Menükonfigurator: Gäste stellen sich ihr Menü selbst zusammen

Bietest du z. B. ein Canapé-Buffet mit 17 Sorten an, bei dem jeder Gast genau 5 auswählen soll, musst du die Auswahl nicht mehr von Hand ins Angebot übertragen. Verknüpfst du die Antwortmöglichkeiten einer Frage mit Produkten, wird jede vom Gast gewählte Option automatisch zu einer eigenen Position im Auftrag — und landet darüber ganz normal in Angebot, Produktionsliste und Wareneinsatz.

Wie es funktioniert

1. Du legst am Produkt (z. B. „Canapés Imbiss") eine Frage vom Feldtyp Mehrfachauswahl an und verknüpfst jede Antwortmöglichkeit optional mit einem eigenen Produkt (z. B. „Lachs auf Pumpernickel") und dazu einem Aufpreis. Einen Aufpreis gibt es nur mit verknüpftem Produkt.
2. Über Mindestens auswählen und Höchstens auswählen legst du fest, wie viele Optionen der Gast wählen muss bzw. darf (z. B. genau 5).
3. Ein Gast bucht das Produkt auf deiner Buchungsseite, sieht die Frage mit allen Sorten und wählt aus — mit Zähler und Auswahl-Limit.
4. Beim Absenden entstehen automatisch eigene Positionen für jede gewählte Sorte, direkt hinter der Hauptposition, mit anteiliger Menge (bei einem Buffet mit Jeder Gast bekommt alle gewählten Optionen mit der vollen Menge je Sorte).

Frage mit Optionen einrichten

Die Einrichtung läuft über denselben Fragen-Dialog wie andere benutzerdefinierte Fragen (siehe Benutzerdefinierte Fragen erstellen & nutzen) — geöffnet entweder am Produkt selbst (Bereich Fragen) oder auf der Buchungsseite in Sektion 05 Fragen:

1. Feldtyp Mehrfach wählen.
2. Über Antwortmöglichkeit hinzufügen jede Sorte als eigene Zeile anlegen: Bezeichnung, optional Produkt verknüpfen und Aufpreis. Das Aufpreis-Feld ist erst mit verknüpftem Produkt nutzbar; entfernst du das Produkt, verschwindet auch der Aufpreis. Mit verknüpftem Produkt kannst du je Antwort zusätzlich Aufpreis einmal je Buchung berechnen anhaken (siehe unten).
3. Mindestens auswählen / Höchstens auswählen eintragen (bei „genau 5" beides auf 5 setzen).
4. Bei einem Buffet, bei dem jeder Gast von allen gewählten Sorten bekommt: Jeder Gast bekommt alle gewählten Optionen anhaken (siehe unten).
5. Speichern.

Optionen ohne Produkt-Verknüpfung funktionieren weiterhin wie bisher: reiner Text, keine eigene Position.

Was der Gast sieht

Auf der Buchungsseite zeigt die Auswahl einen Zähler direkt am Fragetext (z. B. „3 / 5"). Ist das Maximum erreicht, werden die übrigen Optionen deaktiviert; hat der Gast noch nicht genug ausgewählt, blockiert das System das Absenden mit einem konkreten Hinweis, wie viele noch fehlen. Ist ein Aufpreis hinterlegt und zeigt die Seite Preise (Preise anzeigen), steht er direkt an der Option und fließt in die angezeigte Summe ein — Optionen ohne Aufpreis zeigen keinen Betrag. Ist Preise anzeigen aus, steht an keiner Option ein Betrag; der Aufpreis landet trotzdem als Position im Auftrag. Die Auswahl gibt es in allen Designs: im Webshop an der Kasse, im Anfrage-Formular und im Stepper direkt unter der Produktauswahl, im KI-Chat in der Zusammenfassung. In der Anfrage-Darstellung Schritt für Schritt steht sie im Gang des Produkts, und Weiter prüft dort die Grenzen. Auf der Anfrage-Seite zeigt bei Mehrfachauswahl jede Antwort mit verknüpftem Produkt dessen Bild als kleine Vorschau (ein Klick öffnet die Details), und Übersicht und Zusammenfassung nennen die gewählten Sorten unter ihrem Produkt — mit Menge, wenn die Sorte mit einem Produkt verknüpft ist. Am Handy stehen die Fragen in der Liste direkt unter dem Abschnitt des Produkts.

