Formulaires conférenciers et exposants (formulaires d’événement)

Avec un Formulaire d'événement, vous recueillez les informations des personnes qui contribuent à votre événement : conférenciers, exposants, sponsors, partenaires. Vous créez les questions une seule fois, liez la même page à autant d’événements que vous le souhaitez et envoyez le lien. Toute personne qui le remplit apparaît ensuite comme intervenant dans l’événement – avec toutes ses réponses et les fichiers téléversés.

La principale différence avec une page de réservation classique : un Formulaire d'événement ne crée aucun nouvel événement. Il se rattache à un événement qui existe déjà.

Les formulaires d’événement sont disponibles à partir de l’offre Growth.

Dans la vidéo, vous créez un Formulaire d'événement, vous le rattachez à un événement, vous envoyez le lien et vous voyez comment les envois arrivent dans le back-office.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Créer la page de formulaire et nommer le rôle

1. Ouvrez Pages de réservation et créez une nouvelle page (ou ouvrez une page existante pour la modifier).
2. Choisissez Formulaire d'événement comme type de page. Si votre offre ne l’inclut pas, le type s’affiche avec un cadenas.
3. La section Formulaire d'événement apparaît avec l’indication : « Cette page recueille des informations sur un événement existant. Elle ne crée pas de nouvel événement. »
4. Sous Rôle des demandeurs, indiquez en quelle qualité les personnes répondent – par exemple Conférencier, Exposant ou Sponsor. Ce rôle apparaît ensuite sur l’intervenant et regroupe les envois. Vous pouvez le nommer librement.
5. Facultatif : activez L'entreprise est un champ obligatoire. C’est généralement pertinent pour les exposants, rarement pour les conférenciers.
6. Enregistrez la page.

Une remarque sur le rôle : Univents l’enregistre dans une graphie normalisée. Les variantes d’écriture du même mot – par exemple « Conférencier » et « conferencier » – comptent donc comme le même rôle et sont regroupées ensemble. Dès que la page est liée à des événements, l’éditeur vous indique en outre à combien d’événements elle est liée.

Comme une page de formulaire n’a besoin ni de dates, ni de prix, ni de lieux, l’éditeur masque les sections correspondantes. Il n’en reste que trois : Détails, Questions et Produits.

Attribuer des questions – y compris une question de type fichier

Les questions de votre formulaire se trouvent dans la section Questions. Vous avez deux possibilités :

• Choisir une question existante associe une question qui existe déjà dans votre workspace. Il s’agit toujours de la même question – si vous la modifiez plus tard, elle change sur toutes les pages qui l’utilisent.
• Ajouter une question crée une nouvelle question dont vous n’avez besoin qu’ici.

Pour les formulaires d’événement, deux types de questions sont proposés que les autres types de pages n’offrent pas :

• Fichier – pour des diapositives de présentation, des logos, des fiches techniques ou des photos. Sous Types de fichiers autorisés, vous définissez ce qui est accepté : Images uniquement, PDF uniquement ou Tout type de fichier. La règle s’applique à la fois dans le navigateur du demandeur et lors de l’enregistrement – un PNG ne passera donc pas sur une question réservée aux PDF.
• Titre de section – ce n’est pas un champ de saisie, mais un intertitre. Il vous permet de structurer des formulaires plus longs, par exemple en « À propos de vous », « Votre intervention » et « Technique ».

Chaque question peut être définie comme champ obligatoire. Pour les questions de type Fichier, une particularité s’applique : une personne qui n’a pas le fichier sous la main peut le marquer comme à envoyer plus tard et envoyer tout de même le formulaire. La confirmation le mentionne et rappelle l’existence du lien de modification. Les questions obligatoires qui ne sont pas de type fichier continuent en revanche de bloquer l’envoi, comme d’habitude.

Recueillir les besoins au lieu de laisser commander

Il arrive que les demandeurs doivent indiquer ce dont ils ont besoin sur place – vidéoprojecteur, mange-debout, électricité, restauration. C’est le rôle de la section Produits :

1. Activez Autoriser la demande de produits.
2. Sous Produits demandables, sélectionnez ce qui peut apparaître dans le formulaire. Seuls les produits sélectionnés y figurent.

Dans le formulaire, la section s’intitule alors Déclarer vos besoins. Elle n’affiche volontairement ni prix ni totaux – pour les demandeurs, il s’agit d’une déclaration de besoins, pas d’une commande. Ce qui a été demandé est tout de même enregistré dans l’événement, ce qui vous permet de le planifier et de le facturer.

