Tafelreservering instellen

Met de extra module Reserveringen reserveren je gasten op je website een tafel – zonder telefoontje en zonder betaling. Je beheert alle reserveringen in een dagoverzicht, voert telefonische reserveringen en walk-ins in een paar seconden zelf in en ziet in één oogopslag welke tafel wanneer bezet is. Evenementen en blokkades van je locatie blokkeren de tafels automatisch, zodat niets dubbel wordt vergeven.

Module activeren

Reserveringen is een extra module voor € 49 per maand of € 490 per jaar, los van je abonnement. Je kunt de module 7 dagen gratis testen: open Reserveringen (rechtstreeks via /home/<dein-workspace>/reservierungen) en klik op Proberen. Zolang de module niet actief is, verschijnt het menu-item Reserveringen niet in de zijbalk.

Loopt de module af, dan blijven je bestaande reserveringen leesbaar. Je kunt ze nog steeds markeren als aangekomen, klaar of no-show en annuleren. Nieuwe reserveringen en de widget op je website zijn dan geblokkeerd.

Tafels aanmaken

Open Reserveringen → Instellingen → Tafels.

1. Klik op Overnemen uit zaalplan.
2. Kies de locatie en het zaalplan waarin je restaurant is getekend.
3. Univents toont een voorbeeld: elke ronde of rechthoekige tafel wordt een boekbare tafel, de zitplaatsen komen uit het zaalplan.
4. Klik op Overnemen.

Wijzig je het zaalplan later, dan neem je het gewoon opnieuw over: nieuwe tafels komen erbij, gewijzigde zitplaatsen worden aangepast en verwijderde tafels worden gedeactiveerd. Heb je geen zaalplan, dan maak je tafels handmatig aan met Tafel aanmaken.

Per tafel bepaal je voor hoeveel personen hij minimaal en maximaal bedoeld is en of hij online boekbaar is. Een stamtafel zet je online uit – je team kan hem toch toewijzen.

Combinaties: als twee tafels samengeschoven kunnen worden, geef je onder Combinaties aan voor hoeveel personen dat past (bijv. tafel 2 + tafel 3 voor 6–8 personen). Univents wijst altijd eerst de kleinste passende losse tafel toe en gebruikt een combinatie alleen als geen enkele losse tafel past.

Aanbod aanmaken

Onder Offertes bepaal je wat je gasten reserveren, bijvoorbeeld „Tafel in het restaurant”.

• Tafels: uit welke tafels het systeem toewijst.
• Zitduur: hoe lang een tafel bezet is – gestaffeld naar aantal personen, bijv. tot 2 personen 90 minuten, tot 6 personen 120 minuten, anders 150 minuten.
• Raster: met welke tussenpozen starttijden worden aangeboden (bijv. om de 30 minuten).
• Buffer: tijd voor afruimen en opnieuw dekken na elke reservering.
• Voorlooptijd en maximaal aantal dagen vooruit: hoe kort van tevoren en hoe ver vooruit gasten online kunnen reserveren.
• Personen online: vanaf hoeveel personen online reserveren niet meer mogelijk is.
• Bevestiging: automatisch (standaard) of handmatig. Bij handmatige bevestiging houdt de reservering de tafel vast totdat je haar accepteert of afwijst.
• Zelf annuleren: of en tot hoeveel uur van tevoren gasten mogen annuleren via de link in hun bevestigingsmail.

Servicetijden vastleggen

Onder Servicetijden voer je per weekdag je tijdvakken in, bijvoorbeeld Lunch 11:30–14:30 met laatste start 13:30 en Diner 17:30–22:30 met laatste start 21:00. Je gasten kiezen dan eerst lunch of diner en zien alleen starttijden tot de laatste start. Met Overnemen uit openingstijden vul je de tabel vooraf in met de openingstijden van je locatie en pas je die daarna aan.

Uitzonderingen gelden voor afzonderlijke dagen: gesloten (bijv. bedrijfsvakantie) of met andere tijden (bijv. kerstavond alleen lunch). Feestdagen sluiten niet automatisch – veel restaurants zijn juist dan open.

Blokkades gelden voor afzonderlijke tafels op bepaalde tijden. Blokkades voor hele dagen en feestdagen beheer je zoals gebruikelijk bij de locatie; die blokkeren alle tafels daar.

Algemene instellingen

Onder Algemeen bepaal je:

• naar welk adres Univents nieuwe online reserveringen en annuleringen meldt,
• vanaf hoeveel personen een groep niet reserveert, maar via je boekingspagina een aanvraag doet – de aanvraag komt zoals gewoonlijk bij je aanvragen terecht en is gekoppeld aan de reservering,
• of gasten een herinnering krijgen voor hun bezoek (standaard: 24 uur van tevoren),
• of gasten automatisch als contact worden aangemaakt.

Dagoverzicht en tijdlijn

Onder Reserveringen zie je alle reserveringen van de dag – als Lijst of als tijdlijn met één regel per tafel. Evenementen en blokkades verschijnen gearceerd.

• Nieuwe reservering: voor telefoontjes. Dezelfde regels als online gelden; Univents stelt de passende tafel voor. Met een e-mailadres krijgt de gast een bevestiging.
• Walk-in: gasten zonder reservering. Kies het aantal personen, klaar – de beste vrije tafel wordt vanaf nu als bezet gemarkeerd.
• Aangekomen, Klaar, No-show: dit zet elk teamlid direct aan tafel. „Klaar” vóór het geplande einde maakt de tafel meteen weer vrij. No-shows worden bij het contact geteld.
• Verplaatsen controleert dezelfde regels als bij een nieuwe reservering. Is de nieuwe tijd bezet, dan blijft alles zoals het was.
• Afdrukken maakt het dagoverzicht om af te drukken of als PDF.

Hebben je tafels een zaalplan, dan toont Univents onder de lijst ook welke tafels op een bepaald tijdstip bezet zijn.

Wie mag wat?

Het dagoverzicht is zichtbaar voor iedereen die evenementen mag zien. Een status instellen (aangekomen, klaar, no-show) mag elk teamlid. Voor het aanmaken van reserveringen, het invoeren van walk-ins en het verplaatsen heb je het recht Evenementen aanmaken nodig, voor annuleren en het wijzigen van de instellingen het recht Evenementen bewerken.

Hoe je de reserveringswidget op je website invoegt, lees je in het artikel Reserveringswidget op de website invoegen.