Ablaufplan
Ein Ablaufplan (auch Zeitplan oder Regieplan) listet minutengenau, was an einem Eventtag wann passiert – von Aufbau über Programmpunkte bis zum Abbau, jeweils mit Verantwortlichkeiten. Er ist die zeitliche Ergänzung zum Function Sheet, das die inhaltlichen Eckdaten liefert.
Anders als das Function Sheet, das einmalig die Rahmendaten bündelt, wird der Ablaufplan meist bis kurz vor dem Event mehrfach verfeinert – Technik-Check, Ankunft der Redner, Umbauzeiten zwischen Programmpunkten oder der Zeitpunkt der Hauptspeise werden auf Minutenebene festgelegt. Bei mehrtägigen Tagungen oder Hochzeiten mit mehreren Locations empfiehlt sich ein Ablaufplan pro Tag statt eines Gesamtdokuments, damit Änderungen nicht das komplette Event betreffen.
Am Eventtag selbst dient der Ablaufplan dem gesamten Team – Küche, Service, Technik und Location – als gemeinsame Uhr: Verzögert sich ein Programmpunkt um 20 Minuten, verschieben sich Anrichtezeiten und Getränkeservice entsprechend mit. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Ablaufplanung zeigt, wie sich ein belastbarer Ablaufplan aus Vertrag und Function Sheet ableiten lässt.
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