Tischreservierung einrichten

Mit dem Zusatzmodul Reservierungen reservieren deine Gäste auf deiner Website einen Tisch – ohne Anruf und ohne Zahlung. Du führst alle Reservierungen in einer Tagesliste, trägst Telefon-Reservierungen und Walk-ins in Sekunden selbst ein und siehst auf einen Blick, welcher Tisch wann belegt ist. Veranstaltungen und Sperrzeiten deiner Räumlichkeit sperren die Tische automatisch, sodass nichts doppelt vergeben wird.

Modul freischalten

Reservierungen ist ein Zusatzmodul für 49 € im Monat bzw. 490 € im Jahr, unabhängig von deinem Tarif. Du kannst es 7 Tage kostenlos testen: Öffne Reservierungen (direkt unter /home/<dein-workspace>/reservierungen) und klick auf Testen. Solange das Modul nicht aktiv ist, erscheint der Menüpunkt Reservierungen nicht in der Seitenleiste.

Läuft das Modul aus, bleiben deine bestehenden Reservierungen lesbar. Du kannst sie weiterhin als angekommen, fertig oder No-Show markieren und stornieren. Neue Reservierungen und das Widget auf deiner Website sind dann gesperrt.

Tische anlegen

Öffne Reservierungen → Einstellungen → Tische.

1. Klick auf Aus Raumplan übernehmen.
2. Wähl die Räumlichkeit und den Raumplan, in dem dein Restaurant gezeichnet ist.
3. Univents zeigt dir eine Vorschau: jeder runde oder eckige Tisch wird zu einem buchbaren Tisch, die Plätze kommen aus dem Raumplan.
4. Klick auf Übernehmen.

Änderst du später den Raumplan, übernimmst du ihn einfach erneut: neue Tische kommen dazu, geänderte Plätze werden angepasst, gelöschte Tische werden deaktiviert. Hast du keinen Raumplan, legst du Tische mit Tisch anlegen von Hand an.

Pro Tisch legst du fest, für wie viele Personen er mindestens und höchstens gedacht ist und ob er online buchbar ist. Einen Stammtisch schaltest du online aus – dein Team kann ihn trotzdem vergeben.

Kombinationen: Lassen sich zwei Tische zusammenstellen, legst du unter Kombinationen fest, für wie viele Personen das passt (z. B. Tisch 2 + Tisch 3 für 6–8 Personen). Univents vergibt immer zuerst den kleinsten passenden Einzeltisch und nimmt eine Kombination nur, wenn kein Einzeltisch passt.

Angebot anlegen

Unter Angebote legst du fest, was deine Gäste reservieren, zum Beispiel „Tisch im Restaurant“.

• Tische: aus welchen Tischen das System vergibt.
• Verweildauer: wie lange ein Tisch belegt ist – gestaffelt nach Personen, z. B. bis 2 Personen 90 Minuten, bis 6 Personen 120 Minuten, sonst 150 Minuten.
• Raster: in welchen Abständen Startzeiten angeboten werden (z. B. alle 30 Minuten).
• Puffer: Zeit zum Abräumen und Eindecken nach jeder Reservierung.
• Vorlauf und maximal Tage im Voraus: wie kurzfristig und wie weit im Voraus Gäste online reservieren können.
• Personen online: ab wie vielen Personen eine Online-Reservierung nicht mehr möglich ist.
• Bestätigung: automatisch (Standard) oder manuell. Bei manueller Bestätigung hält die Reservierung den Tisch, bis du sie annimmst oder ablehnst.
• Selbst-Storno: ob und bis wie viele Stunden vorher Gäste über den Link in ihrer Bestätigungsmail stornieren dürfen.

Servicezeiten festlegen

Unter Servicezeiten trägst du je Wochentag deine Zeitfenster ein, zum Beispiel Mittag 11:30–14:30 mit letztem Start 13:30 und Abend 17:30–22:30 mit letztem Start 21:00. Deine Gäste wählen dann zuerst Mittag oder Abend und sehen nur Startzeiten bis zum letzten Start. Mit Aus Öffnungszeiten übernehmen füllst du die Tabelle aus den Öffnungszeiten deiner Räumlichkeit vor und passt sie danach an.

Ausnahmen gelten für einzelne Tage: geschlossen (z. B. Betriebsurlaub) oder mit anderen Zeiten (z. B. Heiligabend nur mittags). Feiertage schließen nicht automatisch – viele Restaurants haben gerade dann offen.

Sperren gelten für einzelne Tische zu bestimmten Uhrzeiten. Ganztägige Sperren und Feiertage pflegst du wie gewohnt an der Räumlichkeit; sie sperren alle Tische dort.

Allgemeine Einstellungen

Unter Allgemein legst du fest:

• an welche Adresse Univents neue Online-Reservierungen und Stornos meldet,
• ab wie vielen Personen eine Gruppe nicht reserviert, sondern über deine Buchungsseite anfragt – die Anfrage landet wie gewohnt bei deinen Anfragen und ist mit der Reservierung verknüpft,
• ob Gäste eine Erinnerung vor ihrem Besuch bekommen (Standard: 24 Stunden vorher),
• ob Gäste automatisch als Kontakt angelegt werden.

Tagesliste und Zeitachse

Unter Reservierungen siehst du alle Reservierungen des Tages – als Liste oder als Zeitachse mit einer Zeile je Tisch. Veranstaltungen und Sperren erscheinen schraffiert.

• Neue Reservierung: für Anrufe. Es gelten dieselben Regeln wie online; Univents schlägt den passenden Tisch vor. Mit E-Mail-Adresse bekommt der Gast eine Bestätigung.
• Walk-in: Gäste ohne Reservierung. Personenzahl wählen, fertig – der beste freie Tisch wird ab jetzt als besetzt markiert.
• Angekommen, Fertig, No-Show: setzt jedes Teammitglied direkt am Tisch. „Fertig“ vor dem geplanten Ende gibt den Tisch sofort wieder frei. No-Shows werden am Kontakt gezählt.
• Verschieben prüft dieselben Regeln wie eine neue Reservierung. Ist die neue Zeit belegt, bleibt alles, wie es war.
• Drucken erstellt die Tagesliste zum Ausdrucken oder als PDF.

Haben deine Tische einen Raumplan, zeigt Univents unter der Liste zusätzlich, welche Tische zu einer Uhrzeit belegt sind.

Wer darf was?

Die Tagesliste sieht jeder, der Veranstaltungen sehen darf. Status setzen (angekommen, fertig, No-Show) darf jedes Teammitglied. Reservierungen anlegen, Walk-ins eintragen und verschieben braucht das Recht Veranstaltungen anlegen, stornieren und die Einstellungen ändern das Recht Veranstaltungen bearbeiten.

Wie du das Reservierungs-Widget auf deiner Website einbindest, erklärt der Artikel Reservierungs-Widget auf der Website einbinden.