Configurare la prenotazione dei tavoli

Con il modulo aggiuntivo Prenotazioni i tuoi ospiti prenotano un tavolo sul tuo sito web, senza telefonare e senza pagare. Gestisci tutte le prenotazioni in un elenco giornaliero, inserisci in pochi secondi le prenotazioni telefoniche e i walk-in e vedi a colpo d’occhio quale tavolo è occupato e quando. Gli eventi e i periodi di blocco della tua location bloccano automaticamente i tavoli, così non viene assegnato nulla due volte.

Attivare il modulo

Prenotazioni è un modulo aggiuntivo da 49 € al mese oppure 490 € all’anno, indipendente dal tuo piano. Puoi provarlo gratis per 7 giorni: apri Prenotazioni (direttamente da /home/<dein-workspace>/reservierungen) e clicca su Prova. Finché il modulo non è attivo, la voce Prenotazioni non compare nella barra laterale.

Se il modulo scade, le prenotazioni esistenti restano leggibili. Puoi continuare a segnarle come arrivate, concluse o no-show e a stornarle. Le nuove prenotazioni e il widget sul tuo sito web sono invece bloccati.

Creare i tavoli

Apri Prenotazioni → Impostazioni → Tavoli.

1. Clicca su Importa dalla piantina della sala.
2. Scegli la location e la piantina della sala in cui è disegnato il tuo ristorante.
3. Univents ti mostra un’anteprima: ogni tavolo rotondo o rettangolare diventa un tavolo prenotabile, i posti provengono dalla piantina della sala.
4. Clicca su Applica.

Se in seguito modifichi la piantina della sala, ti basta importarla di nuovo: i nuovi tavoli vengono aggiunti, i posti modificati vengono aggiornati, i tavoli eliminati vengono disattivati. Se non hai una piantina della sala, crei i tavoli a mano con Crea tavolo.

Per ogni tavolo stabilisci per quante persone è pensato al minimo e al massimo e se è prenotabile online. Un tavolo riservato ai clienti abituali lo disattivi online: il tuo team può comunque assegnarlo.

Combinazioni: se due tavoli possono essere uniti, in Combinazioni stabilisci per quante persone la soluzione è adatta (ad es. tavolo 2 + tavolo 3 per 6–8 persone). Univents assegna sempre per primo il tavolo singolo adatto più piccolo e usa una combinazione solo se nessun tavolo singolo va bene.

Creare un’offerta

In Preventivi …

Correzione: la voce di menu «Angebote» è nell’elenco come «Preventivi», quindi va usata esattamente così.

In Preventivi stabilisci che cosa prenotano i tuoi ospiti, ad esempio «Tavolo nel ristorante».

• Tavoli: tra quali tavoli il sistema assegna.
• Durata della permanenza: per quanto tempo un tavolo resta occupato, a scaglioni in base alle persone, ad es. fino a 2 persone 90 minuti, fino a 6 persone 120 minuti, altrimenti 150 minuti.
• Intervallo: a quali intervalli vengono proposti gli orari di inizio (ad es. ogni 30 minuti).
• Buffer: tempo per sparecchiare e apparecchiare dopo ogni prenotazione.
• Anticipo minimo e giorni massimi in anticipo: con quanto preavviso minimo e con quanto anticipo massimo gli ospiti possono prenotare online.
• Persone online: da quante persone in poi non è più possibile prenotare online.
• Conferma: automatica (impostazione predefinita) o manuale. Con la conferma manuale la prenotazione tiene occupato il tavolo finché non la accetti o la rifiuti.
• Storno autonomo: se e fino a quante ore prima gli ospiti possono stornare tramite il link nella loro email di conferma.

Definire gli orari di servizio

In Orari di servizio inserisci per ogni giorno della settimana le tue fasce orarie, ad esempio Pranzo 11:30–14:30 con ultimo inizio alle 13:30 e Cena 17:30–22:30 con ultimo inizio alle 21:00. I tuoi ospiti scelgono prima pranzo o cena e vedono solo gli orari di inizio fino all’ultimo inizio. Con Importa dagli orari di apertura precompili la tabella con gli orari di apertura della tua location e poi la adatti.

Le Eccezioni valgono per singoli giorni: chiuso (ad es. chiusura per ferie) oppure con orari diversi (ad es. la vigilia di Natale solo a pranzo). I giorni festivi non comportano la chiusura automatica: molti ristoranti sono proprio allora aperti.

I Blocchi valgono per singoli tavoli in determinati orari. I blocchi per l’intera giornata e i giorni festivi li gestisci come sempre nella location; bloccano tutti i tavoli al suo interno.

Impostazioni generali

In Generale stabilisci:

• a quale indirizzo Univents segnala le nuove prenotazioni online e gli storni,
• da quante persone in poi un gruppo non prenota ma invia una richiesta tramite la tua pagina di prenotazione: la richiesta arriva come di consueto tra le tue richieste ed è collegata alla prenotazione,
• se gli ospiti ricevono un promemoria prima della visita (impostazione predefinita: 24 ore prima),
• se gli ospiti vengono creati automaticamente come contatto.

Elenco giornaliero e linea temporale

In Prenotazioni vedi tutte le prenotazioni della giornata, come Elenco oppure come linea temporale con una riga per tavolo. Gli eventi e i blocchi compaiono tratteggiati.

• Nuova prenotazione: per le telefonate. Valgono le stesse regole dell’online; Univents propone il tavolo adatto. Con un indirizzo email l’ospite riceve una conferma.
• Walk-in: ospiti senza prenotazione. Scegli il numero di persone e fatto: il miglior tavolo libero viene segnato come occupato da questo momento.
• Arrivato, Concluso, No-show: li imposta qualsiasi membro del team direttamente al tavolo. «Concluso» prima della fine prevista libera subito il tavolo. I no-show vengono conteggiati sul contatto.
• Sposta verifica le stesse regole di una nuova prenotazione. Se il nuovo orario è occupato, tutto resta com’era.
• Stampa crea l’elenco giornaliero da stampare o in PDF.

Se i tuoi tavoli hanno una piantina della sala, sotto l’elenco Univents mostra anche quali tavoli sono occupati a una certa ora.

Chi può fare cosa?

L’elenco giornaliero lo vede chiunque possa vedere gli eventi. Impostare lo stato (arrivato, concluso, no-show) può farlo qualsiasi membro del team. Per creare prenotazioni, inserire walk-in e spostare serve l’autorizzazione Creare eventi, per stornare e modificare le impostazioni l’autorizzazione Modificare eventi.

Come integrare il widget di prenotazione sul tuo sito web è spiegato nell’articolo Integrare il widget di prenotazione nel sito web.