Automatisierungen: Grundlagen & erste Regel

Automatisierungen nehmen dir wiederkehrende Handgriffe ab: Sobald in deinem Workspace etwas passiert, reagiert Univents automatisch und führt die Schritte aus, die du einmal festgelegt hast. Dieser Artikel zeigt dir den Aufbau einer Regel und wie du deine erste anlegst.

Was eine Automatisierungsregel ist

Eine Regel ist eine Anweisung nach dem Muster "Wenn etwas passiert, dann tu etwas". Sie besteht immer aus drei Bausteinen: einem Auslöser, optionalen Bedingungen und einer oder mehreren Aktionen. Deine Regeln verwaltest du auf der Seite Automatisierungen. Sie ist aktuell nicht im linken Navigationsmenü verlinkt — Univents rollt sie schrittweise aus. Bist du in deinem Workspace eingeloggt, öffnest du sie trotzdem direkt: Ergänze am Ende der Internetadresse in deiner Browser-Adresszeile automations — aus .../home/dein-workspace/events wird zum Beispiel .../home/dein-workspace/automations. Oben auf der Seite steht kurz beschrieben, worum es geht: Regeln definieren, die automatisch auf Ereignisse in deinem Workspace reagieren.

Jede Regel hat einen Namen und einen Status. Aktive Regeln tragen das Abzeichen Aktiv, pausierte das Abzeichen Inaktiv. Über den Schalter rechts in der Zeile schaltest du eine Regel jederzeit an oder aus, ohne sie zu löschen. Manche Regeln sind vom System vorgegeben und mit Gesperrt markiert. Diese kannst du weder ändern noch löschen, sie laufen im Hintergrund mit.

Auslöser, Bedingungen und Aktionen

Die drei Bausteine bauen aufeinander auf. So spielen sie zusammen:

1. Auslöser: das Ereignis, das die Regel startet, zum Beispiel eine neu eingegangene Anfrage. Pro Regel wählst du genau einen Auslöser aus der Liste.
2. Bedingungen: optionale Filter, die festlegen, in welchen Fällen die Regel wirklich greift. Eine Bedingung besteht aus einem Feld, einem Operator (etwa gleich, größer als oder enthält) und einem Wert. Du kannst mehrere Bedingungen kombinieren.
3. Aktionen: das, was Univents ausführt, wenn der Auslöser eintritt und alle Bedingungen erfüllt sind. Mindestens eine Aktion ist Pflicht, mehrere sind möglich und werden in der festgelegten Reihenfolge abgearbeitet.

Ohne Bedingungen läuft die Aktion bei jedem Auslöser. Mit Bedingungen verengst du sie auf genau die Fälle, die dich interessieren.

Welche Aktionen es gibt

Beim Anlegen einer Aktion wählst du zuerst den Typ. Diese stehen zur Auswahl:

• E-Mail senden: verschickt eine E-Mail anhand einer Vorlage. Du gibst eine Template-ID und einen Betreff an.
• Nutzer benachrichtigen: schickt eine Benachrichtigung an bestimmte Personen.
• Feld setzen: ändert ein Feld auf einen neuen Wert, etwa eine Priorität.
• Mitarbeiter zuweisen: ordnet eine zuständige Person zu.
• Aufgabe erstellen: legt eine neue Aufgabe mit Titel und Aufgabentyp an.

Pro Regel kannst du bis zu drei Aktionen kombinieren. Über die Pfeile Nach oben und Nach unten an jeder Aktion bestimmst du die Reihenfolge, in der sie laufen.

Deine erste Regel anlegen

So erstellst du eine Regel von Grund auf:

1. Öffne die Seite Automatisierungen und klicke auf Neue Regel.
2. Trage unter Regelname einen sprechenden Namen ein, zum Beispiel "Anfrage bestätigen".
3. Wähle unter Auslöser das Ereignis, auf das die Regel reagieren soll.
4. Füge bei Bedarf über Bedingung hinzufügen Filter hinzu und fülle Feld, Operator und Wert aus. Diesen Schritt kannst du überspringen, wenn die Regel immer greifen soll.
5. Wähle unter Aktionen mindestens einen Aktionstyp und fülle dessen Felder aus. Über Aktion hinzufügen ergänzt du weitere Schritte.
6. Klicke auf Speichern. Die neue Regel erscheint sofort in der Liste und ist aktiv.

