rezerwacji: formularz wydarzenia nie tworzy nowego wydarzenia. Dołącza się do wydarzenia, które już istnieje.

Formularze wydarzeń są dostępne od planu Growth.

W filmie tworzysz formularz wydarzenia, przypisujesz go do wydarzenia, wysyłasz link i sprawdzasz, jak zgłoszenia trafiają do backoffice’u.

Odtwórz film3:36

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej również w formie tekstowej.

Tworzenie strony formularza i nazwanie roli

1. Otwórz Strony rezerwacji i utwórz nową stronę (lub otwórz istniejącą do edycji).
2. Jako typ strony wybierz Formularz wydarzenia. Jeśli Twój plan tego nie obejmuje, typ jest oznaczony ikoną kłódki.
3. Pojawi się sekcja Formularz wydarzenia z informacją: „Ta strona zbiera dane dotyczące istniejącego wydarzenia. Nie tworzy nowego wydarzenia.”
4. W polu Rola osób zgłaszających wpisz, w jakiej roli osoby się zgłaszają – na przykład Prelegent, Wystawca lub Sponsor. Ta rola będzie później widoczna przy współpracowniku i grupuje zgłoszenia. Możesz nazwać ją dowolnie.
5. Opcjonalnie: włącz Firma jest polem obowiązkowym. Dla wystawców zwykle ma to sens, dla prelegentów rzadko.
6. Zapisz stronę.

Uwaga dotycząca roli: Univents zapisuje ją w ujednoliconej pisowni. Warianty zapisu tego samego słowa – na przykład „Prelegent/ka” i „Prelegentka” – są więc traktowane jako ta sama rola i trafiają do tej samej grupy. Gdy strona jest już połączona z wydarzeniami, edytor pokazuje dodatkowo, z iloma z nich jest połączona.

Ponieważ strona formularza nie potrzebuje terminów, cen ani lokalizacji, edytor ukrywa odpowiednie sekcje. Zostają dokładnie trzy: Szczegóły, Pytania i Produkty.

Przypisywanie pytań – wraz z pytaniem o plik

Pytania formularza znajdziesz w sekcji Pytania. Masz dwie możliwości:

• Wybierz istniejące pytanie dołącza pytanie, które już istnieje w Twoim workspace. Pytanie pozostaje tym samym – jeśli później je zmienisz, zmieni się na wszystkich stronach, które go używają.
• Dodaj pytanie tworzy nowe pytanie, które będzie używane tylko tutaj.

W formularzach wydarzeń dostępne są dwa typy pytań, których nie oferują inne typy stron:

• Plik – na slajdy prezentacji, logo, karty techniczne lub zdjęcia. W polu Dozwolone typy plików określasz, co jest akceptowane: Tylko obrazy, Tylko PDF lub Dowolny plik. Reguła obowiązuje zarówno w przeglądarce osoby zgłaszającej, jak i przy zapisie – plik PNG nie przejdzie więc przy pytaniu o PDF.
• Nagłówek sekcji – to nie pole do wpisania, lecz śródtytuł. Pozwala podzielić dłuższe formularze, na przykład na „O Tobie”, „Twoje wystąpienie” i „Technika”.

Każde pytanie można oznaczyć jako obowiązkowe. W przypadku pytań typu Plik obowiązuje jednak pewien wyjątek: kto w danym momencie nie ma pliku pod ręką, może oznaczyć go jako doślę później i mimo to wysłać formularz. Potwierdzenie odnotowuje to i przypomina o linku do edycji. Pozostałe pytania obowiązkowe (inne niż o plik) blokują wysłanie jak zwykle.

Zbieranie zapotrzebowania zamiast przyjmowania zamówień

Czasem osoby zgłaszające mają podać, czego potrzebują na miejscu – projektora, stolika koktajlowego, prądu, cateringu. Służy do tego sekcja Produkty:

1. Włącz Pozwól zgłaszać zapotrzebowanie na produkty.
2. W polu Produkty do zgłoszenia wybierz, co może pojawić się w formularzu. Pojawią się tam tylko wybrane produkty.

W formularzu sekcja nazywa się wtedy Zgłoś zapotrzebowanie. Celowo nie pokazuje cen ani sum – dla osób zgłaszających jest to zgłoszenie zapotrzebowania, a nie zamówienie. To, co zostało zgłoszone, i tak trafia do wydarzenia, dzięki czemu możesz to zaplanować i rozliczyć.

W zakładce Rezerwacje przy każdej pozycji utworzonej w ten sposób widać, od kogo pochodzi („Przez formularz: …”). Te same pozycje widzisz też bezpośrednio przy zgłoszeniu w zakładce Współpracownicy. Jeśli ktoś zmieni swoje dane przez link do edycji, Univents zastępuje jego dotychczasowe pozycje – z „2 stolików koktajlowych” robi się więc „1 stolik koktajlowy”, a nie „3”. Pozycje dodane przez Ciebie ręcznie w zakładce Rezerwacje pozostają nietknięte.

