Team-Ansicht im Event (Ablauf, Schichten, Chat)
Die gebündelte Team-Ansicht eines Events mit allen vier Team-Tabs — Mitwirkende, Schichten, Ablauf und Chat — damit du Crew, Zeitplan und Kommunikation an einem Ort koordinierst.
Ein Event in Univents bündelt alles rund um dein Team in vier dedizierten Tabs: Mitwirkende, Schichten, Ablauf und Chat. Du erreichst sie über die Tab-Leiste innerhalb eines Event-Datensatzes.
Tab Mitwirkende — Gruppen und Crew
Der Tab Mitwirkende organisiert deine Crew in farbig gruppierten Karten. Jede Karte entspricht einer Mitwirkenden-Gruppe mit den zugehörigen Kontakten.
Neue Gruppe anlegen
- Öffne das Event und wähle den Tab Mitwirkende.
- Klicke oben rechts auf Neue Gruppe.
- Vergib einen Namen, optional eine Beschreibung und eine Farbe.
- Füge Kontakte über das Suchfeld Mitwirkende verknüpfen hinzu.
- Klicke auf Gruppe speichern.
Aus Vorlage einfügen
Wenn du regelmäßig dieselbe Crew-Zusammensetzung einsetzt, klicke auf Aus Vorlage einfügen und wähle eine gespeicherte Gruppen-Vorlage. Die Gruppe wird mit allen Mitwirkenden materialisiert.
Gruppe als Vorlage speichern
Klicke in der Gruppen-Karte auf Gruppe als Vorlage speichern, um die aktuelle Zusammensetzung für spätere Events zu sichern.
Mail senden
- Briefing-Mail (oben rechts): Sendet eine personalisierte Briefing-E-Mail an alle bestätigten Mitwirkenden des Events.
- Mail an Gruppe pro Karte: Sendet eine freie Nachricht nur an die Mitglieder dieser Gruppe.
Kontakte ohne hinterlegte E-Mail-Adresse werden beim Versand automatisch übersprungen. Extern eingebundene Kontakte sind in der Karte mit dem Kürzel extern gekennzeichnet.
Tab Schichten — Schichtplan und Jobs
Der Tab Schichten zeigt den vollständigen Schichtplan des Events. Schichten lassen sich in Jobs gruppieren, z.B. nach Funktion oder Einsatzort.
Job und Schicht anlegen
- Wechsle in den Tab Schichten.
- Klicke auf Job, um einen Tätigkeitsbereich zu erstellen (Bezeichnung, Farbe, Adresse, erforderliche Fähigkeiten).
- Klicke innerhalb des Job-Eintrags auf Schicht, um eine erste Schicht anzulegen — Start- und Endzeit, benötigte Anzahl Mitarbeitende, optionaler Ansprechpartner.
- Alternativ: Klicke oben auf Schicht (ohne Job), um eine Schicht ohne Job-Gruppierung zu erstellen.
Schichten, die keinem Job zugeordnet sind, erscheinen im Bereich Sonstige Schichten.
Aus Vorlage einfügen
Mit dem Button Aus Vorlage einfügen kannst du einen zuvor gespeicherten Job inklusive aller dazugehörigen Schichten auf das Event übernehmen.
Job als Vorlage speichern
Klicke im Job-Header auf den Stern-Button (★), um den Job mit allen Schichten als Vorlage zu speichern. Beim nächsten Event kannst du ihn über Aus Vorlage einfügen wieder einsetzen.
Reminder für offene Schichten
Klicke auf Reminder, um eine Erinnerungs-E-Mail an ausgewählte Crew-Gruppen, Vorlagen, Tags oder Skills zu versenden. Der Dialog zeigt die Anzahl der noch offenen Schichten und erstellt den Versand auf Basis deiner Auswahl.
Gantt-Timeline und Lücken-Warnung
Sobald Schichten vorhanden sind, zeigt Univents eine interaktive Gantt-Ansicht aller Schichten. Sind Schichten nicht vollständig besetzt, erscheint eine farbige Warnung mit dem Hinweis LÜCKE und der genauen Auflistung der betroffenen Schichten (Ist/Soll-Besetzung).
Tab Ablauf — Ablaufpläne und Programmpunkte
Der Tab Ablauf verwaltet strukturierte Ablaufpläne für das Event. Mehrere Pläne pro Event sind möglich — z.B. einen für die Location, einen für die Küche.
Neuen Plan anlegen
- Wechsle in den Tab Ablauf.
- Klicke auf Plan.
- Vergib einen Namen, optional eine Beschreibung, eine Farbe und eine Adresse.
- Klicke auf Plan anlegen.
Nach dem Speichern öffnet sich automatisch die Detailseite des neuen Plans, wo du sofort Programmpunkte hinzufügen kannst.
Aus Vorlage starten
Klicke auf Vorlage, um einen gespeicherten Plan auf das Event zu übernehmen. Zeitangaben werden relativ zum Eventstart berechnet. Einen bestehenden Plan als Vorlage sichern: Klicke am Plan-Card auf Als Vorlage.
Ablaufplan teilen
Über den Button Teilen an einer Plan-Karte kannst du Empfänger (Kontakte oder Aushilfen) hinzufügen. Sie erhalten automatisch eine E-Mail mit dem Portal-Link und können den Plan schreibgeschützt einsehen. Die Karte zeigt an, ob und mit wie vielen Personen der Plan geteilt ist.
Tab Chat — Teamkommunikation
Der Tab Chat ist für die direkte Teamkommunikation im Event vorgesehen und wird in Kürze freigeschaltet.
Häufige Fragen
Kann ich eine Crew-Gruppe in mehreren Events verwenden? Ja. Speichere die Gruppe über Gruppe als Vorlage speichern und füge sie in einem anderen Event über Aus Vorlage einfügen wieder ein.
Was passiert, wenn eine Schicht nicht vollständig besetzt ist? Univents markiert die betroffene Schicht in Rot und zeigt im Tab Schichten eine LÜCKE-Warnung mit der genauen Ist/Soll-Besetzung. Der Button Reminder ermöglicht dann den gezielten Versand an potenzielle Mitarbeitende.
Kann ich denselben Job auf mehreren Events nutzen? Ja. Speichere einen Job mit allen Schichten als Vorlage (Stern-Button ★ im Job-Header) und lade ihn auf einem anderen Event über Aus Vorlage einfügen im Tab Schichten.
Warum sehe ich im Chat nichts? Die Chat-Funktion ist noch nicht freigeschaltet. Sie wird als nächster Schritt für die Teamkommunikation innerhalb eines Events ergänzt.