Event & Catering Glossary

The most important terms from event planning, kitchen operations, calculation, staffing and rentals — explained briefly, straight from practice.

Event Planning

Function Sheet

Ein Function Sheet ist die zentrale Ablaufübersicht für ein Event – meist eine Seite mit allen Eckdaten, die Küche, Service und Location-Team synchron hält: Zeiten, Gästezahl, Menü, Aufbau und Ansprechpartner. Es ersetzt lose Zettel und E-Mail-Ketten am Eventtag durch ein einziges verbindliches Dokument.

Pax

Pax ist die Branchenabkürzung für die Anzahl der Personen bei einem Event – etwa in Angeboten, Function Sheets oder Bestellungen ('120 Pax', 'Preis pro Pax'). Der Begriff stammt aus dem Lateinischen (Plural von 'persona') und wird in Gastronomie, Hotellerie und Eventcatering international verwendet.

Ablaufplan

Ein Ablaufplan (auch Zeitplan oder Regieplan) listet minutengenau, was an einem Eventtag wann passiert – von Aufbau über Programmpunkte bis zum Abbau, jeweils mit Verantwortlichkeiten. Er ist die zeitliche Ergänzung zum Function Sheet, das die inhaltlichen Eckdaten liefert.

Briefing / Debriefing

Ein Briefing ist die strukturierte Einweisung des gesamten Teams vor Eventbeginn – meist 15 bis 30 Minuten vor dem ersten Gast –, in der Ablaufplan, Besonderheiten und Zuständigkeiten noch einmal mündlich durchgegangen werden. Das Debriefing ist das Gegenstück danach: eine kurze Manöverkritik direkt nach dem Event, solange alle Beteiligten noch vor Ort sind.

No-Show

Ein No-Show ist ein angemeldeter Gast oder eine eingeteilte Aushilfskraft, die ohne Absage nicht erscheint. Der Begriff betrifft im Eventcatering zwei Ebenen: Gäste, die trotz RSVP fernbleiben, und Personal, das kurzfristig nicht zur Schicht antritt – beides mit direkten Kostenfolgen.

Rider

Ein Rider ist eine Liste technischer und organisatorischer Anforderungen, die ein Act, Redner oder Künstler für seinen Auftritt stellt – etwa Bühnentechnik, Verpflegung im Backstage-Bereich (Hospitality Rider) oder Bühnenmaße. Er wird meist mit dem Vertrag mitgeliefert und ist bindender Bestandteil der Buchung.

Location-Scouting

Location-Scouting ist die gezielte Suche und Bewertung passender Veranstaltungsorte für ein konkretes Event – anhand von Kapazität, Ausstattung, Erreichbarkeit und Budget. Es findet meist ganz am Anfang der Eventplanung statt, oft Monate vor dem eigentlichen Termin.

Get-in/Get-out

Get-in und Get-out bezeichnen die Zeitfenster für Anlieferung, Aufbau (Get-in) sowie Abbau und Abtransport (Get-out) rund um ein Event. Beide Zeitfenster liegen außerhalb der eigentlichen Eventzeit und werden separat mit der Location abgestimmt, weil sie oft andere Zugänge, Parkregelungen oder Lärmauflagen betreffen.

Kitchen & Catering Operations

Chafing Dish

Ein Chafing Dish ist ein beheizbarer Warmhaltebehälter für Buffets, meist aus Edelstahl, der Speisen über Stunden auf Serviertemperatur hält. Die Wärme liefert in der Regel ein Brennpasten- oder Gel-Behälter unter einem Wassereinsatz (Bain-Marie), seltener Strom.

Mise en Place

Mise en Place bezeichnet die vollständige Vorbereitung aller Zutaten, Werkzeuge und Arbeitsschritte vor Beginn der eigentlichen Kochphase – geschnittenes Gemüse, abgewogene Zutaten, bereitgestellte Töpfe und Pfannen. Der Begriff kommt aus dem Französischen ('an seinen Platz stellen') und ist Grundprinzip jeder professionellen Küche.