Produkty, które u Ciebie wymagają zatwierdzenia, w formularzu w ogóle się nie pojawiają. Ścieżka zatwierdzania wymaga dostępu do portalu, którego anonimowe osoby zgłaszające nie mają.

Łączenie formularza z wydarzeniem

Sama strona jest tylko szablonem. Aby ktoś mógł wysłać zgłoszenie, potrzebujesz linku przy konkretnym wydarzeniu:

1. Otwórz wydarzenie i przejdź do zakładki Współpracownicy.
2. Kliknij Utwórz link do formularza i wybierz swoją stronę formularza wydarzenia.
3. Otrzymasz adres w postaci /formular/…, który możesz skopiować i przekazać dalej – e-mailem, w newsletterze, na swojej stronie internetowej.

Ten link to link otwarty: każdy, kto go ma, może wysłać zgłoszenie. Tę samą stronę formularza możesz potem w ten sam sposób połączyć z drugim, trzecim i pięćdziesiątym wydarzeniem – nie musisz jej duplikować.

Zapraszanie osoby imiennie

Jeśli wiesz, kogo potrzebujesz, zaproś tę osobę bezpośrednio. Przez Zaproś w zakładce Współpracownicy wybierasz kontakt. Univents tworzy wtedy link osobisty i od razu wpisuje tę osobę przy wydarzeniu jako zaproszonego współpracownika.

Link osobisty zachowuje się inaczej niż otwarty:

• Dane kontaktowe są w formularzu wstępnie wypełnione. Na górze widać komunikat „Zaproszono jako … – to nie Ty?”, aby ktoś inny mógł poprawić dane.
• To, do kogo zostanie przypisane zgłoszenie, zawsze zależy od linku – a nie od tego, co wpisano w polu imienia i nazwiska.
• Po wysłaniu formularza osoba ma przy wydarzeniu status Potwierdzono.
• Na życzenie Univents od razu przy zapraszaniu wysyła e-mail z zaproszeniem zawierający link. Jeśli wiadomość nie została wysłana, Univents od razu Cię o tym poinformuje – samo zaproszenie mimo to zostaje utworzone. Możesz wtedy kliknąć Wyślij e-mail ponownie albo skopiować link i wysłać go samodzielnie.

Ustawianie limitu i zamykanie linku

Dla linku otwartego możesz w polu Maks. liczba zgłoszeń ustawić limit – na przykład 20 miejsc dla wystawców. Po jego osiągnięciu strona informuje odwiedzających: „Wszystkie miejsca są zajęte.” Kolejnych zgłoszeń serwer nie przyjmie również wtedy, gdy ktoś miał formularz jeszcze otwarty.

Ważne: limit dotyczy nowych osób zgłaszających. Kto już wysłał zgłoszenie, może nadal zmieniać swoje dane przez link do edycji, nawet gdy limit został osiągnięty.

Niezależnie od tego możesz każdy link wyłączyć przyciskiem Dezaktywuj. Wtedy pod tym adresem wyświetla się komunikat „Ten formularz jest zamknięty.” Zgłoszenia, które już wpłynęły, zostają zachowane; osoby zgłaszające nadal widzą swoje dane, ale nie mogą ich już zmieniać.

Przeglądanie zgłoszeń i plików

Wszystkie zgłoszenia do wydarzenia znajdują się w zakładce Współpracownicy, pogrupowane według roli. Przy każdej osobie widzisz:

• wskazanie roli (np. prelegent lub wystawca),
• w polu Firma – nazwę firmy, o ile została podana w formularzu,
• pełne odpowiedzi na wszystkie pytania,
• zgłoszone pozycje z ilością i kwotą,
• przesłane pliki do otwarcia i pobrania,
• informację, czy czegoś jeszcze brakuje, ponieważ plik oznaczono jako do dosłania później.

Podana firma trafia dodatkowo do CRM: Univents łączy kontakt z kontaktem firmowym o tej nazwie, a jeśli jeszcze nie istnieje, tworzy go. Wielkość liter nie ma przy tym znaczenia, dzięki czemu nie powstaje osobna firma dla każdej pisowni. Jeśli osoba ma już w swojej karcie kontaktu firmę główną, pozostaje ona firmą główną – firma z formularza jest dodawana jako dodatkowe powiązanie.

Linki do plików są ze względów bezpieczeństwa ważne tylko przez krótki czas i generowane na nowo przy kliknięciu. Jeśli skopiujesz taki link i przekażesz dalej, u odbiorcy zazwyczaj już nie zadziała – przekaż zamiast tego sam plik.