Dans l’onglet Réservations, chaque ligne ainsi créée indique de qui elle provient (« Via le formulaire : … »). Vous voyez également les mêmes lignes directement sur l’envoi, dans l’onglet Intervenants. Si une personne modifie ses informations via le lien de modification, Univents remplace ses lignes précédentes – « 2 mange-debout » devient donc « 1 mange-debout » et non « 3 ». Les lignes que vous avez créées vous-même dans l’onglet Réservations ne sont pas modifiées.

Les produits qui nécessitent une validation chez vous n’apparaissent jamais dans le formulaire. Le circuit de validation suppose un accès au portail, dont les demandeurs anonymes ne disposent pas.

Lier le formulaire à un événement

La page elle-même n’est que le modèle. Pour que quelqu’un puisse répondre, il vous faut un lien sur un événement précis :

1. Ouvrez l’événement et passez à l’onglet Intervenants.
2. Cliquez sur Créer un lien de formulaire et choisissez votre page de Formulaire d'événement.
3. Vous obtenez une adresse de la forme /formular/… que vous pouvez copier et diffuser – par e-mail, dans la newsletter, sur votre site web.

Ce lien est le lien ouvert : toute personne qui le possède peut répondre. Vous pouvez ensuite lier la même page de formulaire de la même manière à un deuxième, un troisième ou un cinquantième événement – inutile de la dupliquer.

Inviter quelqu’un personnellement

Si vous savez de qui vous avez besoin, invitez la personne directement. Avec Inviter, dans l’onglet Intervenants, vous sélectionnez un contact. Univents crée alors un lien personnel et inscrit déjà la personne comme intervenant invité dans l’événement.

Un lien personnel se comporte différemment du lien ouvert :

• Les coordonnées sont préremplies dans le formulaire. Une mention en haut de page indique « Invité en tant que … – ce n’est pas vous ? », afin qu’une autre personne puisse corriger les informations.
• Le lien détermine toujours à qui l’envoi est attribué – pas ce qui a été saisi dans le champ du nom.
• Après l’envoi, la personne passe au statut Accepté dans l’événement.
• Sur demande, Univents envoie directement lors de l’invitation un e-mail d’invitation contenant le lien. S’il n’est pas parti, Univents vous le signale immédiatement – l’invitation, elle, est bien créée. Vous pouvez alors cliquer sur Renvoyer l'e-mail ou copier le lien et l’envoyer vous-même.

Fixer une limite et fermer un lien

Pour le lien ouvert, vous pouvez fixer une limite sous Réponses max. – par exemple 20 emplacements d’exposants. Lorsqu’elle est atteinte, la page indique aux visiteurs : « Toutes les places sont prises. » Le serveur n’accepte alors plus d’autres envois, même si quelqu’un avait encore le formulaire ouvert.

Important : la limite compte les nouveaux demandeurs. Les personnes qui ont déjà répondu peuvent continuer à modifier leurs informations via le lien de modification, même si la limite est atteinte.

Indépendamment de cela, vous pouvez Désactiver chaque lien. L’adresse affiche alors « Ce formulaire est fermé. » Les envois déjà reçus sont conservés ; les demandeurs voient toujours leurs propres informations, mais ne peuvent plus les modifier.

Consulter les envois et les fichiers

Tous les envois relatifs à un événement se trouvent dans l’onglet Intervenants, regroupés par rôle. Pour chaque personne, vous voyez :

• l’indication du rôle (par ex. conférencier ou exposant),
• l’Entreprise, si elle a été renseignée dans le formulaire,
• les réponses complètes à toutes les questions,
• les lignes demandées avec quantité et montant,
• les fichiers téléversés, à ouvrir et à télécharger,
• si un élément manque encore parce qu’un fichier a été marqué comme à envoyer plus tard.

L’entreprise indiquée est en outre enregistrée dans le CRM : Univents relie le contact au contact entreprise portant ce nom et le crée s’il n’existe pas encore. La casse n’est pas prise en compte, de sorte qu’il ne se crée pas une entreprise distincte pour chaque graphie. Si la personne a déjà une entreprise principale dans sa fiche contact, celle-ci reste l’entreprise principale – l’entreprise du formulaire s’ajoute comme liaison supplémentaire.

Pour des raisons de sécurité, les liens vers les fichiers ne sont valables que peu de temps et sont générés à nouveau à chaque clic. Si vous copiez un tel lien et le transmettez, il ne fonctionnera généralement plus pour le destinataire – transmettez plutôt le fichier lui-même.