Cook & Chill

Cook & Chill ist ein Zubereitungsverfahren, bei dem Speisen vorgekocht, sofort schockgekühlt und erst kurz vor dem Servieren am Eventort regeneriert (wieder erhitzt) werden. Es trennt Produktion und Ausgabe zeitlich und räumlich – ideal für Caterer ohne vollausgestattete Küche vor Ort.

Front of House / Back of House

Front of House (FOH) bezeichnet alle gästesichtbaren Bereiche und Tätigkeiten – Service, Empfang, Buffetbetreuung. Back of House (BOH) umfasst die nicht sichtbaren Bereiche dahinter: Küche, Spülküche, Lager und Anlieferung. Die Trennung strukturiert sowohl die Personalplanung als auch die räumliche Organisation eines Events.

Buffet-Service

Buffet-Service ist eine Verpflegungsform, bei der Gäste sich Speisen selbst von Warmhalte- oder Präsentationsstationen zusammenstellen, im Gegensatz zum Menü-Service mit servierten Gängen am Platz. Er ermöglicht flexiblere Portionsgrößen und eine höhere Gästezahl pro Servicekraft.

Flying Buffet

Ein Flying Buffet ist eine Verpflegungsform, bei der Servicekräfte kleine Speisen auf Tabletts durch die Gästemenge tragen, statt sie an einer festen Buffetstation anzubieten. Es eignet sich besonders für Stehempfänge, Networking-Events und Vernissagen, bei denen Gäste in Bewegung bleiben sollen.

Fingerfood

Fingerfood sind kleine, ohne Besteck essbare Speisen in mundgerechter Portionsgröße – von Canapés über Spieße bis zu Mini-Wraps. Es ist die Standardform für Stehempfänge, Flying Buffets und Networking-Events, bei denen Gäste ein Glas in der einen und einen Teller in der anderen Hand halten.

HACCP

HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Hygienekonzept zur systematischen Kontrolle von Gesundheitsgefahren im Lebensmittelbetrieb. Jeder Caterer in der EU muss kritische Kontrollpunkte – etwa Kühlketten, Gartemperaturen oder Warmhaltezeiten – identifizieren, überwachen und dokumentieren.

Allergenkennzeichnung

Allergenkennzeichnung ist die gesetzlich vorgeschriebene Ausweisung der 14 EU-Hauptallergene (u. a. Gluten, Milch, Nüsse, Sellerie) in angebotenen Speisen. Sie gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz auch für lose verkaufte Ware und Caterings, nicht nur für verpackte Lebensmittel.

Calculation & Finance

Wareneinsatz

Wareneinsatz bezeichnet die Einkaufskosten der Lebensmittel und Getränke, die für ein Event tatsächlich verbraucht werden – die zentrale Kennzahl für die Kalkulation von Catering-Angeboten. Er wird meist als Prozentsatz vom Nettoumsatz ausgewiesen (Wareneinsatzquote) und liegt im Eventcatering üblicherweise zwischen 28 % und 35 %.

Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der von einem Angebotspreis übrig bleibt, nachdem die variablen Kosten (vor allem Wareneinsatz und eventbezogenes Personal) abgezogen sind. Er zeigt, wie viel ein einzelnes Event zur Deckung der Fixkosten und zum Gewinn beiträgt – unabhängig von der Gesamtauslastung des Betriebs.

Kalkulationsfaktor

Der Kalkulationsfaktor ist die Zahl, mit der die Wareneinsatzkosten multipliziert werden, um den Verkaufspreis zu ermitteln – etwa Faktor 3 bei Wareneinsatzkosten von 15 € führt zu einem Verkaufspreis von 45 €. Er ist die vereinfachte Umkehrung der Wareneinsatzquote und in der Praxis oft schneller anzuwenden.