Udostępnianie statusu w portalu klienta

Jeśli pracujesz jako agencja dla zleceniodawcy, ten zwykle chce wiedzieć tylko jedno: ile dokumentów już wpłynęło? Aby nie trzeba było tego za każdym razem zgłaszać ręcznie, możesz wyświetlić status bezpośrednio w jego portalu klienta.

Przełącznik znajduje się w zakładce Współpracownicy wydarzenia, bezpośrednio nad formularzami: Udostępnij status w portalu klienta. Domyślnie jest Wyłączone i dotyczy zawsze jednego wydarzenia.

Gdy jest włączony, Twój klient widzi w swoim portalu kartę Dokumenty współpracowników – między harmonogramem a fakturami. Dla każdego formularza wyświetlane są:

• licznik, na przykład „10 z 15 przesłano”,
• osoby, które jeszcze nie przesłały – widoczne od razu,
• osoby, które przesłały – po rozwinięciu,
• informacja, czy w zgłoszeniach brakuje jeszcze obowiązkowego pliku („w tym 2 niekompletne”),
• komunikat Przesyłanie zamknięte, jeśli link został dezaktywowany.

Czego Twój klient celowo nie widzi: odpowiedzi, przesłanych plików ani adresów e-mail współpracowników. W portalu widoczne są wyłącznie imię i nazwisko oraz status przesłania. Jeśli kontakt zamiast imienia i nazwiska ma w polu nazwy adres e-mail – zdarza się to przy zaimportowanych kontaktach – portal pokazuje „Bez nazwy” zamiast adresu.

Licznik dopasowuje się do sytuacji, aby nie wyświetlać mylącej liczby:

• Tylko zaproszenia osobiste ⇒ „X z Y przesłano”.
• Link otwarty z limitem ⇒ „X z maks. N przesłano”.
• Link otwarty bez limitu ⇒ tylko „X przesłano”. Porównanie z liczbą zaproszeń byłoby tu błędne, ponieważ przez link otwarty może wysłać zgłoszenie dowolna liczba osób.

Na dole karty znajduje się Wasza osoba kontaktowa z adresem e-mail. Portal celowo nie wysyła przypomnień – to Ty decydujesz, kto się upomni.

Co widzą osoby zgłaszające

Formularz otwiera się w brandingu Twojego workspace: u góry Twój workspace, nazwa wydarzenia z datą oraz wiersz informujący, w jakiej roli odbywa się zgłoszenie. Dalej następują dane kontaktowe, Twoje pytania i – jeśli włączono – zapotrzebowanie. Nie ma kroków dotyczących daty, liczby gości ani lokalizacji. Stronę można przełączać między językiem niemieckim a angielskim; teksty Twoich pytań pozostają w języku, w którym zostały napisane.

Po wysłaniu pojawia się potwierdzenie z podsumowaniem wszystkich danych i linkiem do edycji. Ten sam link osoba zgłaszająca dostaje dodatkowo e-mailem (szablon Przesłanie formularza potwierdzone, który możesz dostosować w szablonach e-mail). Przez ten link może później zmienić dane lub dosłać plik – dopóki nie zamkniesz linku.

Szczególny przypadek linku otwartego: jeśli ktoś wyśle zgłoszenie po raz drugi z tym samym adresem e-mail, Univents nie nadpisuje pierwszego zgłoszenia. Zamiast tego na ten adres ponownie wysyłany jest link do edycji. Dzięki temu nikt nie może nadpisać cudzych danych tylko dlatego, że odgadł adres e-mail.

Najczęstsze pytania

Czy formularz wydarzenia tworzy nowe wydarzenie? Nie. Zawsze dołącza się do istniejącego wydarzenia. Właśnie to odróżnia go od pozostałych stron rezerwacji.

Czy mogę używać tej samej strony dla wielu wydarzeń? Tak, to zalecany sposób. Pytania utrzymujesz raz, a link tworzysz osobno dla każdego wydarzenia.

Czy ktoś może mieć dwie role przy tym samym wydarzeniu? Tak. Jeśli ta sama osoba zgłosi się raz jako prelegent, a raz jako wystawca, powstaną dwa wpisy – po jednym na każdą rolę.

Czy osoby zgłaszające dostają dostęp do portalu partnera? Nie. Kto zgłosił się wyłącznie przez formularz wydarzenia, nie widzi wydarzenia w portalu.

Czy mój klient widzi zgłoszenia automatycznie? Nie. Bez udostępnienia w zakładce Współpracownicy karta w jego portalu w ogóle nie istnieje. A nawet po udostępnieniu widzi tylko nazwy i status – nigdy odpowiedzi ani plików.

Co się stanie, jeśli wydarzenie zostanie odwołane lub usunięte? Wtedy formularz zamyka się automatycznie i nie przyjmuje już żadnych danych.