Function Sheet
Ein Function Sheet ist die zentrale Ablaufübersicht für ein Event – meist eine Seite mit allen Eckdaten, die Küche, Service und Location-Team synchron hält: Zeiten, Gästezahl, Menü, Aufbau und Ansprechpartner. Es ersetzt lose Zettel und E-Mail-Ketten am Eventtag durch ein einziges verbindliches Dokument.
In der Praxis entsteht das Function Sheet, sobald ein Angebot verbindlich gebucht ist – meist 3 bis 7 Tage vor dem Event, wenn sich Gästezahl und Details nicht mehr grundlegend ändern. Es fasst zusammen, was auf Vertrag, Ablaufplan und Bestellungen verteilt ist: Eventzeiten inklusive Auf- und Abbau, finale Pax-Zahl, Menü- und Getränkeauswahl, Raumaufteilung, technische Anforderungen und die Kontaktdaten aller Ansprechpartner vor Ort.
Küchenteam, Service und externe Dienstleister arbeiten am Eventtag mit derselben Version – Änderungen in letzter Minute (z. B. 10 Gäste mehr, ein zusätzlicher veganer Gang) werden direkt im Function Sheet nachgetragen, nicht in Einzel-Chats verteilt. Größere Caterer und Eventlocations drucken es aus oder teilen es digital über ein Partner-Portal, damit auch freie Mitarbeitende ohne Systemzugang den vollständigen Ablauf sehen. Fehlt ein aktuelles Function Sheet, ist das am Eventtag die häufigste Fehlerquelle: Team und Küche arbeiten mit unterschiedlichen Ständen.
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