Korkgeld (Corkage)

Korkgeld (englisch Corkage) ist eine Gebühr, die ein Caterer oder eine Location berechnet, wenn Kunden eigene Getränke – meist Wein oder Sekt – zum Event mitbringen und selbst servieren lassen. Sie kompensiert den entgangenen Getränkeumsatz sowie Serviceaufwand wie Kühlung, Gläser und Ausschank.

Stornobedingungen

Stornobedingungen regeln, welche Kosten anfallen, wenn ein Kunde eine gebuchte Veranstaltung ganz oder teilweise absagt – gestaffelt nach Zeitpunkt der Absage vor dem Eventtermin. Sie sind fester Bestandteil jedes Catering- oder Locationvertrags und schützen vor bereits gebundenen Kapazitäten.

Anzahlung

Eine Anzahlung ist ein Teilbetrag des Angebotspreises, den der Kunde bei Vertragsabschluss oder zu einem festgelegten Zeitpunkt vor dem Event zahlt, um die Buchung verbindlich zu machen. Sie sichert dem Caterer Liquidität für Wareneinkauf und Personalplanung und reduziert das Risiko kurzfristiger Absagen.

Kostenvoranschlag

Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Preiseinschätzung ohne rechtliche Bindungswirkung – im Gegensatz zum Angebot, das bei Annahme durch den Kunden einen Vertrag begründet. Im Eventcatering wird der Begriff oft ungenau synonym zu 'Angebot' verwendet, was rechtlich problematisch werden kann.

Umsatzsteuer im Catering (7 % / 19 %)

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen im Gastgewerbe dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 % – ausdrücklich auch für Catering-Unternehmen und Gemeinschaftsverpflegung, unabhängig davon, ob vor Ort verzehrt, geliefert oder abgeholt wird. Getränke bleiben mit 19 % besteuert; Ausnahmen bilden Milch- und Milchmischgetränke ab 75 % Milchanteil sowie Leitungswasser zum Mitnehmen, die ebenfalls 7 % tragen.

Leistungszeitraum

Der Leistungszeitraum ist der Zeitraum, in dem eine abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde – beim Eventcatering meist der Eventtag selbst, unabhängig davon, wann Angebot, Anzahlung oder Schlussrechnung gestellt werden. Er ist eine Pflichtangabe auf jeder ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 UStG.

GoBD

GoBD steht für 'Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form' – die Vorschrift der deutschen Finanzverwaltung für die revisionssichere, unveränderbare Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Sie betrifft Caterer direkt bei Angeboten, Rechnungen und Kassendaten, sobald diese digital erstellt oder verarbeitet werden.

Staffing & Shifts

Schichtplan

Ein Schichtplan weist dem Event- und Küchenpersonal konkrete Zeitfenster, Rollen und Einsatzorte für ein Event oder einen Zeitraum zu. Er ist die Planungsgrundlage für Personalkosten, Lohnabrechnung und die Frage, ob am Eventtag genug Servicekräfte, Köche und Aushilfen verfügbar sind.

Springer

Ein Springer ist eine Servicekraft oder Aushilfe, die flexibel und kurzfristig einspringt, wenn im Schichtplan Personal fehlt – etwa bei Krankheit, No-Shows oder unerwartet hoher Gästezahl. Springer sind meist nicht fest für ein einzelnes Event eingeplant, sondern auf Abruf verfügbar.

Schichtübergabe

Die Schichtübergabe ist der strukturierte Informationsaustausch zwischen zwei Personalschichten während eines laufenden Events oder Betriebstags – etwa was bereits erledigt ist, welche Besonderheiten bei bestimmten Gästen zu beachten sind und was noch offen ist. Sie verhindert, dass Wissen mit der abtretenden Schicht verloren geht.

Personalschlüssel

Der Personalschlüssel ist das Verhältnis von Personal zu Gästen, das für ein Event kalkuliert wird – etwa eine Servicekraft pro 15 Gäste. Er ist die zentrale Rechengröße für die Personalplanung und variiert stark nach Menüform, Eventtyp und Servicelevel.

