Configurar a reserva de mesas

Com o módulo adicional Reservas, os teus convidados reservam uma mesa no teu website – sem telefonema e sem pagamento. Geres todas as reservas numa lista do dia, registas tu próprio reservas por telefone e walk-ins em segundos e vês num relance que mesa está ocupada e quando. Os eventos e os períodos de bloqueio do teu espaço bloqueiam as mesas automaticamente, de modo que nada fica atribuído duas vezes.

Ativar o módulo

Reservas é um módulo adicional por 49 € por mês ou 490 € por ano, independente do teu plano. Podes 7 dias de teste gratuito: abre Reservas (diretamente em /home/<dein-workspace>/reservierungen) e clica em Testar. Enquanto o módulo não estiver ativo, a entrada Reservas não aparece na barra lateral.

Quando o módulo expira, as reservas existentes continuam legíveis. Podes continuar a marcá-las como chegadas, concluídas ou no-show e a anulá-las. As novas reservas e o widget no teu website ficam então bloqueados.

Criar mesas

Abre Reservas → Definições → Mesas.

1. Clica em Importar da planta da sala.
2. Escolhe o espaço e a planta da sala em que o teu restaurante está desenhado.
3. A Univents mostra uma pré-visualização: cada mesa redonda ou retangular passa a ser uma mesa reservável, e os lugares vêm da planta da sala.
4. Clica em Aplicar.

Se mais tarde alterares a planta da sala, basta importá-la novamente: as mesas novas são adicionadas, os lugares alterados são ajustados e as mesas eliminadas são desativadas. Se não tiveres planta da sala, cria as mesas manualmente com Criar mesa.

Para cada mesa defines para quantas pessoas se destina, no mínimo e no máximo, e se é reservável online. Uma mesa de habitués desativa-se online – a tua equipa pode, ainda assim, atribuí-la.

Combinações: se for possível juntar duas mesas, define em Combinações para quantas pessoas isso serve (p. ex., mesa 2 + mesa 3 para 6–8 pessoas). A Univents atribui sempre primeiro a mesa individual mais pequena que sirva e só usa uma combinação quando nenhuma mesa individual serve.

Criar oferta

Em Ofertas defines o que os teus convidados reservam, por exemplo «Mesa no restaurante».

• Mesas: de que mesas o sistema atribui.
• Duração da permanência: durante quanto tempo uma mesa fica ocupada – escalonada por número de pessoas, p. ex., até 2 pessoas 90 minutos, até 6 pessoas 120 minutos, acima disso 150 minutos.
• Intervalo: com que intervalos são oferecidas as horas de início (p. ex., de 30 em 30 minutos).
• Margem: tempo para levantar e pôr a mesa após cada reserva.
• Antecedência mínima e máximo de dias de antecedência: com que proximidade e com quanta antecedência os convidados podem reservar online.
• Pessoas online: a partir de quantas pessoas deixa de ser possível uma reserva online.
• Confirmação: automática (predefinição) ou manual. Com confirmação manual, a reserva mantém a mesa até a aceitares ou recusares.
• Anulação pelo próprio: se, e até quantas horas antes, os convidados podem anular através da ligação no e-mail de confirmação.

Definir horários de serviço

Em Horários de serviço introduzes, para cada dia da semana, as tuas janelas horárias, por exemplo Almoço 11:30–14:30 com última hora de início às 13:30 e Jantar 17:30–22:30 com última hora de início às 21:00. Os teus convidados escolhem primeiro almoço ou jantar e só veem horas de início até à última hora de início. Com Importar do horário de funcionamento preenches previamente a tabela com o horário de funcionamento do teu espaço e ajustas depois.

As Exceções aplicam-se a dias isolados: encerrado (p. ex., encerramento para férias) ou com outros horários (p. ex., véspera de Natal só ao almoço). Os feriados não encerram automaticamente – muitos restaurantes estão abertos precisamente nesses dias.

Os Bloquear aplicam-se a mesas individuais em determinadas horas. Os bloqueios de dia inteiro e os feriados mantêm-se, como habitual, no espaço; bloqueiam todas as mesas aí existentes.

Definições gerais

Em Geral defines:

• para que endereço a Univents comunica novas reservas online e anulações,
• a partir de quantas pessoas um grupo não reserva, mas faz um pedido através da tua página de reservas – o pedido chega, como habitualmente, aos teus pedidos e fica associado à reserva,
• se os convidados recebem um lembrete antes da visita (predefinição: 24 horas antes),
• se os convidados são criados automaticamente como contacto.

Lista do dia e linha cronológica

Em Reservas vês todas as reservas do dia – como Lista ou como linha cronológica com uma linha por mesa. Os eventos e os bloqueios aparecem tracejados.

• Nova reserva: para telefonemas. Aplicam-se as mesmas regras que online; a Univents sugere a mesa adequada. Com endereço de e-mail, o convidado recebe uma confirmação.
• Walk-in: convidados sem reserva. Escolher o número de pessoas, e pronto – a melhor mesa livre é marcada como ocupada a partir de agora.
• Chegou, Concluído, No-show: qualquer membro da equipa define-os diretamente na mesa. «Concluído» antes do fim previsto liberta a mesa de imediato. Os no-shows são contabilizados no contacto.
• Reagendar verifica as mesmas regras que uma nova reserva. Se a nova hora estiver ocupada, tudo permanece como estava.
• Imprimir gera a lista do dia para impressão ou em PDF.

Se as tuas mesas tiverem uma planta da sala, a Univents mostra adicionalmente, por baixo da lista, que mesas estão ocupadas a uma determinada hora.

Quem pode fazer o quê?

A lista do dia é visível para todos os que podem ver eventos. Definir o estado (chegou, concluído, no-show) é permitido a qualquer membro da equipa. Criar reservas, registar walk-ins e reagendar exige a permissão Criar eventos; anular e alterar as definições exige a permissão Editar eventos.

O artigo Integrar o widget de reservas no website explica como integrar o widget de reservas no teu website.