Documentos y Drive en el evento

En la pestaña Documentos de un evento encuentras todo el material en un solo lugar: presupuestos, facturas, contratos, albaranes, pizarras, Function Sheets, documentos de texto libre y archivos subidos, todo ordenado en una cuadrícula de tarjetas bajo el título Documentos del evento.

En el vídeo ves cómo crear pizarras y documentos de texto libre en el evento, subir y compartir archivos y añadir imágenes a la galería del portal de clientes.

Reproducir vídeo1:32

Los pasos concretos también los tienes más abajo por escrito.

La cuadrícula de documentos de un vistazo

Cada tarjeta muestra el tipo, el título, el identificador corto y la fecha, además de un borde izquierdo de color que te permite reconocer el tipo de documento de un vistazo:

• Azul: Presupuesto
• Coral: Contrato
• Verde: Factura
• Gris piedra: Albarán
• Lila: Pizarra
• Amarillo: Function Sheet
• Neutro: Documento o Archivo

Si hay varios tipos de documento, aparece una barra de filtros con botones por tipo (Todos, Presupuesto, Factura, etc.) con la que puedes limitar la vista a un solo tipo. La barra de filtros solo se muestra si existen al menos dos tipos distintos.

Crear un documento nuevo

Haz clic arriba a la derecha en el botón rojo Documento para abrir un desplegable con todos los tipos:

1. Elige el tipo que necesites de la lista (p. ej. Presupuesto, Factura, Contrato, Albarán, Pizarra, Function Sheet, Documento o Archivo).
2. El documento nuevo se crea al instante y se abre en el editor correspondiente.
3. Con Archivo se abre un cuadro de diálogo en el que indicas el título y el archivo.

Si ya has creado una reserva para el evento, el presupuesto, la factura y el albarán se rellenan automáticamente con las líneas reservadas.

Crear desde una plantilla

Con el botón Desde plantilla puedes reutilizar plantillas guardadas:

1. Haz clic en Desde plantilla y elige el tipo de documento (Presupuesto, Factura, Albarán, Pizarra, Documento o Contrato).
2. Aparece una lista con las plantillas guardadas para ese tipo.
3. Haz clic en la plantilla que quieras: el documento se crea y se abre al instante.

Para crear una plantilla a partir de un documento existente, abre el menú de tres puntos de la tarjeta y elige Guardar como plantilla (disponible para presupuestos, facturas, albaranes, pizarras y documentos de texto libre).

Acciones en las tarjetas de documento

Cada tarjeta muestra en el borde inferior botones de acción directa y, arriba a la derecha, un menú de tres puntos. Las acciones disponibles dependen del tipo de documento.

Documentos financieros (presupuesto, factura, albarán)

Archivos subidos

Contratos y Function Sheets

Documentos de texto libre

En el editor de un documento de texto libre puedes cambiar arriba a la derecha entre Vertical y Horizontal, algo práctico para tablas anchas o planes de regiduría. La orientación se guarda por documento y afecta a la vista de impresión y de PDF. Si guardas un documento como plantilla, la plantilla conserva la orientación elegida.

Pizarras

Las pizarras sirven para planos, distribuciones de mesas o diagramas de flujo. Puedes crear varias pizarras por evento. El menú de tres puntos de una tarjeta de pizarra ofrece las siguientes acciones:

Function Sheets

Los Function Sheets reúnen toda la información relevante para la ejecución del evento: colaboradores, turnos, programas y reservas. Tras crearlo, se abre automáticamente un cuadro de diálogo de configuración en el que defines qué secciones quieres mostrar. Un Function Sheet terminado se puede exportar como PDF y compartir con el equipo mediante un enlace para compartir.

Consejo: si el evento ya tiene un presupuesto vinculado, también puedes generar con IA un primer borrador del Function Sheet en lugar de montarlo a mano, con Planificar desde presupuesto en la página de detalle del evento. Encontrarás más información en el artículo Crear un evento con el asistente.

Subir archivos (pestaña Archivos subidos)

La pestaña Archivos subidos muestra todos los archivos subidos a un evento en una vista propia. Arrastra los archivos a la zona de carga o haz clic en Subir archivo para abrir el selector de archivos y elegir uno o varios. Se aceptan todos los formatos habituales: PDF, imágenes, documentos de Office, archivos ZIP y más.

Preguntas frecuentes

¿Puedo subir varios archivos a la vez? Sí. En la pestaña Archivos subidos puedes arrastrar varios archivos a la vez a la zona de carga o seleccionarlos juntos con Subir archivo.

¿Veo si otra persona está trabajando en el documento en ese momento? No. Los documentos de texto libre no muestran un indicador en directo de quién más está en el documento contigo. En el editor, arriba a la derecha, aparece quién modificó el documento por última vez y cuándo, así que puedes saber si alguien ha trabajado en él antes que tú. Importante: si dos personas editan el mismo documento al mismo tiempo, la versión guardada más tarde sobrescribe los cambios de la anterior. Por eso, poneos de acuerdo brevemente sobre quién está editando un documento.

¿Cómo comparto un documento con un cliente? Para los documentos financieros (presupuesto, factura, albarán), Compartir vía EventHub en la barra de la tarjeta copia directamente el enlace del portal al portapapeles. Para el resto de tipos, Compartir en el menú de tres puntos abre un cuadro de diálogo en el que puedes invitar a contactos o empleados como lector o editor.

¿Qué pasa al eliminar un documento financiero? Un cuadro de diálogo te pregunta cómo tratar las líneas de reserva vinculadas: Eliminar solo el documento (las líneas se conservan en las reservas), Desvincular documento y líneas (las líneas se conservan como reservas independientes) o Eliminar todo (se eliminan el documento, las líneas y todas las referencias a reservas). Esta opción solo está disponible para presupuestos y albaranes en estado Borrador.