Partager l’état d’avancement dans le portail client

Si vous travaillez en tant qu’agence pour un donneur d’ordre, il ne veut généralement savoir qu’une seule chose : combien de documents sont déjà arrivés ? Pour que vous n’ayez pas à le communiquer à la main à chaque fois, vous pouvez afficher l’état d’avancement directement dans son portail client.

Le commutateur se trouve dans l’onglet Intervenants de l’événement, juste au-dessus des formulaires : Partager le statut dans le portail client. Il est Désactivé par défaut et s’applique à un seul événement à la fois.

Lorsqu’il est activé, votre client voit dans son portail la carte Documents des intervenants – entre le déroulé et les factures. Pour chaque formulaire, on y trouve :

• le compteur, par exemple « 10 sur 15 envoyés »,
• les personnes en attente, immédiatement visibles,
• les personnes qui ont répondu, dans une section dépliable,
• l’indication qu’un fichier obligatoire manque encore dans certains envois (« dont 2 incomplets »),
• la mention Envois clos si vous avez désactivé le lien.

Ce que votre client ne voit volontairement pas : les réponses, les fichiers téléversés et les adresses e-mail des intervenants. Le portail n’affiche que le nom et le statut d’envoi. Si un contact a une adresse e-mail à la place d’un nom dans le champ du nom – ce qui arrive avec des contacts importés –, le portail affiche « Sans nom » au lieu de l’adresse.

Le compteur s’adapte à la situation afin de ne jamais afficher un chiffre trompeur :

• Invitations personnelles uniquement ⇒ « X sur Y envoyés ».
• Lien ouvert avec limite ⇒ « X sur max. N envoyés ».
• Lien ouvert sans limite ⇒ simplement « X envoyés ». Une comparaison avec le nombre d’invitations serait ici erronée, car un nombre quelconque de personnes peut répondre via le lien ouvert.

En bas de la carte figurent votre interlocuteur et son adresse e-mail. Le portail n’envoie volontairement pas de rappels – c’est à vous de décider qui relancer.

Ce que voient les demandeurs

Le formulaire s’ouvre aux couleurs de votre workspace : en haut votre workspace, le nom de l’événement avec sa date et la ligne indiquant en quelle qualité la personne répond. Viennent ensuite les coordonnées, vos questions et – si cette option est activée – la déclaration de besoins. Il n’y a pas d’étapes pour la date, le nombre d’invités ou le lieu. La page peut basculer entre l’allemand et l’anglais ; le texte de vos questions reste dans la langue dans laquelle vous l’avez rédigé.

Après l’envoi, une confirmation s’affiche avec un récapitulatif de toutes les informations et le lien de modification. Le demandeur reçoit en outre ce même lien par e-mail (modèle Envoi de formulaire confirmé, que vous pouvez personnaliser parmi les modèles d’e-mail). Via ce lien, il peut ensuite modifier ses informations ou envoyer un fichier plus tard – jusqu’à ce que vous fermiez le lien.

Une particularité du lien ouvert : si une personne répond une deuxième fois avec la même adresse e-mail, Univents n’écrase pas le premier envoi. À la place, l’adresse reçoit à nouveau le lien de modification. Ainsi, personne ne peut écraser les informations d’autrui simplement en devinant une adresse e-mail.

Questions fréquentes

Un Formulaire d'événement crée-t-il un nouvel événement ? Non. Il se rattache toujours à un événement existant. C’est précisément ce qui le distingue des autres pages de réservation.

Puis-je utiliser la même page pour plusieurs événements ? Oui, c’est la méthode prévue. Vous gérez les questions une seule fois, et le lien est créé pour chaque événement.

Une personne peut-elle figurer avec deux rôles dans le même événement ? Oui. Si la même personne répond une fois en tant que conférencier et une fois en tant qu’exposant, deux entrées sont créées – une par rôle.

Les demandeurs ont-ils accès au portail partenaire ? Non. Une personne qui a uniquement répondu via un Formulaire d'événement ne voit pas l’événement dans le portail.

Mon client voit-il automatiquement les envois ? Non. Sans le partage activé dans l’onglet Intervenants, la carte n’existe tout simplement pas dans son portail. Et même avec le partage activé, il ne voit que les noms et le statut – jamais les réponses ni les fichiers.

Que se passe-t-il si l’événement est annulé ou supprimé ? Le formulaire se ferme alors automatiquement et n’accepte plus aucune information.