Solange Pflichtangaben fehlen, weist dich das Formular vor dem Speichern darauf hin.

Regel im Canvas ansehen und bearbeiten

Neben dem Formular-Dialog gibt es für jede Regel eine zweite, visuelle Ansicht: den Canvas. Er zeigt Auslöser, Filter und Aktionen als verbundene Kästchen untereinander — praktisch, um dir auf einen Blick klarzumachen, wie eine Regel mit mehreren Aktionen aufgebaut ist.

• Neue Regel im Canvas anlegen: Klicke auf der Seite Automatisierungen oben auf Im Canvas erstellen (statt auf Neue Regel).
• Bestehende Regel im Canvas öffnen: Klicke in der Zeile der gewünschten Regel ganz rechts auf das Symbol mit dem Tooltip Im Canvas öffnen. Das funktioniert bei jeder Regel, auch bei gesperrten oder systemseitig angelegten — dort öffnet sich der Canvas allerdings nur zum Ansehen, nicht zum Bearbeiten.

Im Canvas siehst du die Bausteine deiner Regel als feste Kette von oben nach unten: zuerst der Auslöser-Knoten, danach — falls vorhanden — ein Filter-Knoten mit der Anzahl deiner Bedingungen, danach ein Knoten pro Aktion. Die Reihenfolge ist vorgegeben; du kannst die Knoten nicht frei auf der Fläche verschieben.

1. Klicke auf einen Knoten, um ihn auszuwählen. Rechts öffnet sich ein Konfigurationsbereich mit denselben Feldern wie im Formular-Dialog.
2. Fülle die Felder aus, zum Beispiel den Auslöser, eine Bedingung oder die Details einer Aktion.
3. Über Aktion hinzufügen und Verzögerung hinzufügen oben in der Werkzeugleiste ergänzt du weitere Knoten — mit denselben Grenzen wie im Dialog (höchstens drei reguläre Aktionen, insgesamt maximal 7 Aktionszeilen).
4. Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu übernehmen, oder auf Verwerfen, um sie zu verwerfen.

Dialog und Canvas speichern dieselbe Regel mit denselben Daten. Du kannst also im Dialog anlegen und später im Canvas weiterbearbeiten oder umgekehrt.

Verlauf und Verwaltung

Jede Ausführung einer Regel wird protokolliert. Klicke in einer Regelzeile auf Verlauf anzeigen, um den Ausführungsverlauf aufzuklappen. Dort siehst du pro Lauf den Status, etwa Abgeschlossen, Übersprungen, Fehlgeschlagen oder Prüfung erforderlich, samt Zeitpunkt und gegebenenfalls einer Fehlermeldung. Mit Verlauf ausblenden klappst du die Liste wieder zu.

Zum Pausieren legst du den Schalter in der Zeile auf Inaktiv um. Brauchst du eine Regel nicht mehr, entfernst du sie über das Lösch-Symbol; du musst die Löschung bestätigen. Gesperrte Systemregeln haben weder Schalter noch Lösch-Symbol, weil sie zentral verwaltet werden.

Tipps

• Beginne mit einer einfachen Regel ohne Bedingungen und beobachte im Ausführungsverlauf, ob sie wie erwartet greift. Erst dann verfeinerst du sie mit Bedingungen.
• Vergib aussagekräftige Regelnamen. In der Liste siehst du nur den Namen, den Auslöser und die Anzahl der Aktionen, deshalb hilft "Anfrage bestätigen" mehr als "Regel 1".
• Halte Regeln klein. Statt einer Regel mit drei sehr unterschiedlichen Aktionen sind mehrere klar benannte Regeln meist leichter nachzuvollziehen.
• Eine Regel, die du gerade testest, kannst du jederzeit über den Schalter auf Inaktiv stellen, ohne sie zu verlieren.