GoBD
GoBD steht für 'Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form' – die Vorschrift der deutschen Finanzverwaltung für die revisionssichere, unveränderbare Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Sie betrifft Caterer direkt bei Angeboten, Rechnungen und Kassendaten, sobald diese digital erstellt oder verarbeitet werden.
Kernanforderung der GoBD ist die Unveränderbarkeit: Einmal erstellte Rechnungen dürfen nachträglich nicht mehr inhaltlich verändert werden, ohne dass die Änderung nachvollziehbar protokolliert wird – eine nachträglich 'korrigierte' Rechnung ohne erkennbare Historie verstößt gegen die Vorschrift. Für Software, die Angebote und Rechnungen erstellt, bedeutet das: Korrekturen müssen als neue, verknüpfte Belege (Storno- oder Korrekturrechnung) erfolgen, nicht als Überschreiben des Originals.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und die zugrunde liegenden Daten beträgt in Deutschland 10 Jahre, wobei die Daten maschinell auswertbar bleiben müssen – ein reines PDF-Archiv reicht formal nicht aus, wenn die Ursprungsdaten aus dem Kalkulationssystem nicht mit exportierbar sind. Bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt Zugriff auf diese Daten in strukturierter Form; fehlt die GoBD-Konformität, drohen Schätzungen zulasten des Betriebs.
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