Konfiguracja rezerwacji stolików

Dzięki dodatkowemu modułowi Rezerwacje Twoi goście rezerwują stolik na Twojej stronie internetowej – bez telefonu i bez płatności. Wszystkie rezerwacje prowadzisz na jednej liście dnia, rezerwacje telefoniczne i walk-iny wpisujesz sam w kilka sekund i na pierwszy rzut oka widzisz, który stolik jest zajęty i kiedy. Wydarzenia i blokady Twojej lokalizacji automatycznie blokują stoliki, dzięki czemu nic nie zostanie przydzielone dwa razy.

Aktywacja modułu

Rezerwacje to dodatkowy moduł za 49 € miesięcznie lub 490 € rocznie, niezależnie od Twojego planu. Możesz go przetestować w ramach opcji 7 dni za darmo: otwórz Rezerwacje (bezpośrednio pod adresem /home/<dein-workspace>/reservierungen) i kliknij Testuj. Dopóki moduł nie jest aktywny, pozycja Rezerwacje nie pojawia się na pasku bocznym.

Gdy moduł wygaśnie, Twoje istniejące rezerwacje nadal będzie można odczytać. Nadal możesz oznaczać je jako przybyłe, zakończone lub No-Show oraz je anulować. Nowe rezerwacje i widżet na Twojej stronie internetowej są wtedy zablokowane.

Dodawanie stolików

Otwórz Rezerwacje → Ustawienia → Stoliki.

1. Kliknij Przejmij z planu sali.
2. Wybierz lokalizację i plan sali, w którym narysowana jest Twoja restauracja.
3. Univents pokaże Ci podgląd: każdy okrągły lub prostokątny stolik staje się stolikiem do rezerwacji, a liczba miejsc pochodzi z planu sali.
4. Kliknij Zastosuj.

Jeśli później zmienisz plan sali, po prostu przejmij go ponownie: nowe stoliki zostaną dodane, zmienione miejsca zaktualizowane, a usunięte stoliki dezaktywowane. Jeśli nie masz planu sali, dodajesz stoliki ręcznie za pomocą Dodaj stolik.

Dla każdego stolika określasz, dla ilu osób jest przeznaczony minimalnie i maksymalnie oraz czy jest dostępny do rezerwacji online. Stolik stałych bywalców wyłączasz dla rezerwacji online – Twój zespół nadal może go przydzielić.

Kombinacje: jeśli dwa stoliki można zestawić razem, w sekcji Kombinacje określasz, dla ilu osób to się nadaje (np. stolik 2 + stolik 3 dla 6–8 osób). Univents zawsze najpierw przydziela najmniejszy pasujący pojedynczy stolik, a kombinacji używa tylko wtedy, gdy żaden pojedynczy stolik nie pasuje.

Tworzenie oferty

W sekcji Oferty określasz, co rezerwują Twoi goście, na przykład „Stolik w restauracji”.

• Stoliki: z jakich stolików system dokonuje przydziału.
• Czas pobytu: jak długo stolik jest zajęty – w zależności od liczby osób, np. do 2 osób 90 minut, do 6 osób 120 minut, w pozostałych przypadkach 150 minut.
• Siatka: w jakich odstępach oferowane są godziny rozpoczęcia (np. co 30 minut).
• Bufor: czas na sprzątnięcie i nakrycie stolika po każdej rezerwacji.
• Wyprzedzenie i maksymalna liczba dni z wyprzedzeniem: jak późno i jak wcześnie goście mogą rezerwować online.
• Liczba osób online: od ilu osób rezerwacja online nie jest już możliwa.
• Potwierdzenie: automatyczne (domyślnie) lub ręczne. Przy ręcznym potwierdzeniu rezerwacja blokuje stolik, dopóki jej nie zaakceptujesz lub nie odrzucisz.
• Samodzielne anulowanie: czy i do ilu godzin przed wizytą goście mogą anulować rezerwację za pomocą linku w wiadomości z potwierdzeniem.

Ustawianie godzin serwisu

W sekcji Godziny serwisu wpisujesz dla każdego dnia tygodnia swoje przedziały czasowe, na przykład Lunch 11:30–14:30 z ostatnim startem o 13:30 i Kolacja 17:30–22:30 z ostatnim startem o 21:00. Twoi goście wybierają wtedy najpierw lunch lub kolację i widzą tylko godziny rozpoczęcia do ostatniego startu. Za pomocą Przejmij z godzin otwarcia wstępnie wypełniasz tabelę na podstawie godzin otwarcia swojej lokalizacji, a następnie ją dostosowujesz.

Wyjątki dotyczą pojedynczych dni: zamknięte (np. urlop firmowy) lub z innymi godzinami (np. Wigilia tylko w porze lunchu). Święta nie zamykają automatycznie – wiele restauracji jest wtedy właśnie otwartych.

Zablokuj dotyczy pojedynczych stolików w określonych godzinach. Blokady całodniowe i święta ustawiasz jak zwykle w lokalizacji; blokują one wszystkie stoliki w niej.

Ustawienia ogólne

W sekcji Ogólne określasz:

• na jaki adres Univents zgłasza nowe rezerwacje online i anulowania,
• od ilu osób grupa nie rezerwuje, tylko wysyła zapytanie przez Twoją stronę rezerwacji – zapytanie trafia jak zwykle do Twoich zapytań i jest powiązane z rezerwacją,
• czy goście otrzymują przypomnienie przed swoją wizytą (domyślnie: 24 godziny wcześniej),
• czy goście są automatycznie dodawani jako kontakt.

Lista dnia i oś czasu

W sekcji Rezerwacje widzisz wszystkie rezerwacje danego dnia – jako Lista lub jako oś czasu z jednym wierszem na stolik. Wydarzenia i blokady są wyświetlane w kreskowaniu.

• Nowa rezerwacja: dla telefonów. Obowiązują te same reguły co online; Univents proponuje pasujący stolik. Po podaniu adresu e-mail gość otrzymuje potwierdzenie.
• Walk-in: goście bez rezerwacji. Wybierasz liczbę osób, gotowe – najlepszy wolny stolik jest od teraz oznaczony jako zajęty.
• Przybył, Gotowe, No-Show: ustawia każdy członek zespołu bezpośrednio przy stoliku. „Gotowe” przed planowanym końcem natychmiast zwalnia stolik. No-Show są zliczane przy kontakcie.
• Przesuń sprawdza te same reguły co nowa rezerwacja. Jeśli nowy termin jest zajęty, wszystko pozostaje bez zmian.
• Drukuj tworzy listę dnia do wydrukowania lub w formacie PDF.

Jeśli Twoje stoliki mają plan sali, Univents pod listą dodatkowo pokazuje, które stoliki są zajęte o danej godzinie.

Kto może co?

Listę dnia widzi każdy, kto może widzieć wydarzenia. Status (przybył, gotowe, No-Show) może ustawiać każdy członek zespołu. Do tworzenia rezerwacji, wpisywania walk-inów i przesuwania potrzebne jest uprawnienie Tworzenie wydarzeń, a do anulowania i zmiany ustawień uprawnienie Edytowanie wydarzeń.

Jak osadzić widżet rezerwacji na swojej stronie internetowej, wyjaśnia artykuł Osadzanie widżetu rezerwacji na stronie internetowej.