Mindestlohn im Gastgewerbe

Der gesetzliche Mindestlohn gilt in Deutschland auch für Aushilfen und Minijobber im Eventcatering und liegt 2026 bei 13,90 € brutto pro Stunde, ab 2027 dann bei 14,60 € (zweistufige Anhebung, beschlossen von der Mindestlohnkommission am 27.06.2025). Zusätzlich existieren teils tarifliche Mindestlöhne im Gastgewerbe einzelner Bundesländer, die über dem gesetzlichen Satz liegen können.

Arbeitszeitgesetz bei Events

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt auch im Eventcatering maximale Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten – trotz der branchentypisch langen und unregelmäßigen Einsätze rund um Get-in, Event und Get-out. Die werktägliche Höchstarbeitszeit liegt bei 8, ausnahmsweise 10 Stunden, mit mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Einsätzen.

Minijob / Aushilfe im Eventservice

Eine Aushilfe auf Minijob-Basis darf 2026 bis zu 603 € im Monat verdienen, ohne dass Sozialversicherungspflicht für den Arbeitnehmer entsteht – im Eventcatering die häufigste Beschäftigungsform für flexibles Servicepersonal. Der Arbeitgeber zahlt trotzdem Pauschalabgaben und muss den Minijob bei der Minijob-Zentrale anmelden.

Trinkgeldregelung im Event-Service

Die Trinkgeldregelung legt fest, wie Trinkgeld bei Events gesammelt und unter dem Personal verteilt wird – etwa als Sammelbox mit anschließender gleichmäßiger Aufteilung oder individuell pro Servicekraft. Trinkgeld bleibt in Deutschland für Arbeitnehmer nach § 3 Nr. 51 EStG vollständig und ohne Obergrenze steuerfrei, solange es freiwillig vom Gast kommt und nicht Teil des vereinbarten Lohns ist.

Rentals & Logistics

Lieferschein

Ein Lieferschein dokumentiert, welche Waren, Mietartikel oder bereitgestellten Artikel zu einem Event geliefert wurden – unabhängig von der späteren Rechnung. Er dient als Übergabenachweis zwischen Caterer, Lieferant und Kunde und ist die Grundlage für die spätere Retoure von Mietequipment.

Kommissionierung

Kommissionierung ist das Zusammenstellen aller für ein Event benötigten Artikel aus dem Lager – Geschirr, Mietmöbel, Deko und Technik – anhand einer Bestell- oder Packliste, bevor sie zur Location transportiert werden. Sie ist der Schritt zwischen Warenbestellung und Anlieferung.

Packliste

Eine Packliste ist die konkrete, meist artikelgenaue Aufstellung aller Waren und Mietartikel, die für ein bestimmtes Event verladen werden müssen – abgeleitet aus Angebot, Function Sheet und Bestellungen. Sie ist die operative Grundlage für die Kommissionierung im Verleih-Lager.

Anlieferung und Rücknahme

Anlieferung und Rücknahme bezeichnen die beiden logistischen Eckpunkte eines Verleih- oder Cateringauftrags: den Transport der Waren und Mietartikel zur Location vor dem Event und deren Abholung danach. Beide Zeitfenster werden separat mit Kunde und Location abgestimmt und oft eigenständig bepreist.

Mietmöbel

Mietmöbel sind Tische, Stühle, Loungemöbel und weitere Einrichtungsgegenstände, die für die Dauer eines Events angemietet statt gekauft werden. Sie ermöglichen flexible Bestuhlungskonzepte, ohne dass Caterer oder Location eigenes Kapital in selten genutzte Sonderausstattung binden müssen.

Bruchgeld / Bruchpauschale

Bruchgeld (auch Bruchpauschale) ist eine vorab vereinbarte Pauschale oder ein Prozentsatz auf die Mietsumme, die zerbrochene oder beschädigte Mietartikel abdeckt, ohne dass jedes Glas oder jeder Teller einzeln nachberechnet werden muss. Sie ersetzt die aufwendige Einzelabrechnung von Bruch bei Veranstaltungen mit vielen Gästen.

