Briefing / Debriefing
Ein Briefing ist die strukturierte Einweisung des gesamten Teams vor Eventbeginn – meist 15 bis 30 Minuten vor dem ersten Gast –, in der Ablaufplan, Besonderheiten und Zuständigkeiten noch einmal mündlich durchgegangen werden. Das Debriefing ist das Gegenstück danach: eine kurze Manöverkritik direkt nach dem Event, solange alle Beteiligten noch vor Ort sind.
Ein gutes Briefing deckt die Punkte ab, die im Function Sheet stehen, aber im Trubel des Eventtags leicht untergehen: Allergien einzelner Gäste, VIP-Tische, Sonderwünsche des Kunden, Notfallkontakte und wer bei Problemen die Entscheidung trifft. Bei größeren Teams mit vielen Aushilfen lohnt sich ein kurzer schriftlicher Zettel zusätzlich zum mündlichen Briefing, weil Informationen sonst nur bei den zuerst Anwesenden ankommen.
Das Debriefing direkt nach dem Event dauert oft nur 5 bis 10 Minuten, ist aber die zuverlässigste Quelle für Prozessverbesserungen: Was hat gefehlt, wo gab es Engpässe, welche Rückmeldung kam vom Kunden. Wird es ausgelassen, wiederholen sich dieselben Fehler beim nächsten Event – weil das Wissen nur in den Köpfen einzelner Mitarbeitender bleibt statt dokumentiert zu werden.
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