Configurer la réservation de tables

Avec le module complémentaire Réservations, vos invités réservent une table sur votre site web, sans appel téléphonique et sans paiement. Vous gérez toutes les réservations dans une liste du jour, vous saisissez vous-même en quelques secondes les réservations par téléphone et les walk-ins, et vous voyez en un coup d’œil quelle table est occupée et quand. Les événements et les périodes de blocage de votre lieu bloquent automatiquement les tables, de sorte que rien n’est attribué en double.

Activer le module

Réservations est un module complémentaire à 49 € par mois ou 490 € par an, indépendant de votre formule. Vous pouvez faire un Essai gratuit de 7 jours : ouvrez Réservations (directement sous /home/<dein-workspace>/reservierungen) et cliquez sur Tester. Tant que le module n’est pas actif, l’entrée de menu Réservations n’apparaît pas dans la barre latérale.

Si le module expire, vos réservations existantes restent consultables. Vous pouvez toujours les marquer comme arrivées, terminées ou no-show, et les annuler. Les nouvelles réservations et le widget sur votre site web sont alors bloqués.

Créer des tables

Ouvrez Réservations → Paramètres → Tables.

1. Cliquez sur Reprendre depuis le plan de salle.
2. Choisissez le lieu et le plan de salle dans lequel votre restaurant est dessiné.
3. Univents vous affiche un aperçu : chaque table ronde ou carrée devient une table réservable, les places proviennent du plan de salle.
4. Cliquez sur Appliquer.

Si vous modifiez le plan de salle par la suite, il vous suffit de le reprendre à nouveau : les nouvelles tables sont ajoutées, les places modifiées sont ajustées, les tables supprimées sont désactivées. Si vous n’avez pas de plan de salle, vous créez les tables à la main avec Créer une table.

Pour chaque table, vous définissez pour combien de personnes elle est prévue au minimum et au maximum, et si elle est réservable en ligne. Vous désactivez la réservation en ligne pour une table d’habitués : votre équipe peut quand même l’attribuer.

Combinaisons : si deux tables peuvent être rapprochées, vous indiquez sous Combinaisons pour combien de personnes cela convient (par ex. table 2 + table 3 pour 6 à 8 personnes). Univents attribue toujours en premier la plus petite table individuelle adaptée et ne retient une combinaison que si aucune table individuelle ne convient.

Créer une offre

Sous Devis, vous définissez ce que vos invités réservent, par exemple « Table au restaurant ».

• Tables : parmi quelles tables le système attribue.
• Durée d’occupation : pendant combien de temps une table est occupée, échelonnée selon le nombre de personnes, par ex. jusqu’à 2 personnes 90 minutes, jusqu’à 6 personnes 120 minutes, sinon 150 minutes.
• Pas de réservation : à quels intervalles les heures de début sont proposées (par ex. toutes les 30 minutes).
• Marge : temps pour débarrasser et dresser la table après chaque réservation.
• Délai minimum et nombre maximal de jours à l’avance : avec quel préavis minimum et jusqu’à combien de temps à l’avance les invités peuvent réserver en ligne.
• Personnes en ligne : à partir de combien de personnes une réservation en ligne n’est plus possible.
• Confirmation : automatique (par défaut) ou manuelle. Avec une confirmation manuelle, la réservation conserve la table jusqu’à ce que vous l’acceptiez ou la refusiez.
• Annulation par l’invité : si les invités peuvent annuler via le lien figurant dans leur e-mail de confirmation, et jusqu’à combien d’heures avant.

Définir les horaires de service

Sous Horaires de service, vous saisissez vos plages horaires pour chaque jour de la semaine, par exemple Midi 11h30–14h30 avec un dernier début à 13h30 et Soir 17h30–22h30 avec un dernier début à 21h00. Vos invités choisissent alors d’abord midi ou soir et ne voient que les heures de début jusqu’au dernier début. Avec Reprendre depuis les horaires d’ouverture, vous préremplissez le tableau à partir des horaires d’ouverture de votre lieu, puis vous l’ajustez.

Les Exceptions s’appliquent à des jours précis : fermé (par ex. congés annuels) ou avec d’autres horaires (par ex. le 24 décembre uniquement le midi). Les jours fériés n’entraînent pas de fermeture automatique, car de nombreux restaurants sont justement ouverts ces jours-là.

Les Blocages s’appliquent à des tables individuelles à certaines heures. Les blocages sur toute la journée et les jours fériés se gèrent comme d’habitude au niveau du lieu ; ils bloquent toutes les tables qui s’y trouvent.

Paramètres généraux

Sous Général, vous définissez :

• à quelle adresse Univents signale les nouvelles réservations en ligne et les annulations,
• à partir de combien de personnes un groupe ne réserve pas mais fait une demande via votre page de réservation : la demande arrive comme d’habitude parmi vos demandes et est liée à la réservation,
• si les invités reçoivent un rappel avant leur venue (par défaut : 24 heures avant),
• si les invités sont automatiquement créés comme contact.

Liste du jour et frise chronologique

Sous Réservations, vous voyez toutes les réservations du jour, sous forme de Liste ou de frise chronologique avec une ligne par table. Les événements et les blocages apparaissent hachurés.

• Nouvelle réservation : pour les appels téléphoniques. Les mêmes règles qu’en ligne s’appliquent ; Univents propose la table adaptée. Avec une adresse e-mail, l’invité reçoit une confirmation.
• Walk-in : invités sans réservation. Choisissez le nombre de personnes, c’est terminé : la meilleure table libre est marquée comme occupée à partir de maintenant.
• Arrivé, Terminé, No-show : chaque membre de l’équipe peut les définir directement à la table. « Terminé » avant la fin prévue libère immédiatement la table. Les no-shows sont comptabilisés sur le contact.
• Décaler vérifie les mêmes règles qu’une nouvelle réservation. Si le nouvel horaire est occupé, tout reste comme avant.
• Imprimer génère la liste du jour pour l’impression ou au format PDF.

Si vos tables disposent d’un plan de salle, Univents affiche en plus sous la liste quelles tables sont occupées à une heure donnée.

Qui peut faire quoi ?

Tous ceux qui peuvent voir les événements voient la liste du jour. Tout membre de l’équipe peut définir le statut (arrivé, terminé, no-show). Créer des réservations, saisir des walk-ins et décaler nécessite l’autorisation Créer des événements ; annuler et modifier les paramètres nécessite l’autorisation Modifier des événements.

La manière d’intégrer le widget de réservation sur votre site web est expliquée dans l’article Intégrer le widget de réservation sur votre site web.