Schichtplan
Ein Schichtplan weist dem Event- und Küchenpersonal konkrete Zeitfenster, Rollen und Einsatzorte für ein Event oder einen Zeitraum zu. Er ist die Planungsgrundlage für Personalkosten, Lohnabrechnung und die Frage, ob am Eventtag genug Servicekräfte, Köche und Aushilfen verfügbar sind.
Im Eventcatering entsteht der Schichtplan meist aus zwei Richtungen: einerseits aus dem Function Sheet (wie viele Gäste, welche Gänge, welcher Aufbauzeitpunkt), andererseits aus der Verfügbarkeit von Festangestellten und Aushilfen. Üblich ist eine Personalfaustregel von einer Servicekraft pro 15 bis 20 Gäste bei gesetztem Menü und etwas mehr bei Buffet oder Fingerfood-Empfängen, dazu Küchenpersonal separat nach Anzahl der Gänge und Frischezubereitung vor Ort.
Ein guter Schichtplan bildet nicht nur die reine Eventzeit ab, sondern auch Auf- und Abbau, Pausenzeiten nach Arbeitszeitgesetz und Pufferzeiten für Verspätungen – wird das vergessen, entstehen am Eventtag Lücken genau dann, wenn der Service am kritischsten ist. Digitale Schichtpläne mit Erinnerungsfunktion und Zu-/Absage-Bestätigung reduzieren No-Shows von Aushilfskräften spürbar gegenüber reiner Excel- oder Chat-Koordination.
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