Was danach im Auftrag passiert

Für jede gewählte Option mit Produkt-Verknüpfung entsteht eine eigene Position: Die Menge der Hauptposition wird innerhalb der Frage auf die gewählten Sorten aufgeteilt (bei 50 Gästen und 5 Sorten also 10 je Sorte), der Preis entspricht dem hinterlegten Aufpreis. Hängen mehrere Auswahl-Fragen am selben Produkt (z. B. Vorspeise, Hauptgang und Dessert), teilt jede Frage die Menge nur unter ihren eigenen gewählten Antworten auf — bei 50 Gästen und 2 gewählten Hauptgängen also je 25, bei einer gewählten Vorspeise 50. Der Rest einer Teilung geht wie bisher auf die erste Antwort.

Jeder Gast bekommt alle gewählten Optionen. Das Aufteilen passt zu einem Menü, bei dem jeder Gast genau eine der gewählten Antworten bekommt. Bei einem Buffet isst aber jeder Gast von allem, was gewählt ist. Hakst du an der Frage Jeder Gast bekommt alle gewählten Optionen an, bekommt jede gewählte Antwort die volle Menge der Hauptposition: Aufpreis und Menge gelten je Gast für jede Option. Beispiel mit 100 Gästen und „Hauptgang: 2 aus 20“ (Gänsebrust +5 €, Ente +5 €): ohne Haken je 50 × 5 € = 250 €, mit Haken je 100 × 5 € = 500 €. Auch Produktionsliste und Wareneinsatz rechnen dann mit der vollen Gästezahl je Gericht. Der Haken steht im Fragen-Dialog unter Höchstens auswählen und erscheint nur bei Mehrfach, wenn mehr als eine Antwort wählbar ist; ohne Haken bleibt es beim Aufteilen. Eine Antwort mit Aufpreis einmal je Buchung berechnen bleibt auch mit Haken bei Menge 1. Das Umschalten ändert bestehende Buchungen und Angebote nicht; es gilt für neue Buchungen und für Änderungswünsche zu dieser Frage, die du danach annimmst.

Aufpreis einmal je Buchung. Normalerweise läuft der Aufpreis mit der Hauptposition mit: Wird ein DJ pro Stunde gebucht und die Antwort „Licht- und Tontechnik +150 €“ gewählt, kostet sie bei 6 Stunden 6 × 150 € = 900 €. Hakst du an der Antwort Aufpreis einmal je Buchung berechnen an, entsteht ihre Position immer mit Menge 1 — egal wie viele Stunden, Gäste oder Stück die Hauptposition hat, hier also einmal 150 €. Eine solche Antwort nimmt auch nicht an der Aufteilung der Menge teil; die übrigen gewählten Antworten der Frage teilen die Menge wie gewohnt unter sich auf. Auf der Buchungsseite steht der Betrag dann mit dem Zusatz „einmalig“. „Einmal“ heißt einmal je Buchung, auch über mehrere Tage: Steht dasselbe Produkt bei einer mehrtägigen Buchung je Tag als eigene Position im Auftrag, wird der Aufpreis trotzdem nur einmal berechnet — an der ersten Tagesposition. Wird später ein Änderungswunsch zu derselben Frage angenommen, rechnen deren Antwort-Positionen mit der dann gültigen Einstellung neu. Bestehende Fragen rechnen unverändert weiter, solange du den Haken nicht setzt; auch der KI-Assistent kann den Schalter setzen. Diese Positionen erscheinen direkt hinter der Hauptposition im Auftrag — und ganz normal, sobald du daraus ein Angebot erzeugst, in der Produktionsliste und im Wareneinsatz. Die ursprüngliche Textantwort bleibt zusätzlich in der Anfrage-Detailansicht sichtbar.

