Configurar la reserva de mesas

Con el módulo adicional Reservas, tus invitados reservan una mesa en tu sitio web, sin llamar por teléfono y sin pagar. Gestionas todas las reservas en una lista del día, registras tú mismo las reservas telefónicas y los walk-ins en segundos y ves de un vistazo qué mesa está ocupada y cuándo. Los eventos y los bloqueos de tu espacio bloquean las mesas automáticamente, de modo que nada se asigna dos veces.

Activar el módulo

Reservas es un módulo adicional que cuesta 49 € al mes o 490 € al año, independientemente de tu tarifa. Puedes probarlo 7 días gratis: abre Reservas (directamente en /home/<dein-workspace>/reservierungen) y haz clic en Probar. Mientras el módulo no esté activo, la opción Reservas no aparece en la barra lateral.

Cuando el módulo caduca, tus reservas existentes siguen siendo legibles. Puedes seguir marcándolas como llegado, listo o no-show y anularlas. Las nuevas reservas y el widget de tu sitio web quedan entonces bloqueados.

Crear mesas

Abre Reservas → Ajustes → Mesas.

1. Haz clic en Importar del plano de sala.
2. Elige el espacio y el plano de sala en el que está dibujado tu restaurante.
3. Univents te muestra una vista previa: cada mesa redonda o rectangular se convierte en una mesa reservable y los asientos se toman del plano de sala.
4. Haz clic en Aplicar.

Si más adelante cambias el plano de sala, basta con importarlo de nuevo: se añaden las mesas nuevas, se ajustan los asientos modificados y las mesas eliminadas se desactivan. Si no tienes un plano de sala, crea las mesas a mano con Crear mesa.

Para cada mesa defines para cuántas personas está pensada como mínimo y como máximo, y si es reservable online. Una mesa de habituales se desactiva para la reserva online; tu equipo puede asignarla igualmente.

Combinaciones: si se pueden juntar dos mesas, define en Combinaciones para cuántas personas sirve (p. ej., mesa 2 + mesa 3 para 6–8 personas). Univents asigna siempre primero la mesa individual más pequeña que encaje y solo usa una combinación cuando ninguna mesa individual sirve.

Crear una oferta

En Presupuestos defines lo que reservan tus invitados, por ejemplo «Mesa en el restaurante».

• Mesas: de qué mesas asigna el sistema.
• Duración de la estancia: cuánto tiempo está ocupada una mesa, escalonada según el número de personas, p. ej., hasta 2 personas 90 minutos, hasta 6 personas 120 minutos, y 150 minutos para más.
• Intervalo: cada cuánto se ofrecen las horas de inicio (p. ej., cada 30 minutos).
• Margen: tiempo para recoger y volver a montar la mesa después de cada reserva.
• Antelación mínima y máximo de días de antelación: con qué poca antelación y con cuánta antelación como máximo pueden reservar los invitados online.
• Personas online: a partir de cuántas personas ya no es posible reservar online.
• Confirmación: automática (por defecto) o manual. Con confirmación manual, la reserva mantiene la mesa hasta que la aceptes o la rechaces.
• Anulación por el cliente: si los invitados pueden anular mediante el enlace de su correo de confirmación y hasta cuántas horas antes.

Definir los horarios de servicio

En Horarios de servicio introduces tus franjas horarias para cada día de la semana, por ejemplo Mediodía de 11:30 a 14:30 con última hora de inicio a las 13:30 y Noche de 17:30 a 22:30 con última hora de inicio a las 21:00. Tus invitados eligen primero mediodía o noche y solo ven horas de inicio hasta la última. Con Importar del horario de apertura rellenas la tabla con el horario de apertura de tu espacio y después la ajustas.

Las Excepciones se aplican a días concretos: cerrado (p. ej., vacaciones de la empresa) o con otros horarios (p. ej., Nochebuena solo al mediodía). Los festivos no cierran automáticamente, ya que muchos restaurantes abren justo esos días.

Los Bloqueos se aplican a mesas concretas en determinadas horas. Los bloqueos de día completo y los festivos se gestionan como siempre en el espacio y bloquean todas las mesas de este.

Ajustes generales

En General defines:

• a qué dirección avisa Univents de las nuevas reservas online y de las anulaciones,
• a partir de cuántas personas un grupo no reserva, sino que hace una solicitud a través de tu página de reservas; la solicitud llega, como siempre, a tus solicitudes y queda vinculada a la reserva,
• si los invitados reciben un recordatorio antes de su visita (por defecto, 24 horas antes),
• si los invitados se crean automáticamente como contacto.

Lista del día y cronograma

En Reservas ves todas las reservas del día, como lista o como cronograma con una fila por mesa. Los eventos y los bloqueos aparecen sombreados.

• Nueva reserva: para llamadas. Se aplican las mismas reglas que online; Univents propone la mesa adecuada. Si indicas una dirección de correo electrónico, el invitado recibe una confirmación.
• Walk-in: invitados sin reserva. Elige el número de personas y listo: la mejor mesa libre se marca como ocupada desde ese momento.
• Llegado, Listo, No-show: cualquier miembro del equipo lo marca directamente en la mesa. Marcar «Listo» antes del final previsto libera la mesa de inmediato. Los no-shows se contabilizan en el contacto.
• Reprogramar comprueba las mismas reglas que una nueva reserva. Si la nueva hora está ocupada, todo queda como estaba.
• Imprimir genera la lista del día para imprimirla o como PDF.

Si tus mesas tienen un plano de sala, Univents muestra además debajo de la lista qué mesas están ocupadas a una hora determinada.

¿Quién puede hacer qué?

La lista del día la ve cualquiera que pueda ver eventos. Cualquier miembro del equipo puede establecer el estado (llegado, listo, no-show). Para crear reservas, registrar walk-ins y reprogramar se necesita el permiso Crear eventos; para anular y cambiar los ajustes, el permiso Editar eventos.

El artículo Incorporar el widget de reservas en tu sitio web explica cómo integrar el widget de reservas en tu sitio web.