Kaution

Eine Kaution ist ein Sicherheitsbetrag, den der Kunde vor Nutzung von Mietartikeln oder einer Location hinterlegt und der nach vollständiger, unbeschädigter Rückgabe zurückerstattet wird. Sie deckt Verlust, grobe Beschädigung oder verspätete Rückgabe ab, die über die reguläre Bruchpauschale hinausgehen.

Selbstabholung

Selbstabholung bedeutet, dass der Kunde gemietete oder bestellte Artikel selbst beim Verleiher oder Caterer abholt und zurückbringt, statt eine Anlieferung durch den Betrieb zu buchen. Sie senkt den Preis, verlagert aber Transportrisiko und Termintreue auf den Kunden.

MICE & Business Events

Tagungspauschale

Eine Tagungspauschale ist ein Pauschalpreis pro Person und Tag für Firmenveranstaltungen, der Raummiete, Technik und Verpflegung (meist Kaffeepausen und Mittagessen) in einem Preis bündelt. Sie ist der Standard-Preisbaustein im MICE-Geschäft (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) für Tagungen, Seminare und Konferenzen.

MICE

MICE steht für Meetings, Incentives, Conferences und Exhibitions – den Sammelbegriff für geschäftliche Veranstaltungen jenseits klassischer Konsumentenevents. Er wird international als Branchenbezeichnung für das gesamte Segment aus Firmentagungen, Incentive-Reisen, Konferenzen und Messen verwendet.

Incentive-Veranstaltung

Eine Incentive-Veranstaltung ist eine von einem Unternehmen finanzierte Reise oder Veranstaltung, mit der Mitarbeitende oder Vertriebspartner für erreichte Ziele belohnt werden – oft kombiniert mit Rahmenprogramm, hochwertigem Catering und Erlebnischarakter. Sie unterscheidet sich von klassischen Firmenfeiern durch den expliziten Belohnungs- und Motivationszweck.

Kick-off-Veranstaltung

Eine Kick-off-Veranstaltung markiert den offiziellen Start eines Projekts, Geschäftsjahrs oder einer Vertriebsperiode – meist als halb- bis eintägiges Format mit Präsentationen, Teambuilding-Elementen und gemeinsamem Essen. Sie dient primär der internen Ausrichtung und Motivation, weniger der externen Repräsentation.

Hybrid-Event

Ein Hybrid-Event kombiniert eine Vor-Ort-Veranstaltung mit einer parallelen Online-Übertragung für Teilnehmende, die nicht physisch anwesend sind. Es verbindet damit Reichweite (digitale Teilnahme) mit dem persönlichen Erlebnis vor Ort, verlangt aber zusätzliche Technik und Koordination.

Breakout-Session

Eine Breakout-Session ist ein kleinerer, thematisch fokussierter Programmpunkt innerhalb einer größeren Konferenz oder Tagung, bei dem Teilnehmende in Gruppen aufgeteilt parallel unterschiedliche Themen bearbeiten. Sie ergänzt das Hauptprogramm (Plenum) um interaktivere, kleinere Formate.

Teilnehmermanagement

Teilnehmermanagement umfasst alle Prozesse rund um Anmeldung, Bestätigung, Änderungen und finale Teilnehmerliste einer Veranstaltung – von der ersten Einladung bis zur Check-in-Liste am Eventtag. Es ist besonders bei MICE-Events mit vielen externen Teilnehmenden ein eigener Planungsbereich.

RSVP

RSVP (französisch 'répondez s'il vous plaît' – 'bitte antworten Sie') ist die Aufforderung an eingeladene Gäste, ihre Teilnahme verbindlich zu- oder abzusagen. Im Eventcatering ist die RSVP-Rücklaufquote die wichtigste Grundlage für die finale Pax-Zahl und damit für Wareneinsatz und Personalplanung.