Modul buchen

Der Event-Konfigurator ist ein Zusatzmodul und ab dem Core-Tarif buchbar — in jedem Tarif extra, auch in Scale. Er kostet 99 € pro Monat oder 990 € pro Jahr. Du buchst ihn direkt bei den Buchungsseiten oder unter Einstellungen → Abrechnung → Zusatzmodule; mit bestehendem Abo wird der Betrag anteilig bis zum Ende der laufenden Periode berechnet, das Modul ist nach der Zahlungsbestätigung freigeschaltet.

Kündigen kannst du das Modul jederzeit unter Einstellungen → Abrechnung → Zusatzmodule; es läuft dann bis zum Ende der bezahlten Periode weiter und wird danach nicht verlängert. Ohne Tarif, etwa im Testzeitraum, lässt sich das Modul nicht buchen — die Auswahl auf der Buchungsseite kannst du dort aber weiterhin ausprobieren. Den Event-Konfigurator selbst kannst du 7 Tage kostenlos testen: Unter Buchungsseiten im Reiter Konfiguratoren auf 7 Tage kostenlos testen klicken — im Testzeitraum genauso wie mit Tarif vor dem Buchen. Nach 7 Tagen endet der Test von selbst.

Im Event-Konfigurator: die Auswahl wird zum Angebot

Im Event-Konfigurator planen deine Gäste nach der Anfrage selbst, etwa Deko, Tischwäsche oder Besteck. Hängt eine Auswahl-Frage an keinem Produkt und ist eine Antwort mit einem Produkt verknüpft, wird beim Absenden jede gewählte Antwort zu einer eigenen Position in der Buchung, zum Preis des Produkts (brutto oder netto, wie am Produkt gepflegt):

• Pro Stück abgerechnet: Menge = Stückzahl des Gastes (siehe unten), sonst 1.
• Pro Person: Preis × Gästezahl der Veranstaltung.
• Pauschal: einmal.

Hängt die Frage an einem Produkt (z. B. Canapé-Sorten am Canapé-Buffet), bleibt alles wie oben beschrieben: Die Antworten laufen als Aufpreis mit dieser Position mit. Solange das Produkt in der Veranstaltung noch nicht gebucht ist, steht beim Gast „Preis auf Anfrage“.

Stückzahl. Schalte im Konfigurator-Editor am Auswahl-Baustein Gast gibt Stückzahl an ein. Unter jeder gewählten Antwort, die pro Stück abgerechnet wird, trägt der Gast dann die Menge ein (ganze Zahl von 1 bis 9.999). Die Menge wird mit der Planung gespeichert und steht in der Übersicht des Gastes und in der Antworten-Karte der Veranstaltung, z. B. „Blockkerzen mittel × 12“.

Laufende Summe. Unten im Konfigurator sieht der Gast die Summe seiner Auswahl, brutto oder netto nach der Einstellung Preise zeigen als. Es ist dieselbe Rechnung, mit der die Positionen entstehen. „Preis auf Anfrage“ steht nur noch, wenn nichts bepreist ist; ist nur ein Teil offen, steht der Betrag mit dem Zusatz „zzgl. Positionen auf Anfrage“.

Immer dazu. Über Immer dazu im Kopf des Editors legst du Produkte fest, die bei jedem Absenden automatisch als Position in die Buchung kommen, z. B. eine Design- oder Anfahrtspauschale. Der Gast sieht sie nicht einzeln, nur als „inkl. Pauschalen“ in der Summe. Steht das Produkt schon in der Buchung, kommt es nicht doppelt dazu. Gespeichert wird mit Änderungen veröffentlichen.

Ist die Veranstaltung beim Absenden schon bestätigt, entstehen die Positionen nicht direkt: Jede gewählte Antwort wird ein Punkt „Produkt hinzufügen“ im Änderungsantrag, den du im Event unter Dokumente annimmst oder ablehnst; „Immer dazu“ kommt dann nicht noch einmal dazu. Ein zweites Absenden legt nichts doppelt an, und der Konfigurator löscht nie eine Position.

Platzhalter im Antwortfeld. Bei Frage-Bausteinen mit Freitextfeld findest du im Inspector das Feld Platzhalter im Antwortfeld. Der Text erscheint grau im leeren Feld des Gastes, z. B. „Bitte nennt uns euer Wunschdatum und Uhrzeit.“. Lässt du das Feld leer, steht wie bisher „Eure Antwort“.

Produktbilder: breit oder quadratisch. Im Reiter Design legst du unter Produktbilder das Format der Produktkacheln fest: Breit (Standard) oder Quadratisch (1:1). Das gilt für alle Auswahl-Kacheln des Konfigurators.

Vor und nach dem Auftrag: Anfrage und Planung

Je Anlass kannst du zwei Konfiguratoren gleichzeitig aktiv haben: einen vor dem Auftrag (Anfrage) und einen nach dem Auftrag (Planung). Den Zeitpunkt stellst du im Konfigurator-Editor in der Zeile Zeitpunkt unter dem Namen ein; der Satz darunter erklärt, was der Gast erlebt. Gespeichert wird mit Änderungen veröffentlichen. In der Liste der Konfiguratoren steht an jedem Eintrag „Anfrage“ oder „Planung“.

• Solange die Veranstaltung eine Anfrage ist, bekommt der Gast den Anfrage-Konfigurator.
• Sobald du die Anfrage annimmst, führt das Kundenportal in den Planungs-Konfigurator, z. B. für Lokation, Konzept, Blumen, Sitzplan, Zeitplan und Dienstleister. Gibt es keinen Planungs-Konfigurator, bleibt es beim Anfrage-Konfigurator.

Im Planungs-Konfigurator landen die Antworten beim Absenden direkt an der Veranstaltung, in der Antworten-Karte der Übersicht — ohne Änderungsantrag und ohne Freigabe. Der Gast kann seine Planung bis zum Veranstaltungsbeginn ändern und erneut absenden; im Kundenportal steht dafür die Karte Planung bearbeiten. Jedes Absenden ersetzt die Antworten des vorherigen, eine abgewählte Antwort ist danach weg. Du bekommst eine Mail und einen Hinweis „Planung abgeschickt“, ab dem zweiten Mal „Planung aktualisiert“ — höchstens einmal pro Stunde. Nur eine Auswahl, die ein Produkt hinzufügt oder entfernt, wird weiterhin ein Änderungsantrag, den du freigibst.

Tor überspringen gilt je Zeitpunkt: Hast du es während der Anfrage eingeschaltet, führt das Kundenportal nach der Annahme trotzdem in die Planung. Der Schalter in der Kunden-Karte der Veranstaltung gehört immer zu dem Konfigurator, der gerade gilt.

Textblöcke mit Formatierung

Die Textblöcke im Konfigurator — etwa eine Begrüßung über den Seiten — bearbeitest du jetzt wie eine Produktbeschreibung: fett, kursiv, Aufzählungen und farbige Hervorhebungen. Deine Gäste sehen den Text auf der Buchungsseite in genau dieser Formatierung.

Häufige Fragen

Funktioniert das auch beim internen Anlegen eines Auftrags im Event? Nein, aktuell nur beim Bestellen über die öffentliche Buchungsseite. Trägst du einen Auftrag direkt im Event ein, wählst du die Sorten wie bisher manuell aus.

Kann der Gast seine Auswahl nachträglich im Kundenportal ändern? Ja. Im Tab Änderungen ist die Mehrfachauswahl eine echte Auswahl mit deinen Grenzen Mindestens auswählen/Höchstens auswählen statt eines Textfelds: Jede geänderte Sorte wird ein eigener Punkt im Änderungsantrag, den du im Event unter Dokumente einzeln annimmst oder ablehnst. Erst nach deiner Freigabe passen sich die Positionen an — mit dem Aufpreis, der zum Zeitpunkt der Anfrage galt.

Was passiert, wenn eine Sorte selbst wieder ein Rezept oder Paket ist? Die Sorte erscheint wie jede andere gewählte Option als eigene Position in Produktionsliste und Wareneinsatz — die dahinterliegenden Zutaten bzw. Bestandteile dieses Rezepts oder Pakets werden dabei aktuell nicht automatisch aufgelöst. Plane bei solchen Sorten die Zutaten weiterhin manuell mit ein.

Kostet der Aufpreis extra bei Preiskonditionen oder Rabatten? Nein, der Aufpreis ist ein fester Betrag und läuft nicht durch Preiskonditionen, Saison-Aufschläge oder Rabattregeln.